計算機技術在辦公自動化中的應用探析

劉衡燕

摘 要：隨著計算機網絡化進程的日益加快，計算機技術也成為新時代、新背景下的典型代名詞，它所惠及到的行業數量也與日俱增，依托于計算機技術，越來越多的企業引入辦公自動化流程，旨在提高工作效率，間接為企業創造經濟效益與社會效益。

關鍵詞：計算機技術 辦公自動化 應用探析

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）12（c）-0008-02

企業決策者為了順應市場經濟需要，適時采取有效措施進行企業改革，辦公自動化管理理念就是改革模式中最重要的組成部分。隨著市場競爭形勢日趨激烈，企業的辦公自動化應用水平也在悄然提升。

1 辦公自動化的概念認知

辦公自動化就是計算機網絡技術與現代化辦公有機結合到一起的辦公模式，它突出“自動化”理念，而打破了過去的人為操作格局。辦公自動化在各企事業單位中也被稱為OA系統，而在政府部門則被稱作電子政務。實行辦公自動化對提升辦公效率、確保辦公質量、滿足企業需求具有現實意義[1]。

隨著辦公自動化在各大企事業單位的普及，也衍生出一些智能辦公的分支，比如大數據管理，它就是基于辦公自動化而產生的新名詞。目前，企業管理中除了建立完善的辦公自動化平臺外，還兼顧建立了大數據管理庫，旨在進一步提升管理績效，跟上現代企業管理的步伐。

辦公自動化最初歸屬于計算機軟件的類別，經過不斷的實踐創新，逐步建立了網絡數據平臺，它不僅是各個行業依賴的辦公方式，而且還能整合各個行業的各種資源，包括人力資源、財務資源、后勤保障資源、管理資源、組織資源等，通過各種資源的整合，建立完善的數據庫，將這些資源所涉及到的文字、圖片、影像等資料全部納入數據庫當中，進行統一管理監督。應用辦公自動化使企業管理更具公允性，企業決策層領導的管理效力與各個部門的執行效果都能夠得到切實體現[2]。

2 辦公自動化平臺的優勢

辦公自動化的出現完全取代了人工辦公，而各個企業也在實際經營管理過程中，對辦公自動化平臺時時進行優化，以求實現辦公效率最大化。

2.1 形式獨立，易于管理

辦公自動化有效地運用了計算機技術，而在實際工作中發揮著至關重要的作用。對于企業來說，辦公自動化平臺的性質大同小異，而它們卻存在一個共性，就是相對獨立而不分散，在管理時，只需要借助于一個客戶端就可以實現遠程操控，這也是企業決策者熱衷于辦公自動化管理的主要原因[3]。

比如企業內部的指令下達，以往通過發放文件的形式予以傳達，接收人卻往往將文件精神拋在腦后，未能及時傳達，導致領導的指令失效。而現在只需要通過自動化辦公平臺發布指令，直接下屬部門或管理人員第一時間接收到指令，及時形成發放指令，一鍵操作就可以實現文件內容的傳遞，只要基層管理人員或員工打開電腦，辦公平臺就會發出指令提示，使文件精神得以落實。自動化辦公平臺的獨立性更易于企業決策者直接管理，省略了不必要的中間環節。

2.2 信息同步，數據精確

對于企事業單位來說，各級管理人員打開自動化辦公平臺的界面時，都需要輸入網絡管理員預設的賬號和密碼進行登錄，進入主業面以后，所有人看到的信息與管理員看到信息完全一致，而且當企業發布新的信息時，所有人會同時看到信息內容，這中間不經過任何緩沖的過程，確保了信息同步分享，以及數據的精準[4]。

2.3 操作便捷，數據安全

建立辦公自動化平臺的目的就是為了提高辦公辦事效率，同時也是為了保障企業內部數據的安全，而辦公自動化平臺從登錄客戶端的操作開始，就設置了層層安全防護屏障，使外來人員無法獲取界面信息。而且數據庫中的數據及文件資料信息也進行了加密設置，沒有網絡管理員的解鎖密碼無法開啟。這樣一來，只有企業內部人員才有登錄和訪問平臺的權限，哪怕換作別的電腦登錄，也會被限制區域登錄權限，進而保障了企業信息數據的安全性。

3 計算機技術在辦公平臺中的應用

辦公自動化平臺依托于計算機技術存在，因此，在平臺實際運行當中，計算機技術起到了至關重要的作用。

3.1 數據及文字處理技術的應用

計算機技術在辦公自動化平臺中的應用，使辦公流程得到簡化，數據處理方式得到優化。尤其是計算機技術當中的文本處理工具，為企業的文職人員提供了便利條件。比如Word、WPS等文本處理軟件，已成為絕大多數企業進行文字信息處理時所應用的辦公軟件，而軟件開發者每年對現行版本進行升級，優化了軟件結構，加載了很多新的功能，讓使用者開展工作時更易于上手，易于操作。像文本處理中的制作表格功能、簡單的繪圖功能、文字糾錯功能，都在一步步地進行改進，以滿足更多用戶的需求[5]。

3.2 信息獲取的及時性

計算機技術衍生出很多新興的行業，而這些行業作為企業獲取數據信息的載體，已被公眾所認可。像早期的搜狐、網易、360網絡客戶端，每天都有數以萬計的信息量。企業的管理人員在經營管理過程中必須要吸收新的知識，以充實自己，提升身的管理水平，因此，也離不開外界信息的養分汲取，恰恰是計算機技術所延伸出來的這些客戶端分支，為企業管理者提供了高效、快捷、及時的信息數據，為管理者做出正確的決策判斷提供有力依據。

3.3 交流溝通零距離

企業傳統的交流溝通一般都采取電話與面談的方式，而受到空間和時間的限制，有些管理者不能及時獲取領導的指令和思想，對今后開展各項工作極為不利，而計算機技術的應用有效的解決了這一難題。

結合互聯網，企業通過辦公平臺，利用先進的計算機技術實現遠程交流，是眾多企業采取的交流方式，這種通過視頻直播的方式與領導直接面對面溝通，也被廣大企業管理者所接受，同時也拉近了與領導之間的距離，溝通不受阻，信息傳遞及時透明，進而大大提升了工作效率。

4 計算機技術應用存在的問題

雖然計算機技術為我們的生活提供了便利，但是由于我國計算機技術起步晚，在應用過程中還或多或少的存在一些亟需解決的問題。

4.1 專業人才短缺

計算機技術屬于高端技術，需要專業人才的支撐。目前，眾多企業中并沒有專業的計算機技術管理部門，只是設置了1名或2名網絡管理員，負責對日常的辦公自動化平臺進行維護，而網絡管理員的專業技術水平與計算機技術所要求的層次還相差甚遠，他們只能解決存于表面的自動化平臺故障，并不能有效解決計算機終端的問題，所以導致企業辦公自動化平臺的正常運行受到影響，進而使企業的整個辦公流程受阻，給企業帶來直接的經濟損失。

因此，對于企事業單位來說，應注重計算機技術人才的培養和外聘，打破目前的管理僵局，建立完善的人才引入機制，進一步優化企業辦公自動化平臺以及做好后期的運行維護工作。

4.2 安全性能還有待提高

企業最關心的就是數據安全問題，一旦大量的數據信息泄漏，無疑會給企業帶來巨大的經濟損失。目前，辦公自動化平臺安全防護機制還不夠健全，相關的安全風險應對措施還不完善，后臺安全監管力度還有待加強。企業應專門設置一個辦公自動化平臺的管理部門，明確主管領導的職責，實時對辦公自動化平臺進行有效監控，進而查找出其中的漏洞與問題點，并及時予以糾正，避免給單位帶來損失。

5 結語

計算機技術在辦公自動化中的有效應用，取締了以往的人力辦公格局，突出了計算機技術的強大指導性功能。隨著企事業單位各級領導者的思想意識普遍提高，對辦公自動化的認知力也必將上升到一個新的高度。相信在未來，我國的辦公自動化技術與計算機應用技術一定會達到世界領先水平，受眾群體及受益人群也會大幅度提升，人民群眾的生活質量也會實現新的飛躍。

參考文獻

[1] 張步峰.計算機技術在辦公自動化中的應用探析[J].數碼世界，2017（12）：414-415.

[2] 張婧.試談計算機技術在辦公自動化中的應用[J].電腦編程技巧與維護，2018（7）：63-64，90.

[3] 張雷，張正斌.探究計算機技術在辦公自動化中的應用[J].科學與財富，2017（18）：233.

[4] 韋忠慶.計算機技術在辦公自動化中的應用[J].科技風，2017（12）：86.

[5] 李薇.辦公自動化中的計算機技術應用[J].數字化用戶，2018，24（9）：137.