新時(shí)期高校教學(xué)秘書的角色定位與能力培養(yǎng)探索

齊曉宇

（長(zhǎng)春理工大學(xué)光電信息學(xué)院，吉林長(zhǎng)春　130000）

學(xué)校的教學(xué)水平直接影響了學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量，高校秘書是高校管理工作的基礎(chǔ)工作者，主要負(fù)責(zé)各項(xiàng)工作的具體實(shí)施和執(zhí)行各項(xiàng)管理工作等，所以教學(xué)秘書的工作質(zhì)量影響到了學(xué)校的教學(xué)管理。新教育形式下，為了進(jìn)一步推動(dòng)學(xué)校的教學(xué)管理，更要明確教學(xué)秘書的角色定位還要強(qiáng)化其工作能力，從而提升整個(gè)教學(xué)秘書團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)。

1　高校教學(xué)秘書的角色定位

教學(xué)秘書是教學(xué)管理的直接執(zhí)行者，主要連接著學(xué)校的各個(gè)部門，是每個(gè)部門之間溝通的重要樞紐，只有教學(xué)秘書穩(wěn)定的工作才能使各部門之間協(xié)調(diào)發(fā)展，減少摩擦，更好地執(zhí)行各個(gè)部門安排的各項(xiàng)任務(wù)。也就是說(shuō)所有的教學(xué)活動(dòng)都是教學(xué)秘書執(zhí)行的，在有些高校教學(xué)秘書不僅僅要執(zhí)行任務(wù)還要處理各種突發(fā)情況，所以教學(xué)秘書主要承擔(dān)以下角色：

（1）管理工作的直接執(zhí)行者的角色；

（2）學(xué)校管理范圍內(nèi)服務(wù)者的角色；

（3）對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)提出意見的角色。

2　高校教學(xué)秘書的具體職責(zé)

2.1　管理工作的直接執(zhí)行者

高校各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)都是經(jīng)過(guò)教學(xué)管理系統(tǒng)執(zhí)行，教學(xué)秘書發(fā)揮了十分重要的作用，教學(xué)秘書是教學(xué)管理和執(zhí)行教學(xué)任務(wù)的直接執(zhí)行者，其主要是針對(duì)高校的教師和學(xué)生而言，但是教學(xué)秘書的工作十分細(xì)化，主要包括教學(xué)計(jì)劃管理、學(xué)校基礎(chǔ)建設(shè)管理、教學(xué)工作質(zhì)量管理、學(xué)校檔案管理、教學(xué)工作正常運(yùn)行管理、還要負(fù)責(zé)學(xué)校的各種考試，他管理內(nèi)容多樣化、復(fù)雜化。

學(xué)校管理出來(lái)教學(xué)秘書還有教學(xué)管理體系的負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人的主要任務(wù)是除了對(duì)學(xué)校的管理工作負(fù)責(zé)外還要進(jìn)行教育和科研工作，所以教學(xué)秘書在學(xué)校教學(xué)管理工作中顯得尤為重要，相比學(xué)校管理者教學(xué)秘書既可以進(jìn)行教學(xué)管理工作又可以進(jìn)行教育任務(wù)，替管理人員分擔(dān)不少的日常事務(wù)。

2.2　學(xué)校管理范圍內(nèi)的服務(wù)者

教學(xué)秘書作為學(xué)校最基礎(chǔ)的崗位，也是最平凡的崗位，主要負(fù)責(zé)人員的管理，服務(wù)所有與教學(xué)有關(guān)的工作，所以教學(xué)秘書也是服務(wù)工作者。教學(xué)秘書主要的服務(wù)對(duì)象是這針對(duì)學(xué)校的教師、領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生的。服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)布置得任務(wù)上傳下達(dá)，協(xié)助高校領(lǐng)導(dǎo)做好日常管理和行政管理工作；服務(wù)教師主要是根據(jù)教師面臨的問(wèn)題，提出相應(yīng)的意見和解決方法，而對(duì)于學(xué)生來(lái)講就主要是解決學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)和生活中遇到的困難和問(wèn)題。教學(xué)秘書不僅要服務(wù)與人還要對(duì)發(fā)生的棘手問(wèn)題進(jìn)行協(xié)調(diào)工作，比如妥善的解決學(xué)生、領(lǐng)導(dǎo)、教師之間的矛盾或者關(guān)系，在各自的工作崗位中相互幫助、相互理解、相互督促，保證學(xué)校的教學(xué)工作順利進(jìn)行。

2.3　對(duì)學(xué)校管理提出意見

教學(xué)秘書主要是各相工作的執(zhí)行者，其次是學(xué)校的服務(wù)者，最后就是要對(duì)教學(xué)工作中的方法、領(lǐng)導(dǎo)的決策等提出好的意見和建議，起到一個(gè)顧問(wèn)的作用。作為教學(xué)基層管理者，學(xué)校教學(xué)秘書應(yīng)該對(duì)學(xué)校的教育工作相關(guān)內(nèi)容、教育工作相關(guān)決策、教師的教學(xué)資源配置以及教師和學(xué)生對(duì)教育工作提出的意見都要清楚的認(rèn)知，在執(zhí)行教學(xué)管理中要不斷地發(fā)現(xiàn)其中的問(wèn)題，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)分析和思考，最后向相關(guān)部門或者相關(guān)教育單位進(jìn)行意見的反饋。現(xiàn)在很多高校管理人員工作時(shí)間較緊，所以教學(xué)秘書應(yīng)該給予管理人員絕對(duì)的支持，保證日常工作順利進(jìn)行，從而為教學(xué)管理工作提供有效的依據(jù)，并充分發(fā)揮作用，使教育工作更完善。

3　新時(shí)期高校教學(xué)秘書工作中存在的問(wèn)題

3.1　管理事務(wù)復(fù)雜，壓力過(guò)大

教學(xué)秘書的工作涉及范圍較廣，內(nèi)容較為繁瑣，管理工作是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，所以教學(xué)秘書就面臨著管理事務(wù)復(fù)雜、責(zé)任重大的問(wèn)題，產(chǎn)生很大的心理壓力。教學(xué)秘書工作要求很高是一個(gè)具有連續(xù)性的工作，在工作中環(huán)環(huán)相扣，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都有可能影響教學(xué)質(zhì)量，所以需要教學(xué)秘書每一件事都要考慮周全、詳細(xì)，任何事情都要安排妥當(dāng)，并且由于時(shí)間的局限性，所以教學(xué)秘書必須在相應(yīng)的時(shí)間完成，一旦由于自身原因出現(xiàn)錯(cuò)誤，教學(xué)秘書也難辭其咎。

3.2　教學(xué)秘書崗位得不到充分認(rèn)識(shí)

教學(xué)秘書崗位屬于教育管理隊(duì)伍中最基層的崗位，所以受傳統(tǒng)思想觀念的影響這個(gè)工作崗位一般都不受學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師的重視，教學(xué)秘書雖然任務(wù)重、責(zé)任大。工作過(guò)于繁瑣，但是在具體的工作中看不到明顯的業(yè)績(jī)，好多人就對(duì)這份工作的認(rèn)知出現(xiàn)偏差，認(rèn)為教學(xué)秘書的工作只是完成一些零零碎碎的小活兒，一切聽領(lǐng)導(dǎo)的指揮，這份工作太過(guò)于簡(jiǎn)單，所以教學(xué)秘書工作在教學(xué)工作中起到的作用很容易被人們忽略或者得不到大家的認(rèn)可。

3.3　教學(xué)秘書業(yè)務(wù)素質(zhì)過(guò)低

大多數(shù)高校的教學(xué)秘書專業(yè)素質(zhì)和能力都不是很高，而由于教育時(shí)代大發(fā)展，對(duì)于教學(xué)秘書來(lái)講要學(xué)會(huì)基本的計(jì)算機(jī)技術(shù)，來(lái)處理日常管理工作的問(wèn)題還要有一定的專業(yè)知識(shí)，對(duì)學(xué)校的規(guī)章制度和教學(xué)環(huán)境都要相對(duì)熟悉。許多高校對(duì)于教學(xué)秘書這一崗位的學(xué)歷和專業(yè)要求都沒(méi)有局限性，造成人員的隨意性較大，學(xué)校管理人員配備不夠齊全，所以有些教學(xué)秘書還兼顧著學(xué)校科研工作和教育工作，導(dǎo)致了教學(xué)秘書任務(wù)繁重，根本沒(méi)有時(shí)間去研究或?qū)W習(xí)自己的本職工作，許多的教學(xué)秘書都缺乏理論知識(shí)，工作方式依舊停滯在老觀念，對(duì)于處理事務(wù)只是機(jī)械性的應(yīng)付，基本抱著不出問(wèn)題，完成任務(wù)的態(tài)度來(lái)解決。所以對(duì)工作不能實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)，優(yōu)質(zhì)管理，更不會(huì)思考如何改進(jìn)工作方式。最后出現(xiàn)教學(xué)秘書業(yè)務(wù)水平低、管理水平差、跟不上現(xiàn)代教育形式的問(wèn)題。

3.4　崗位人員不穩(wěn)定

正如之前所說(shuō)教學(xué)秘書由于每天需要處理繁瑣的事務(wù)，工作過(guò)于繁重導(dǎo)致人的心理壓力較大，使他們根本沒(méi)有時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)知識(shí)，所以導(dǎo)致教學(xué)秘書相對(duì)于教師的職稱選定有很大的差別，而且在工作中又不會(huì)有明顯的業(yè)績(jī)，勞動(dòng)成果很難得到體現(xiàn)，而且學(xué)校對(duì)于教學(xué)秘書的認(rèn)知度不高也沒(méi)有重視，所以導(dǎo)致有些教學(xué)秘書心理不平衡，對(duì)這份工作產(chǎn)生厭倦感，所以造成了教學(xué)秘書崗位人員流動(dòng)性較大，人員不穩(wěn)定現(xiàn)象。

4　新時(shí)期高校教學(xué)秘書的能力培養(yǎng)策略

高校教學(xué)秘書的能力是學(xué)校教學(xué)素質(zhì)的一個(gè)體現(xiàn)，只有不斷的增強(qiáng)教學(xué)秘書的能力才能更快的推動(dòng)高校管理的改革和創(chuàng)新。所以有效的提升教學(xué)秘書的能力是一個(gè)十分重要的決策。

4.1　建立績(jī)效考核量化標(biāo)準(zhǔn)的制度

對(duì)于教學(xué)秘書而言，建立科學(xué)、合理的績(jī)效考核量化標(biāo)準(zhǔn)是有效提高教學(xué)管理水平工作中提升教學(xué)秘書能力的有效保證。首先，應(yīng)該完善考評(píng)指標(biāo)，根據(jù)教學(xué)秘書工作的特點(diǎn)，要求其嚴(yán)格落實(shí)規(guī)章，清楚認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的主要職責(zé)，要根據(jù)實(shí)際情況不斷的完善考評(píng)指標(biāo)，盡量避免以數(shù)量來(lái)衡量效果，根據(jù)綜合素質(zhì)的評(píng)價(jià)，從德智、能力、成績(jī)、考勤等各方面進(jìn)行考核。其次，是不斷改善考核方式，就目前而言考核方式多種多樣，高校制定量化標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候應(yīng)該根據(jù)自己實(shí)際情況，考慮好各種考評(píng)方法的利與弊，之后再進(jìn)行權(quán)衡對(duì)比，盡量使考核規(guī)定客觀、全面。最后，就是建立績(jī)效考核與工資掛鉤的管理辦法。建立管理體系就要將管理工作落到實(shí)處，建立績(jī)效工資考核就要認(rèn)真落實(shí)。不斷完善獎(jiǎng)罰分明，加大對(duì)違章人員的懲罰力度，而對(duì)于一些先進(jìn)個(gè)人應(yīng)該給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)或者職位晉升，使績(jī)效考核實(shí)之有效。

4.2　對(duì)高校教學(xué)秘書進(jìn)行培訓(xùn)

增強(qiáng)教學(xué)秘書的培訓(xùn)使其不斷提高自身能力，是提升教學(xué)工作的重要環(huán)節(jié)。首先，高校要對(duì)該崗位人員進(jìn)行培訓(xùn)，把培訓(xùn)教學(xué)秘書的任務(wù)歸納到學(xué)校建設(shè)發(fā)展中來(lái)，保證教學(xué)秘書管理進(jìn)行長(zhǎng)期、規(guī)范化。使培訓(xùn)目標(biāo)和相關(guān)管理規(guī)章制度不斷完善，確保教學(xué)秘書培訓(xùn)工作順利進(jìn)行。其次，要合理的設(shè)計(jì)培訓(xùn)課程，使教學(xué)秘書學(xué)習(xí)廣泛涉入更多的知識(shí)，可以有效地提高教學(xué)秘書的能力，還要學(xué)習(xí)基礎(chǔ)的理論知識(shí)，比如最基本的管理學(xué)，從而提升教學(xué)秘書的協(xié)調(diào)能力，不斷地轉(zhuǎn)變他們的管理思維。最后，要建立多樣化的培訓(xùn)方式，不斷創(chuàng)新培訓(xùn)方式，比如對(duì)職業(yè)道德的培訓(xùn)、專業(yè)技能的培訓(xùn)等。還要利用互聯(lián)網(wǎng)建立教學(xué)秘書資源共享的交流平臺(tái)，使教學(xué)秘書可以進(jìn)行互動(dòng)交流，開闊眼界，增長(zhǎng)實(shí)踐能力，通過(guò)對(duì)教學(xué)秘書的再教育來(lái)提高他們的綜合素質(zhì)和工作能力。

4.3　組織參觀學(xué)習(xí)其他高校的工作

對(duì)于教學(xué)秘書的培訓(xùn)不只是短時(shí)間的培訓(xùn)就可以改善的，雖然培訓(xùn)可以起到共同進(jìn)步的目的，但是卻很難使教學(xué)秘書這個(gè)團(tuán)體領(lǐng)悟和學(xué)習(xí)到精華，想要真正參透工作理念和管理方法就必須各個(gè)高校之間交流，組織教學(xué)秘書相互學(xué)習(xí)其他高校相關(guān)規(guī)章制度，搭建更好的學(xué)習(xí)平臺(tái)。

4.4　培養(yǎng)人際交流能力和創(chuàng)新能力

在教學(xué)管理工作中，培養(yǎng)良好的人際溝通能力可以在工作中事半功倍。因?yàn)榻虒W(xué)秘書的工作接觸的人員比較廣，包括教師、學(xué)生、領(lǐng)導(dǎo)等，所以在處理各種事務(wù)時(shí)，如果掌握了語(yǔ)言技巧，那么解決問(wèn)題的效率會(huì)更高。還有教學(xué)秘書不斷的提高自身能力，提高業(yè)務(wù)能力，從不足中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，使自己有不斷創(chuàng)新和開闊視野的能力，使自己的工作變得得心應(yīng)手，更好的服務(wù)于教師與學(xué)生。

總體來(lái)講，教學(xué)秘書在高校中起到了一種承上啟下的鏈接作用，也是教學(xué)管理的關(guān)鍵所在。如果教學(xué)秘書在工作中能認(rèn)識(shí)到自己的工作目標(biāo)，明確自己的角色扮演，在工作崗位不斷的提升自己，對(duì)管理工作起到很大的作用。

教學(xué)秘書在管理教學(xué)工作中充當(dāng)了很多角色，各高校通過(guò)不同方式培養(yǎng)其良好的政治素養(yǎng)和職業(yè)道德，不斷的優(yōu)化專業(yè)水平，不斷的改善工作方式，使其不斷的提高工作效率，而對(duì)于教學(xué)秘書自身來(lái)講應(yīng)該努力做好本職工作，隨著學(xué)校形式的不同安排好不同的任務(wù)，努力完成各項(xiàng)工作，創(chuàng)造和諧的校園教學(xué)氛圍。

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