高校畢業生檔案轉遞工作實踐與探究

萬 妍 施 佳

（1江蘇大學管理學院，江蘇鎮江 212013；2江蘇大學學生就業指導與服務中心，江蘇鎮江 212013）

畢業生檔案是學生畢業前家庭情況、學習成績、思想政治表現、身體狀況等情況的文字記載材料。作為人事檔案的基礎和前身，畢業生檔案是用人單位選拔、聘用畢業生的重要依據，用人單位往往根據畢業生檔案中反映的德、智、才以及專業特長，將其安排到適當的崗位上。因此，學生畢業后，其檔案能否準確、及時地轉遞到歸檔單位極為重要，這也是高校畢業生檔案轉遞工作的意義所在。然而，隨著高校擴招后畢業生人數大量增加，畢業生派遣去向分散化和就業方式多樣化，高校畢業生檔案的安全、精準轉遞工作面臨著巨大挑戰。

1 當前高校畢業生檔案轉遞工作現狀分析

1.1 檔案轉遞工作存在不規范現象

高校檔案轉遞工作不規范現象主要體現在三個方面：轉遞信息不規范、退檔后的二次轉遞不規范和單獨轉遞檔案不規范。轉遞信息不規范具體表現為轉遞單位不正確和轉遞地址、電話錯誤。目前不少單位和畢業生不清楚檔案的管理制度，錯誤地將檔案轉遞單位填寫為不具備檔案接收權限的民營企業、外資企業，還有不少畢業生提供的是錯誤的轉遞地址或電話，如果高校沒有及時審查出不規范的轉遞信息，畢業生檔案就無法準確投遞，檔案退回過程中會有丟失風險。退檔后的二次轉遞不規范具體表現為高校沒有對退回檔案及時備案登記，影響日后畢業生查詢檔案去向。單獨轉遞檔案不規范具體表現為高校存在不少畢業生自帶檔案等極不規范的現象。按照國家有關規定，檔案需通過機要、郵政專用通道轉遞或派專人送取，畢業生自帶檔案行為嚴重危及到檔案的安全,而且檔案長期在畢業生手中很容易成為“死檔”，造成的損失不可挽回。

1.2 檔案查詢不夠便捷

目前各高校的檔案查詢工作水平參差不齊，部分有檔案系統的高校，也只能通過檢索手工錄入的Excel表格來查詢檔案。盡管不少高校定期將應屆畢業生檔案去向更新在高校就業信息網，供應屆畢業生自行下載查詢，但對于往屆畢業生查看檔案去向，只能請檔案管理員幫助查詢，增加了檔案管理員的負擔。對于多年的遺留檔案，只能手工翻閱當年的檔案交接單查詢，耗時耗力。

1.3 檔案轉遞方式存在一定問題和風險

2015年起高校畢業生檔案轉遞方式改為走郵政EMS快遞，機要局不再收寄學生檔案。相比而言，郵政EMS快遞有利于大批量郵寄檔案，可全程追蹤檔案物流信息，便于畢業生監控檔案去向。然而EMS轉遞方式也存在一些問題和風險。一方面，檔案轉遞地址由機要局根據機要寄遞關系自動分配變為高校向郵局提供派遣地址信息，畢業生檔案有可能按學生提供的信息轉遞到無檔案接收權限的單位，或者出現錯派。另一方面，郵政EMS尚未出臺明文的學生檔案危機應急處理機制，檔案轉遞出現危機缺乏相應的處理依據。以筆者在實際工作中遇到的突發事件為例，郵政EMS曾在大批量派遣時將我校畢業生檔案寄丟，郵政方面目前只能按照《郵政法》以普通快件標準賠償，而檔案的價值是難以用金錢來衡量的，賠償無法從根本上解決問題。加上很多高校缺乏檔案轉遞危機處理的經驗，畢業生檔案轉遞工作的安全和規范問題急需解決。

1.4 檔案接收單位存在檔案未登記歸檔現象

根據筆者檔案派遣的工作經驗，經常有畢業多年的學生來電求助，稱當年檔案寄往的人才服務中心查不到自己的檔案。由于畢業后暫時沒用到檔案，學生也從未核實檔案是否順利寄到人才服務中心。后經筆者調查發現，由于每年各地人才服務中心要接收成千上萬份檔案，工作人員難免會有失誤，不少地區人才服務中心存在檔案未登記現象。目前主要總結為兩種情況，一是兩份檔案貼在一起，工作人員整理時誤認為是一份，所以只登記了一份。二是檔案遺留在中轉室，工作人員整理時因疏忽落下了，導致該檔案一直沒有登記歸檔。由于系統中沒有登記的數據，學生打電話詢問時自然無法查到檔案信息。

2 加強高校畢業生檔案轉遞工作的對策與建議

2.1 強化高校師生的檔案意識

“雙一流”建設背景下，各高校管理人員和教學人員都把學生的教育、教學和管理作為重要任務來抓，而對學生檔案工作不夠重視，向學生普及檔案知識的力度遠遠不夠，直接導致學生普遍缺乏檔案意識。對此，高校應在新生入學之初就開展檔案教育工作，提高師生對檔案重要性的認識。一方面，高校檔案管理員要積極組織二級學院就業輔導員學習檔案知識，端正對檔案的認識，只有輔導員重視檔案了，才能引導學生重視檔案。另一方面，高校要充分利用多種渠道宣傳檔案知識，如借助高校微信公眾號等新媒體平臺、開設學生檔案知識專題講座等，在全校范圍內普及檔案知識，強化師生的檔案意識。要引導學生畢業后及時關注自己的檔案去向，及時打電話到檔案接收單位查詢，確認檔案安全到達并且登記在冊。

2.2 加強畢業生檔案管理者隊伍建設

盡管高校學生檔案管理隊伍在高校服務工作中發揮著重要作用，但是其隊伍建設未得到應有的重視和加強。究其原因，還是當前高校普遍重教學科研環節，輕學生檔案管理。目前，不少高校仍僅有一名檔案管理員來負責畢業生檔案管理工作?，F實情況是不少高校檔案管理員往往身兼數職，繁雜的工作使得檔案管理員無法深入思考檔案工作的改進和創新。針對這種情況，可通過爭取增加人員編制，強化機制建設，加強培訓二級學院就業輔導員來共同做好畢業生檔案轉遞工作，形成一支專業的畢業生檔案管理隊伍。只有二級學院就業輔導員能準確交接畢業生檔案、規范地審核畢業生檔案轉遞信息，才能最大程度減輕檔案管理員的工作負擔，整體提升全校檔案轉遞的準確性。

2.3 嚴格畢業生檔案轉遞制度

嚴格畢業生檔案轉遞制度，杜絕轉遞環節的不規范現象。檔案管理員與二級學院要強調要求，做好檔案轉遞信息的核對工作，若單位不具有人事檔案管理權，檔案應該轉地到人才服務中心妥善保管。要積極處理好畢業生退回檔案、遺留檔案，及時登記并記錄檔案退回原因和遺留原因，主動與畢業生聯系，及時將退回檔案、遺留檔案正確寄出。完善畢業生檔案轉遞手續，任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉出，學生不得自行攜帶檔案。

2.4 完善高校畢業生檔案查詢工作

高校要結合自身特點，認真做好檔案查詢服務工作。要及時公布檔案轉遞的EMS單號等信息，給畢業生提供檔案查詢的渠道。畢業生人數較多的高校，也可將檔案轉遞信息分享給各二級學院，由二級學院就業輔導員分享給畢業生。保持查詢服務多樣化，網絡查詢、電話查詢、人工查詢多種方式并舉，滿足畢業生的需求。為了提高檔案查詢工作的效率，江蘇省推出了“智慧就業服務平臺”，學生可登陸智慧就業平臺自行填報生源信息、上報就業信息、查看報到證、查看檔案去向等，學生對自己填報的就業數據負責，就業輔導員和檔案管理員只要在后臺審核數據即可，減輕了就業輔導員和檔案管理員的工作負擔，極大地提升了就業工作包括檔案查詢的效率。即使是往屆畢業生要查詢檔案去向，直接登錄智慧就業平臺查看即可，無需打電話到就業中心尋求人工幫助。

2.5 聯合郵政EMS建立檔案危機應急機制

針對當前郵政EMS轉遞方式存在的問題和風險，高校應聯合郵政EMS建立檔案危機應急機制。一旦檔案在寄送途中發生破損、丟失等問題，高校和郵政EMS須立即成立專項應急工作小組，應會同EMS上級主管部門立即啟動檔案查詢及搜救工作，并及時通報處理結果。此外，檔案管理員應及時和相關學生及其輔導員取得聯系，安撫學生情緒，協助學生和用人單位做好解釋工作，盡最大可能讓學生入職不受檔案丟失的影響。

2.6 加強畢業生檔案轉遞問題相關研究

畢業生檔案轉遞會遇到很多突發情況，高校要加強畢業生檔案轉遞問題的相關研究，及時記錄總結工作中遇到的各種突發情況和處理經驗，為后續可能遇到的各種問題積累寶貴的經驗。針對人才服務中心查不到學生檔案的情況，學生應立即和高校就業中心聯系，檔案管理員先查詢畢業當年的檔案寄出記錄和退回記錄。若確定檔案已經寄出且無退檔記錄，這種情況很可能是人才服務中心出現了檔案未登記歸檔的現象。此時可讓學生帶著機要單號或EMS寄送存根作為憑證，去人才服務中心再次查詢，請工作人員根據當年檔案寄出時間，在相近時間內翻閱檔案接收記錄，一般情況下均能找回檔案。必要時高校就業中心也可出面和人才服務中心聯系溝通，請人才服務中心幫助學生尋找檔案。這樣的情況筆者遇到過10余次，均是檔案在人才服務中心未登記歸檔，最終都成功幫助學生找回了檔案。正是因為及時總結了第一次的成功經驗，后續遇到類似情況才能快速解決問題。

檔案無小事，畢業生檔案轉遞工作出現問題，應引起高校、郵政EMS、用人單位和人才服務中心等單位領導的高度重視，認真研究并加以解決。通過強化高校師生的檔案意識、嚴格畢業生檔案轉遞制度、聯合郵政EMS建立檔案危機應急機制、加強畢業生檔案轉遞問題相關研究等途徑，實現畢業生檔案安全、精準轉遞。

[1] 許俊杰.高校畢業生檔案管理工作實踐與探究[J] .福建論壇(人文社會科學版),2012(s1):175-176.

[2] 趙湘渝.高校畢業生檔案轉遞規范化及查詢智能化探討[J] .成都體育學院學報, 2011, 37(8):76-78.

[3] 佟川,潘巖.高校畢業生檔案轉遞工作問題研究[J] .蘭臺世界,2016(20):50-52.