智慧校園背景下的檔案信息化

谷惠敏

摘要 從IBM“智慧地球”概念的提出，到“智慧校園”建設思路的形成，大數據、云計算等技術的發展，也為檔案信息化管理提供了發展契機。如何將現代信息化技術融入到高校檔案管理中，切實從檔案資料信息的網絡化、數字化轉換中，來提升檔案信息的高度共享，實現檔案信息查詢、傳遞、接受、存儲等一體化管理。本文將著重從“智慧校園”背景入手，來探析檔案信息化管理的必要性，并從面臨的現實難題上提出積極的改進對策和建議。

【關鍵詞】智慧校園 檔案管理 信息化建設

現代網絡化技術的不斷成熟和發展，特別是大數據、云計算的廣泛應用，將之應用到高校檔案管理實踐中，來推進高校檔案信息化建設。以IBM公司提出的“智慧地球”概念，催生了眾多學者對“智慧校園”的建設思路。2012年教育部印發《教育信息化十年發展規劃》中提出“以數字化校園建設為基礎的智慧校園建設是高等教育信息化建設核心任務之一”，南京郵電、浙江大學、西南大學等高校也紛紛跟進和籌劃“智慧校園”建設。檔案工作是高校“智慧校園”建設的重要部分，能否借助于“智慧校園”發展契機，以現代信息技術為支撐來提升檔案管理信息化水平，充分發揮檔案數據的綜合價值。鑒于此，從“智慧校園”的內涵及當前檔案信息化建設面臨的問題入手，來提出紓解對策和建議。

1 “智慧校園”的內涵及檔案信息化管理面臨的挑戰

從“智慧校園”的內涵來看，學者們對其研究的側重點不同，給予的定義也迥異。但就“智慧校園”的發展趨勢來看，強調“以人為本、深度融合”受到廣泛認可，特別是在大數據背景下，利用物聯網、云計算等技術來支撐高校教學、科研、管理和校園生活服務等環境，來實現高校校園信息資源的綜合開發，提升校園管理信息化水平。檔案是知識管理的重要內容，也是“智慧校園”中的知識庫、數據庫。從檔案信息化建設中來推進檔案信息的采集、積累、存儲、傳輸、應用，發揮檔案知識在“智慧校園”中的決策、預警、管理、社交等領域的積極作用。不過，在高校“智慧校園”建設進程中檔案信息化管理依然面臨諸多挑戰，主要表現在以下三方面。

1.1 對檔案信息化管理中管理內涵不斷延伸

從檔案管理的內容及范圍界定上，已經突破了傳統基礎檔案范疇，如校史檔案、文博工作等等，不斷擴充和拓寬了檔案管理內涵。同時，在“智慧校園”背景下，依托時間戳、過程控制等技術，提升了電子檔案的有效性，也讓電子文檔、電子郵件等也納入了檔案管理范疇。

1.2 對檔案信息資源系統各業務整合的挑戰

從概念上來對照，“智慧校園”遠高于“數字校園”，特別是在不同業務系統的集成性管理中，“智慧校園”所具有的開放性、可擴展性，需要協同高校教學、科研、管理及服務多個業務系統，無疑給傳統的封閉的檔案管理提出新的挑戰。如通過對北京、上海、南京、廣州、成都、武漢等地重點高校檔案管理信息化管理的現狀進行調研發現，采用B/S體系結構的占比95%，但能夠與其他系統實現有效對接的卻不足45%，符合“面向服務架構”設計的不足9%，反而背離了“智慧校園”能夠滿足互聯互通、可擴展性的建設初衷。

1.3 來自大數據檢索與分析的技術挑戰

從“智慧校園”的發展動力看，大數據是根本驅動力，而檔案信息資源所包含的大數據，更是構成教學、科研、管理和服務的基礎信息。然而，“智慧校園”與大數據的銜接還不暢，所能提供的“決策支撐”作用還很有限。

2 “智慧校園”背景下實施高校檔案信息化管理的必要性

從高校檔案信息化建設內容來看，信息化管理是建立在檔案信息資源基礎上，以電子化檔案信息為核心，利用現代網絡技術來提升信息資源的利用率，提升檔案信息化管理的綜合效益。從當前網絡時代的發展，信息化技術已經滲透并覆蓋所有行業。高校檔案管理作為“智慧效益”建設的重要部分，更應該從信息化管理中來實現檔案信息資源的共享、共用。

2.1 高校檔案信息化管理是實現“智慧校園”的必然途徑

高等院校作為承載文明、傳播知識的重要學府，其自身所積淀的文化內涵，如悠久的辦學歷史，豐富的校園文化底蘊，收集的各類學科資源信息等等，都將成為檔案事業健康發展的基礎信息。近年來，隨著高校教改的深入，院校對外交流更趨頻繁，檔案管理的分類方法逐漸增多。如信用檔案、個人檔案等。同時，檔案信息在形式上，突破單純紙質檔案的局限，還有音像檔案、圖像檔案、電子磁盤數據等等。這些檔案信息都迫切需要通過檔案信息化管理來實現高效、綜合利用。

2.2 高校檔案信息化管理是提升檔案從業人員素質能力的重要手段

從高校檔案信息化管理現狀來看，現代信息技術的廣泛應用，無疑對檔案管理人員提出了更高要求，特別是大數據背景下，以“智慧校園”為載體的新興檔案管理技術，云計算、物聯網等，對傳統的檔案管理方式已經難以滿足需要。由此，檔案管理人員只有不斷學習新技術，增強信息化水平，才能滿足檔案信息化管理要求。

2.3 高校檔案信息化管理是實現檔案資源開發與共享的必然選擇

高校檔案信息化管理的基礎是電子檔案信息的整合與利用，而對于電子檔案信息，由于其存在形式的電子化，需要從現代信息資源挖掘技術上來提升檔案信息的開發水平。如電子檔案存儲量大，體積小，傳遞速度便捷，具有長時間使用、易于保存和快速復制等優點。由此，來加強檔案信息化建設，就要抓住“智慧校園”建設機遇，爭取主動權來開創高校檔案信息的共享新局面。

3 當前高校檔案信息化建設面臨的突出問題

3.1 檔案信息化資金不足，籌資渠道局限

從高校建設檔案信息化目標來看，必然需要配置高性能的計算機、路由器、存儲設備，以及相關聯的周邊設施設備，還要架設滿足信息安全的互聯互通設備。這些設備設施的購入，需要大量的資金。同時，由于電子產品在更新換代的速度太快，其所使用的周期太短，難以一次性完成投入，期間還要做好設備的維護、升級、管理，也需要經費投入，單一的教育投資模式制約了檔案信息化進程。

3.2 檔案信息化建設任務繁重，工作成效不顯著

推進高校檔案信息化建設，需要對現有的檔案信息進行數字化轉換，特別是引入掃描設備、縮微設備、網絡設備等，實現紙質資料、影像資料格式的有序化轉換。事實上，由于現有的文檔處理系統軟件，難以實現數據庫直接調用和管理，還需要從檔案數據庫建設上，優化檔案數據的檢索、查詢和使用。另外，考慮到檔案數據管理的安全性，特別是在網絡環境下，需要增加相應的數據防護措施。如增加網絡防火墻、配置網關、以及相關的網絡殺毒軟件，來防范檔案資料被竊取，保障檔案信息安全。不過，由于電子化過程中可能出現因技術升級而帶來的失去原來效用、造成檔案資源受損問題，加之檔案管理中對電子化信息、紙質信息的同時存儲與管理，增加了工作量，也降低了檔案信息化管理效率。

3.3 檔案信息化建設需要高技能專門人才與當前人才缺失的矛盾

提升高校檔案信息化管理水平，人才是必不可少的，特別是具備信息化專業知識技能，又熟悉檔案管理業務的專門性人才。然而，當前的教育體制下，檔案管理工作與計算機操作應用能力的人才還較少，特別是復合型人才缺失嚴重，使得檔案管理部門信息化人才隊伍不足，加之檔案管理部門工資待遇低，對優秀人才吸引力不足，也制約了檔案信息化管理的全面展開。

3.4 高校檔案信息化建設對現有檔案管理環境提出更高要求

長期以來，檔案管理仍以封閉環境為主，管理思想、管理方式、創新意識不足。在檔案信息化管理中，需要轉變理念，特別是認識到網絡化環境下，檔案管理人員要樹立服務理念，拓寬檔案管理方式，增強檔案信息化利用率，提升檔案服務質量。

4 紓解高校檔案信息化管理的有效對策和建議

4.1 拓寬高校檔案信息化資金渠道，提升檔案信息化管理軟硬件水平

高校檔案信息化管理的有序開展，需要從當前軟硬件設備更新上，拓寬資金渠道，加大投入，重視高校檔案信息化管理與建設“智慧校園”的關系。一方面，高校要在資金使用上，對檔案部門給予傾斜;另一方面，高校要積極向財政部門提出申請，贏得支持。如在檔案信息化建設網絡設備、存儲設備、軟硬件設施上，配備高性能計算機及其他設備，來為檔案信息化建設提供發展基礎。

4.2 完善法律，健全制度規章

以檔案信息化建設為中心，著力完善檔案管理法律文件和規章制度，一方面保障檔案管理人員的權益，另一方面保護檔案信息安全。建立完整的電子檔案管理法律制度，如制定檔案信息鑒定制度，提升檔案信息的準確性、真實性。

4.3 加強檔案人員專業化培訓，提升綜合素質

檔案信息化建設的主力在于人才，利用專項業務培訓活動，如座談會、專家輔導和專家講座等，來激勵檔案人員參加學習，提升自身知識、技能水平。同時，引入檔案人員績效考核機制，選聘具備計算機技術、檔案管理經驗的優秀人才來充實檔案工作隊伍。

4.4 完善檔案信息化數據庫，優化檔案服務模式

高校檔案管理部門要建立完整的檔案數據庫，將大量的檔案信息集中儲存在一個可以共享的數據庫里，從而實現網絡資源的共享。在增進檔案信息資源服務效率上，要依托大數據、云計算等技術手段，來改變服務模式，實現用戶在線查詢，提升檔案利用率。

參考文獻

[1]郎志英，高校檔案信息化管理工作改革與創新發展[J].信息化建設，2016 （01）：1 68.

[2]李永戰.高校檔案信息化管理平臺的構建及相關問題闡述[J].高教學刊，2016 （13）：161-162.