基于工作流技術的西安交通大學全新OA系統的設計與實現

賈向煒 任煒

摘要：高校的辦公自動化系統是校園數字信息化建設中的重要部分，是提高學校行政事務管理工作效率的有效途徑。該文詳細介紹了西安交通大學新一代辦公自動化系統的設計與實現，實現了學校各職能部門及各學院之間OA事項的高效流轉，在全校范圍內運行取得較好反饋。

關鍵詞：辦公自動化;工作流;數字校園;J2EE

中圖分類號：TP311? ? ?文獻標識碼：A? ? ?文章編號：1009-3044（2018）34-0073-03

1 引言

辦公自動化系統（office Automation，簡稱OA系統）是一種將信息化技術和日常工作緊密結合的一種緊隨時代發展的辦公模式。我國OA系統是電子政務發展的重要內容，從最初20世紀80年代中期的政務系統發展為目前大數據時代下全國大面積使用的綜合性新OA系統，期間經歷了文件型OA、流程型OA、知識型OA到如今大數據OA的更迭和突破。高校辦公自動化最初為了服務行政事務之間的便攜式協作，加速事務之間的傳遞速度，是校園數字信息化的重要一環，如今大數據時代下，一個安全、便捷、高效、協同的OA系統已經不僅僅是行政事務尤其是公文流轉的平臺，更是數據分析和挖掘的重要根本，尤其是為管理決策等相關事務起了很大地促進協調作用。目前辦公自動化模式得到了普遍認可和較廣泛使用，但就各高校的辦公自動化信息層次仍有較大的提升空間。我校新OA系統正朝著更規范、更高效、更人性化的方向發展。

2 新OA系統設計

2.1 總體架構設計

我校OA系統幾乎涵蓋學校所有的行政事務，并對眾多的學校業務做了詳細的模塊分類。從OA系統功能層面分析，主要包含日常事務處理、知識庫的管理及數據挖掘分析至管理決策等方面，從OA系統邏輯層面來說，OA系統在滿足日常事務的基礎上更好地實現規范化管理和管理分析決策的作用。

2.2 功能模塊設計

我校辦公自動化系統需求包括收發文、請示報告、兩會紀要等公文管理模塊，兩會事項通知單等督辦模塊，會議、值班、信訪、大型活動管理等行政事務模塊，通知公告、規章制度、每周會單等信息發布模塊，部門收發文、部門郵箱等部門服務模塊，個人郵箱、個人工作等個人服務模塊。

2.2.1 公文管理

公文管理模塊是主要針對正式文件的起草、審核、套紅、發布前臺提供公文的起草、公文審批、公文歸檔查詢等，利用OA系統的核心技術將公文起草、審核編輯、套紅及工作流的流轉結合，實現了公文事務管理工作，其按照業務邏輯分為待辦事項、已辦事項、辦結事項。

2.2.2 督辦工作模塊

督辦工作模塊是用對學校重要事項進行催辦，其中主要包括校長辦公會、校長專題會、常委會事項通知單及學校各類重點工作的逐項拆解、下發至相應的承辦單位。各單位可對結果進行實時填報，隨時更新。相關領導可時查看各事項辦理總結果，并對辦理情況做出批示。

2.2.3 行政事務模塊

行政事務模塊囊括了所有的日常事務，包括會議室管理、信訪、值班、教代會提案、輿情、大型活動等服務。會議室欄目主要針對臨時會議室的申請，并可以實時查看會議室的實際使用情況，避免了會議時間申請時地點沖突的問題;值班版塊實現每個節假日定期報送本單位值班情況，同時可以隨時查看其他單位的值班報送情況，方便假期內各單位之間的業務溝通和協作，保證學校各項工作正常運行;大型活動審批是一項需要多部門合作的業務流程，經由承辦部門審核、宣傳部、財務處、后勤保障部、保衛處等相關部門依次審核通過，保證活動安全而又有序地進行。

2.2.4 信息發布模塊

信息發布模塊是OA系統重要的消息發布窗口，其中包括通知公告、規章制度、每周會單、部門信息報送、重要信息及重要制度等相關欄目。其中，通知公告經由部門審核、相關管理員發布，既可以選擇范圍發布，也可以隨時撤銷。每周會通過會議申請流程，經由部門審核、最終由會議管理員統一管理發布，讓管理員對時間和地點有編輯權限，保證了全校各單位會議有序地召開。規章制度、重要信息通報、重要文件解讀等欄目提供信息上傳、查看和下載等功能，方便學校重要文件的查詢;部門信息報送實現各部門定期向學校的上報本單位近期重要信息，保證自下而上的信息和工作的同步化，實現學校工作的凝聚和一體性。

2.2.5 部門服務模塊

部門服務模塊主要用于部門之間協調交流，這也是交大各部門之間工作往來的重要渠道。其中包括部門收文、部門發文及部門郵箱。部門收文和發文提供了與本部門相關文件的查詢入口，方便針對性查閱相關事項。部門郵箱版塊在權限上實現領導、秘書及普通人的角色分割，便于對來文權限的單獨控制;在流程上實現由秘書簽收、部門內部轉辦及辦結的管控，保證部門工作條理清晰，進度明了地向前推進。

2.2.6 個人服務模塊

個人服務模塊是涵蓋了個人辦公的相關事宜。提供收發郵件的個人郵箱版塊，首先在寫信的時候可根據姓名直接檢索收信人，同時對主頁上對收件箱欄目有未讀郵件和待辦郵件兩大分類，其中未讀郵件顯示的是新收到的郵件，對重要郵件可以將其標記為待辦郵件，設定指定時間來進行郵件提醒，該提醒功能解決了郵件較多的情況容易遺漏郵件的問題，保證了學校之間個人工作安全又便捷地溝通交流。同時提供個人相關的待辦工作處理入口和已辦工作查詢界面，待辦事宜是已經發起的一需要協作完成的工作流，已辦事宜是已發起的工作流的流轉過程經由自己并且自己已經完成辦理的事項，保證相關事宜的集中辦理和便捷查詢。

2.2.7 系統管理模塊

系統管理模塊是集合OA系統日常運維所有功能的版塊。系統管理模塊提供組織權限維護、流程管理控制、門戶菜單維護、應用中心等服務，只有系統管理員才有權限對系統后臺進行操作。組織架構中人力資源是以我校人事數據為原始數據源，將其按照所屬分部、部門進行整理，并實現了利用首拼快速查找相關人員的功能。系統管理員對學校分部、部門等組織架構、人員及其崗位等人員權限和角色進行管理，各個部門的人員結構配置、不同工作人員對應的權限設置，確保信息和數據及時變更，技術保障系統的正常運行。

3 新OA系統實現

3.1 系統主要技術

我校 OA 辦公系統采用架構 B/S包含客戶層、表現層和數據服務層三層結構和有著統一規范的J2EE技術開發環境相結合的技術思路來完成搭建。 B/S 架構相比于C/S架構來說，因業務邏輯在服務器端實現，業務擴展性好，系統維護和操作簡單方便，降低了運維管理成本，而且無須安裝相應的程序，具有分布性特點，只需要登錄瀏覽器就可隨時隨地查詢、瀏覽。此外，三層架構使得客戶層面相對地獨立，架構相對更加靈活，非常適合我校OA的開發結構。

3.2 功能實現

在OA系統技術層面常用的業務術語是工作流，所謂工作流就是一組人員為了完成某一項業務的所有工作于工作轉交（交互）過程，我校OA系統幾乎所有業務以工作流實現的。以大型活動審批為例，具體介紹下系統實現過程。大型活動審批流程主要是借助系統工作流技術來完成步步審核，部門間協調合作。首先根據我校實際業務需求設計相應的申請表單，并將表單下展現在用戶使用操作頁面，如下圖所示，用戶只需要填寫相應的必填信息即可。同時結合建模技術，利用某些字段信息方便進行查詢和快速檢索。

然后根據實際審批的工作流的流轉路徑繪制了相應的流程圖，并針對每一位需要操作的人員設置相應的操作節點，除去填寫相關必要信息外，可以填寫相關審核意見、訓責相應的操作，包括送審核、送其他部門繼續流轉或者辦理完成等。當流程到當前節點的時候會收到提醒處理待辦事項，以便于及時給予批準或者退回等操作。宣傳部審批后系統會根據申請者最開始選擇的活動類型自動做出判斷，是涉及外事活動需要送國際處，還是涉及財務相關的需要送財務處是，或者一般大型活動就會直接送到后勤保障部。此外，當流程提交出去后申請者可以實時了解該工作流程的處理情況，及實時流轉狀態，以方便對下一步工作的提前部署。大型活動審批的流程圖如下圖所示。

4 新系統的運營現狀和發展方向

西安交通大學新OA系統截至目前，新OA系統登錄總人數達201635人次，公文流轉節點數2138176個，流程總數36619個，簽批意見總數54828個。自2018年5月份在全校范圍上線以來，不論是系統功能的多樣化，還是頁面響應等方面，均收到較好的反饋，尤其是移動辦公版塊，更是極大地提升了公文流轉速度，顯著提高了辦公效率。目前的OA系統可以實現一定程度的知識管理，尤其是對知識庫的管理，但信息化龐大的大數據時代，科學技術發展日新月異，數據的處理規模和深度的驟增勢必會對辦公自動化提出更高的要求。

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【通聯編輯：梁書】