醫院文書檔案管理有效途徑的創新探討

吳思華

（珠海市斗門區井岸鎮衛生院，廣東珠海 519180）

當前醫院文書檔案非常多，其中有統計資料、發展規劃、協議、委任書、基礎項目等。可以說涵蓋面非常廣。隨著信息技術的發展，現代醫院的文書檔案管理可進行創新提升，提高管理效率，創新管理模式，提升管理水平促使管理工作更加科學、規范、高效。創新管理途徑確實對管理文書檔案非常有利，而且在很大程度上可以方便管理，促使醫院朝著規范化、高效化的方向發展。

1 當前存在問題

（1）管理制度不健全.管理醫院文書檔案需要有健全的管理制度，這對管理工作的執行有著重要的依托。當前很多醫院的文書檔案管理方面都缺少完善的管理制度，醫院的管理部門應該有良好的發展前景完善管理制度[1]。

（2）管理工作不重視。醫院管理工作出現問題或者管理秩序混亂與醫院對這方面管理工作不重視有關，同樣醫院對管理工作的不重視也是管理部門懈怠的一大原因。這在一定程度上使文書工作在和檔案工作進行合作的方面存在一定的協調問題，對工作的完成起到了非常大的阻礙作用，另外在管理人員的選擇上比較隨意。管理工作者的水平低，不能做出準確合理的判斷，影響了工作進程，可能會延長工作的進行。

（3）管理方式落后。當前很多醫院的管理基礎不足，依靠以往的管理方式進行管理。另外醫院對管理方面的要求相對較低，這樣管理會出現很多的問題，可能連基本的秩序都達不到，效率非常低。

2 醫院文書檔案具備特點

（1）專業性。醫院的文書檔案一般是記錄醫療工作，所以這使得醫院文書檔案具備很強的專業性。當然醫院的發展計劃、診斷記錄、治療記錄、相應的規章制度、一些醫療設備的操作規范等這些都是記錄在文書檔案中的，從這些中能夠體現其專業性[2]。正是因為其具有一定的專業性，所以要加強對文書檔案的管理，實現科學、合理、高效、規范化的管理，保證文書檔案資料的秩序性，方便查找。另外，因為具有一定的專業性，所以為防止不法人員竊取這些資料，要保證這些資料的安全，即做好保密工作。不對普通員工開放這些資料，只有管理人員以及檔案記錄人員等這些專業人員才能接觸這些資料。

（2）綜合性。文書檔案還有一大重要性質就是綜合性，因為醫院是包含很多機構的，其中醫院綜合檔案室在醫院檔案的管理中占據主導地位。檔案有關人事記錄、科研記錄、財務記錄、醫務記錄、黨務記錄等，這些都具有較高的規范性、指導性，來源于更高管理層或者是醫院本身。其中部分涉及醫院的合作單位或企業。因其具有綜合性，所以醫院在對檔案的整理上需要定時定期進行，而且應該分階段整理。一般可以半年或者一年進行一次整理，這樣可以保證使那些分散的醫院部門工作文件的連續性以及完整性。

3 醫院文書檔案有效創新途徑分析

（1）引起醫院的重視程度。加強對檔案的重視可以使管理工作順利進行，而且領導對文書檔案的重視能為管理工作提供良好的支持，可以促進管理工作取得良好效果。在領導的視察工作中，相關員工可以將自己執行工作的重要意義，對醫院發展起到的作用，給醫院帶來的有利條件等方面向領導做個匯報，從而提高領導對這項工作的重視程度。并且積極向領導匯報工作的進度與成果，這樣能夠讓領導了解當前的工作狀況。

（2）加強醫院在基礎設施建設上的投入。基礎設施建設的加強可以讓醫院文書檔案管理工作更好地進行，其為醫院文書檔案管理工作提供了有力支持。若一所醫院缺少文書檔案管理上的基礎設施，那么該醫院將會存在一定問題，這對醫院各項工作的有序進行造成很大影響。而且提高基礎設施建設投入對管理辦公水平的提高、工作效率的提升、工作效果的提高等具有非常重要的影響。

（3）推動健全管理制度。完善的管理制度是醫院進行文書檔案工作的前提，而且能夠保證管理工作的有序性，提供理論依據，對管理工作的進行有著非常大的幫助[3]。完善的管理制度可以為管理提供良好標準和規范要求。更新完善當前管理制度能夠讓管理人員工作更方便，有理可依。另外實施全面的責任制以及考核制，這樣能對醫院管理工作完整性、可靠性地提升具有非常重要的幫助。

4 管理有效創新途徑

（1）管理理念的創新。信息化技術的快速發展沖擊了當前的檔案管理形式，可以說電子檔案的出現方便了管理的進行。醫院要加強對這方面的培訓力度，讓管理人員都能夠對電子檔案進行管理操作，這樣管理更加方便，更加現代化。當前的管理方式可以與電子檔案相結合，這樣相當于對檔案多了一層保護，一旦一方出現失誤或者丟失可通過另一種方式來對檔案進行填補。所以管理理念上要有現代化思想，結合現代技術，不要一味依靠固有管理理念，這樣不利于管理工作的發展。管理理念的創新轉變了管理方式，使管理工作更加有效地進行。

（2）環境創新。雖然出現了電子檔案，但依舊需要文本式、記錄形式的檔案，畢竟電子檔案具有一定的不穩定性，可能會因為很多原因出現差錯，所以以前的管理形式的檔案依舊需要。加強對這種形式的檔案的硬件建設也就是環境上的創新對管理工作的進行非常有幫助[4]。當然管理工作也要配備很多現代化設備，這方便管理工作的更有效地進行。可以購進計算機、復印機等。另外檔案保存位置可以進行擴張，讓檔案的管理更加有序，排放分類更合理，有更加充足的空間。環境的創新也能夠調動員工工作的積極性。

（3）文書工作與文書檔案管理工作創新。文書工作和文書檔案工作其實是記錄工作在不同階段的稱呼，雖然叫法上是同種工作，但從性質上，這是兩種工作。文書工作需要進行創新，這樣能夠確保檔案的準確性與完整性，可以保證文件收集與整理。檔案管理工作也要進行創新，加強對檔案編制的監管，在一定程度上可以使基礎工作更加高效。

（4）利用手段創新。醫院應該在服務領域、范圍以及方式上加大創新力度，加強服務的主動性。還有結合現代技術設備進行管理，計算機能夠使管理工作更加高效，其對信息處理可以十分快速有效。還有信息的查詢搜集，計算機都有著其特點，快速高效準確，相關人員不用大費周章的進行信息的搜集整理了。不斷地對文書檔案進行開發利用，這樣能夠發現其價值。另外可以通過文書檔案進行一些服務，這樣除了進行管理工作外，還能夠為醫院帶來社會以及經濟效益。

（5）創新管理技術。其實所謂的創新管理技術更多的是體現當前計算機網絡的先進性，通過利用計算機網絡以及軟件可以簡化管理過程，方便管理，對實現文書檔案管理具有非常重要的意義。而且能夠顯著提高管理效率以及質量，十分方便快捷。支持創新管理技術，方便管理過程。

5 結語

以往的文書檔案管理方式存在一定的不足。通過對其進行一些分析，然后探討得到合理有利的結果。最終選擇良好的創新管理方式對文書檔案管理工作進行有效創新。這樣對于提高文書檔案管理非常有利，有著深遠的意義。