關于強化采購供應全流程監管實現物資管理安全規范高效的思考

劉永猛

摘 要：文章指出了目前物資采購供應在物資代理、產品質量、到貨履約、供應管理等四個方面存在的問題，并從制度建設、管控手段、過程控制、評標方式等方面進行原因分析，提出了強化采購供應全流程監管、實現物資管理安全規范高效的措施。

關鍵詞：物資管理 采購供應 流程 安全 思考

中圖分類號：F274 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2017）11-262-03

物資采購供應是鐵路生產持續進行的基礎保障，良好的物資采購供應管理可以有效地提升鐵路產品如機車車輛、工務信號等源頭質量，也可壓縮設備故障延時，提高運輸效率；反之，不規范的物資采購供應可能會造成鐵路產品源頭質量問題，甚至會危及行車安全。2016年全路開展的鐵路配件專項整治就反映出規范的物資采購供應的重要性。本文針對目前物資采購供應在物資代理、產品質量、到貨履約、供應管理等四個方面存在問題進行分析，對如何強化物資采購供應全流程監管進行思考，并就如何解決問題進行探究。

一、物資采購供應中普遍存在的問題

1.代理商代理A物資卻供應B物資。供應商代理A企業供應B企業產品，不僅擅自改變了采購結果，而且供應產品存在來路不正，質量難以保證、甚至假冒偽劣的可能，帶來物資質量安全隱患，甚至危及運輸生產安全。2013年以來，筆者所在的太原鐵路局加強了物資代理商管理，陸續實施了首次采購資質核查、被代理生產企業直發、發貨明細核查等制度，對代理商的資質核查、物資來源、發貨過程、驗收流程等提出明確要求；加強了日常指導、檢查和考核，對代理A供應B的代理商清出路局物資市場，對局內相關責任人進行了嚴肅處理，但仍未完全杜絕。如2016年6月唐山某供應商供應的液位儀，本應是代理長春某公司產品，實際供應上海某公司產品。

2.較大物資質量問題仍時有發生。物資質量是運輸生產安全的基礎防線，鐵路局始終把物資質量安全放在重中之重的位置，不斷加強對物資質量的管控，但物資質量問題仍不斷發生，2016年站段上報物資系統重要信息49件，其中涉及物資質量重要信息23件，占比46.94%。如2016年4月份河北某公司生產的鉤尾框托板磨耗板，在使用過程中發生擋邊折斷，存在安全隱患。

3.采購結果履約不到位。供應商及時供貨是滿足生產物資供應的前提，也是縮短供應周期、壓縮實物庫存的保證。鐵路局在采購文件、采購合同、供需協議書中均明確要求供應商應嚴格按照中標（成交）通知書或供應通知單（訂單詳細信息表）約定的到貨時間及時交付產品，并要求使用單位據此嚴格核實供應商到貨履約情況。2016年10月，物資管理處對全局41個站段供應商到貨履約情況開展了調研核查，結果顯示30個站段運營維修物資存在逾期供貨，21個站段更新改造物資存在逾期供貨的問題。

4.違約拒供的問題未得到根治。履行約定是合同條款的核心要求，是供需雙方的基本義務。物資管理處進一步規范了物資采購合同范本，加強了物資供應商履約過程管理，仍然出現了違約拒絕供應的問題。如2016年4月，山西某公司對其網上競標成功的塑料管材包件拒絕供應，涉及物資110項、金額17.5萬元，影響站段生產使用，嚴重擾亂路局物資市場秩序。

二、物資采購供應存在問題的原因分析

物資采購供應問題長期存在、反復發生，經分析主要存在以下原因：

1.制度落實不到位。制度是實現物資管理標準化的基本前提和根本基礎。針對物資采購、供應、驗收、供應商管理，鐵路局出臺了一系列的文件制度。尤其是2016年，按照鐵路總公司“規范物資管理制度體系，推進體制機制創新”的要求，鐵路局又陸續修訂和完善了《物資管理辦法》等12項基礎管理制度和《關于進一步規范物資設備集中采購工作的通知》等8項操作層面管理制度，物資管理制度體系基本完善。但在執行落實方面，與制度要求存在較大差距，尤其是代理商的管理，問題較為典型。鐵路局出臺了首次采購資質核查、被代理生產企業直發、發貨明細核查等制度，但部分站段落實制度流于形式。

2.管控手段不完善。2016年，鐵路局物資管理處全面落實路局“大數據”管理要求，加大信息技術研發力度，構建了覆蓋鐵路局、站段、車間班組三個層面的物資管理大數據信息系統，建成了以鐵路物資管理信息系統和物資采購商務平臺為核心的“2+10”全覆蓋信息化管理體系。同時按照鐵路總公司要求，完成了鐵路物資管理信息系統2.0版本和物資采購商務平臺軟件的升級改造，以及兩個系統的互聯互通、信息共享。但在實體物資從生產企業向我局發運到收貨之前的物流全程基本處于失控狀態，既沒有相應的管理制度，又缺乏有效的技術手段，路局管理、采購、供應部門和使用單位對物流企業資質、基本信息、車輛以及物資品種、數量、發運時間、發運地點、實時位置、運行軌跡等信息無法監管和掌控，物資質量源頭管理存在不足。

3.結合部管理存在問題。按照總公司物資體制改革要求，鐵路局構建了由物資管理處為歸口管理主體、物資采購所為集中采購主體、物資供應段和使用單位為供應主體的“管、采、供”分離機制。“管、采、供”分離一方面規范了物資管理權力的運行，另一方面增加了管理結合部及對應問題。尤其是采購、供應結合部，由于涉及部門多、環節多，在計劃接收、合同匹配、采購實施、供應組織等過程中容易出現銜接不暢、推諉扯皮問題，甚至影響物資供應。

4.最低價評標與質量管控結合不足。鐵路物資品種繁多、專業性強，由于部分物資沒有國家標準或鐵道行業標準，造成采購過程中評審標準難以把握，導致經評審的最低價評標法往往執行為單純的最低價中標；而部分供應商以最低價中標后為謀取利潤，可能降低產品標準，弱化售后服務。物資管理處雖然在物資采購供應流程管控方面做了一些工作，但在經評審的最低價中標和對產品質量控制的有效結合上仍然存在不足。

三、強化采購供應全流程監管的建議措施

以實現物資管理安全規范高效為目標，緊盯“物資流向”、“供應商”兩個核心要素，全面規范物資采購、合同、配送、驗收、運用等全流程監管，全面規范供應商資質信息審核、履約、評價、考核、索賠等全方位管理，加強各環節相互卡控，優化結合部管理，構建分級分權、相互制衡、標準規范、安全高效的物資采購供應體系，為運輸生產做好物資保障。

1.緊盯“物資流向”，推進物資全流程管理，強化物資采購供應質量安全。（1）嚴把物資采購入口關。一是嚴格技術標準。各單位提報物資需求計劃要明確合理的技術規格要求；由物資采購所負責將近年來集中采購物資設備的技術規格書進行整理、匯總，建立技術規格書參考數據庫，便于技術標準編寫人員參考使用，使技術規格書規范、有效。二是嚴控采購資質。物資采購須嚴格執行供應商信息審核結果，不具備相應資質的供應商和物資品種一律不得采購；對行政許可、CRCC、總公司（國家鐵路局）產品質量抽查通報、總公司供應商信用評價、不良行為處理結果等信息不折不扣落實。三是嚴格合同約束。進一步完善物資采購合同范本，明確將物資采購技術標準、驗收標準和方法、質量責任等相關內容納入合同，做到采購合同完整準確體現采購需求。（2）嚴把物資物流配送關。借助“中鼎物流智慧云平臺”，探索試行將實體物資從生產企業向鐵路局發運到收貨之前的物流全程監管。一是強化配送流程管理。組織對物資供應的生產企業、生產企業的供應商、代理商、代理商的被代理生產企業、物流配送企業等在云平臺進行注冊、通過鐵路局認證管理并實施線上管控。所有物資供應必須由生產企業網上提出發運申請且由其直發，承運物流配送企業必須經路局認證，物流配送企業必須通過云平臺發貨。云平臺提供技術支持，將配送全流程納入互聯網監控，實現可視化、可控化。二是強化認證結果驗收。使用單位在物資到達后收貨的同時對配送物流企業按照路局物流企業認證結果進行核對，未經認證的物流企業所送物資不得接收入庫，實現物資供應配送全流程閉環管理。（3）嚴把物資入庫驗收關。強化物資入庫驗收管理，采取共同驗收、專業驗收、抽樣送檢等多種手段，杜絕問題產品上車上線。一是規范共同驗收。由太原物資供應段專業化管理代表與使用單位物資部門人員共同驗收，實現互相監督卡控。二是規范專業驗收。凡上車上線物資特別是客車、高鐵物資必須經本單位技術或質檢部門逐批驗收確認，其中涉及機車車輛等重要零部件驗收范圍內的物資還須報送安全監管辦駐段驗收室復驗確認。三是規范技術證件管理。對所有上車上線物資，由使用單位將技術證件原件全部檔案化管理。四是強化抽樣送檢。所有物資設備到貨后均可按照合同條款并根據實際需要抽樣送檢，對涉及環境安全、人身安全、鐵路安全及運輸生產的重要產品，以及首次進入我局市場、報價明顯低于市場價、前期曾被通報質量抽查不合格等情況的物資要重點實施抽樣送檢。五是加強代理商供應產品核查。嚴格落實被代理生產企業直發、發貨明細核查等制度強化對產品標識和技術證件的核查，對質量或標識有異議的產品要與生產廠家聯系核實產品真偽。（4）嚴把物資運用寫實關。強化物資在運用過程中的故障寫實，加強物資質量跟蹤管理。一是加強故障寫實。對運用中出現的物資設備故障，由站段按照物資設備故障發現人員、設備故障描述、供應商響應時間、解決方案等主要要素寫實并做好記錄。二是加強故障速報。與運輸安全密切相關的物資設備故障，或超出合同約定的設備故障停機率或設備故障次數標準的情況，各單位物資部門當日以重要信息報送路局物資部門。

2.緊盯“供應商”，嚴格供應商全方位管理，推進物資市場環境安全發展。（1）嚴格供應商信息審核。遵循“公平公正、專業負責、動態優化、信息共享”原則，由物資管理處牽頭組織各專業管理部門實施。（2）嚴格代理供應商管理。對代理商管理嚴一格緊一扣，實行代理商資質核查、被代理廠家直發、發貨流程核查機制。一是規范資質核查管理。實施代理有效期內首次采購前，由采購單位通過114電話、互聯網等方式獲取被代理企業聯系信息，對已通過信息審核的代理商的代理資質真偽進行再核查。二是規范廠家直發流程。代理商供應物資必須由被代理廠家直接發貨至使用單位，并提供隨料同行的書面發貨明細原件，嚴禁代理商先收貨后轉發。三是規范發貨檢查管理。（3）嚴格供應商履約檢查。加強履約過程管理，要求供應商在供貨時間、產品質量、售后服務等方面嚴格按合同規范落實履約責任，定期對合同執行情況進行追蹤分析，持續開展供應商履約行為檢查。重點對供應商是否按照采購文件及中標（成交）通知書要求，及時簽訂合同、及時供貨、所供物資是否與采購文件及中標（成交）通知書一致等進行檢查，對其中存在的問題按規定進行供應商信用評價。（4）嚴格供應商信用評價。嚴格落實《物資供應商信用評價管理辦法》規定，堅持公平公正、動態管理、信息共享、風險預警的原則，及時收集車間班組、技術、驗收部門對物資運用中的反饋信息，追蹤供貨時間、物資質量和售后服務情況，對供應商真實、準確地實施評價。（5）嚴格供應商關系管理。按照《物資供應商關系管理辦法》要求，及時處理供應商日常不良行為，規范調整供應商合作關系，通過暫停采購、列入黑名單等手段，維護采購市場秩序，引導供應商誠信履約，防范物資采購風險。（6）嚴格供應商索賠管理。供應商不履行合同義務、履行合同義務不符合約定或違反其相關承諾時，由合同簽訂單位依據合同約定及時向供應商追償索賠，同時將賠付情況詳細記錄留存并報路局物資部門；對索賠未能成功的要及時組織分析，查明原因并制定有效方案，提高索賠成功率。

3.緊盯“結合部”，細化管采供職責，實現采購供應各環節高效銜接。總結分析“管、采、供”分離實施一年來物資管理處、物資采購所、物資供應段整體運行情況，從物資計劃、采購、供應、合同、驗收、結算、信息系統應用等方面全面梳理、認真摸底，逐個環節查找問題、分析原因、制定措施，并完善固化相關制度，進一步明確相關部門職能定位、各環節職責分工、管理要求、工作標準，消除結合部影響，實現無縫銜接，理順管、采、供全流程，逐步形成分級分權、相互制衡、統籌兼顧、協同合作的物資管理體制。

4.緊盯“大數據”，推進物資管理信息化運用，完善物資采購供應管控手段。全力推進物資管理大數據應用，以“數據支撐+信息模型+專業管理”為有效手段，探索、創新、完善物資管理方法和路徑。（1）推動總公司“1系統+1平臺”全覆蓋。一是規范物資范圍。明確應納入鐵路物資管理信息系統的物資范圍，逐步將大修、更新改造物資計劃、采購、合同、收入、支出等關鍵環節管理全部納入系統管理。二是規范業務流程。細化明確業務流程，充分運用“1系統+1平臺”，實現物資計劃、采購、供應、庫存、合同、驗收、結算、調劑、報廢、處置等業務的全流程管理。（2）應用物資系統“大數據服務平臺”強內功。充分利用物資系統“大數據服務平臺”，提高物資現場管控能力。推進紀律規矩系統應用，實現站段、車間班組對物資管理制度的及時掌握；推進車間班組收發存系統應用，實現全局包括材料科、車間班組物資庫存的動態管理；推進采購追蹤系統應用，實現采購項目從預算、計劃、采購、合同簽訂、到貨驗收、付款等全過程信息化管理、實時追蹤，督促采購結果有效落實；推進供應商信用評價系統應用，實現全局包括車間班組一線職工對物資質量問題的及時反饋和供應商履約情況的整體評價。（3）借助“中鼎智慧物流云平臺”補短板。貫徹落實《物資采購全程物流管理辦法》要求，發揮中鼎智慧物流云平臺優勢，依靠其技術手段支持，補強實體物資在物流配送環節缺乏有效監管這一短板，實現我局物資采購物流配送全程可視、可控管理。（4）探索在配件管理中應用二維碼技術。為加強物資全壽命周期和全過程管理，建議首先在客車配件上探索使用二維碼技術。利用二維碼技術，有效連通物資管理信息系統與生產檢修信息系統，把重要配件規格型號、編碼編號、采購時間、供應商、價格等基本信息與配件安裝使用信息、生產作業信息、質量追蹤信息等使用過程中各類信息進行關聯，形成重要配件的大數據信息，實現對物資驗收入庫、標識打碼、出庫使用、維修直至報廢全過程、全壽命周期管理。（5）通過機控手段加強代理供應商管理。在物資采購商務平臺增設生產廠確認功能模塊，實現物資供應信息的兩級供應商確認功能，由生產廠對代理商供應我局的物資是否從其處采購，是否由其發運或生產產品的主要原材料是否由其供應進行確認。兩級供應商確認、簽收物資采購訂單，錄入發貨信息，確保供應我局的物資來源真實可靠。

四、結束語

通過推進物資全流程管理，可以強化物資采購供應質量安全；通過嚴格供應商全方位管理，可以推進物資市場環境安全發展；通過細化管采供職責，可以實現采購供應各環節高效銜接。通過推進物資管理信息化運用，可以完善物資采購供應管控手段。物資市場環境健康發展、采購供應各環節的良好運作，可以確保鐵路生產用物資的源頭質量，可以更好地為鐵路生產提供可靠的物資供應保障。

參考文獻：

[1] 趙亞.鐵路重要配件“身份證”管理的研究與實施.鐵路采購與物流，2015（11）

（作者單位：太原鐵路局物資管理處 山西太原 030013）

（責編：若佳）