淺談人事檔案管理在人力資源管理中的重要性

楊瑩　劉東進

摘要：人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分之一，在現(xiàn)代企業(yè)、事業(yè)單位中均得到了一定重視。基于此，本文以人事檔案管理在人力資源管理中的重要性作為出發(fā)點，論述其對了解人力資源狀況、進行后續(xù)管理方面的價值，并以此為基礎(chǔ)，分析當前人事檔案管理的問題以及強化辦法等內(nèi)容。旨在通過分析明晰人事檔案管理工作的重要作用，為后續(xù)工作提供一定的參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；人力資源管理；數(shù)據(jù)支持；信息化

人事檔案是我國的管理特色之一，是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。就人力資源管理工作而言，人事檔案的存在可以很大程度上簡化管理的流程，提升管理的效率。目前來看，我國部分企事業(yè)單位的人事檔案管理存在一定問題，制約了人力資源管理工作，分析其問題所在以及應(yīng)對的方法，有利于后續(xù)工作的開展和優(yōu)化。

1人事檔案管理在人力資源管理中的重要性分析

（一）便于企事業(yè)單位了解人力資源狀況

通過人事檔案，企事業(yè)單位可以直接了解當前員工狀況，大量完備的人事檔案則有利于企事業(yè)單位了解各項細節(jié)內(nèi)容，為后續(xù)工作做好準備。通常來說，企事業(yè)單位的人力資源工作是不斷進行、持續(xù)優(yōu)化的，如某企業(yè)準備開拓新市場，在選取負責人時，可以直接調(diào)取人事檔案，選擇企業(yè)內(nèi)部具有豐富市場經(jīng)驗的人員作為負責人，挑選銷售人員、業(yè)務(wù)人員時，同樣可以應(yīng)用檔案快速進行。如果該企業(yè)檔案管理不力，可能需要投入更多精力進行上述工作。

（二）為人力資源工作提供數(shù)據(jù)支持

數(shù)據(jù)信息對現(xiàn)代企事業(yè)單位的人力資源管理價值重大，由于現(xiàn)代企事業(yè)單位管理的內(nèi)容是多樣化的，而且存在顯著的動態(tài)變化，缺少結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)將導致人力資源相關(guān)工作的繁瑣程度大為增加，應(yīng)用人事檔案，企事業(yè)單位可以直接快速的通過設(shè)定參數(shù)的辦法篩選相關(guān)信息。假定某企業(yè)準備進行薪酬方面的調(diào)整工作，需要了解人員此前從事各類工作時的收入水平，如果逐一進行詢問、調(diào)查，工作量較大而且浪費時間。以完備的人事檔案作為基礎(chǔ)，企業(yè)可以直接了解各類所需數(shù)據(jù)。此外，企事業(yè)單位還可以根據(jù)認識檔案系統(tǒng)的了解內(nèi)部人才，針對性地挖掘、培養(yǎng)，避免人才埋沒、流失，更好的進行戰(zhàn)略規(guī)劃。

（三）便于企業(yè)進行后續(xù)管理

無論是企業(yè)單位還是事業(yè)單位，其人力資源管理工作均會顯著影響內(nèi)部組織架構(gòu)、行政等一系列工作，在進行管理時，也應(yīng)從內(nèi)部入手，首先完善人力資源管理，而人事檔案管理是人力資源管理的基礎(chǔ)支持之一，重要性不言而喻。如某事業(yè)單位準備優(yōu)化內(nèi)部管理構(gòu)架，成立監(jiān)督部門，可以應(yīng)用人事檔案進行數(shù)據(jù)分析，了解監(jiān)督部門所需的人才數(shù)目、人員類別，制定科學合理的人力資源開發(fā)計劃。此外，該事業(yè)單位也可以結(jié)合檔案直接進行人才挑選，將具備高度責任心、有行政經(jīng)驗、監(jiān)督管理經(jīng)驗的人員挑選出來，充實到監(jiān)督部門中。

2當前人事檔案管理的問題

（一）信息化程度不高

現(xiàn)代環(huán)境下，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化是人力資源管理等工作的主要趨勢，結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)可以直觀的顯示目標對象的規(guī)律性，大大提升各類工作的效率。但目前來看，部分企業(yè)和大部分事業(yè)單位在進行人事檔案管理時，依然采用傳統(tǒng)方式，以紙質(zhì)檔案為主，這一方式雖然使檔案管理的安全性和規(guī)范性得到保證，不過非信息化的數(shù)據(jù)信息在進行整合時存在難度，不利于提升工作成效。

（二）檔案管理混亂

檔案管理的混亂體現(xiàn)在兩個方面，一是檔案分散，二是檔案重復(fù)。檔案分散的問題在各行業(yè)均有體現(xiàn)，由于人員流動、企事業(yè)單位內(nèi)部人員派遣等情況頻發(fā)，人員的檔案也因此處于不斷流動中，造成檔案分散的問題，所屬部門未能有效進行管理。檔案重復(fù)是一種嚴重的管理問題，我國的人事檔案管理要求人員檔案與人員一一對應(yīng)，重復(fù)存在的內(nèi)部檔案導致信息重疊，也導致管理無序。

（三）檔案更新不及時

人員的經(jīng)歷是不斷變化、越來越豐富的，這要求檔案做出對應(yīng)更新。目前來看，部分企事業(yè)單位對于檔案更新工作的重視程度明顯不足。一方面，人員存在流動性較高的問題，檔案的更新工作對于當前單位的實際意義并不是特別大；另一方面更新檔案前也要考慮各類信息的真實性，工作量相對較大，難以快速的進行，這些問題應(yīng)在后續(xù)工作中設(shè)法解決。

3強化人事檔案管理的辦法

（一）提高信息化程度

對人事檔案進行管理應(yīng)結(jié)合當前實際情況，不斷優(yōu)化管理理念、更新管理手段，信息化管理是目前較為可行的方式之一。所謂信息化，是指將人事檔案的核心內(nèi)容以電子信息的形式輸入計算機，并應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)作為平臺進行更新、管理。信息化管理有助于使人事檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化，便于調(diào)取和應(yīng)用。如某事業(yè)單位共有員工2300人，人事檔案較多，可以將其按工齡、性別、科室等進行分類，首先在計算機中建立檔案信息庫，按分類模式下設(shè)若干分目，將人員檔案輸入其中，并建立檢索模塊，便于人員調(diào)取和應(yīng)用。信息化管理模式下，還應(yīng)注意檔案安全問題，以免檔案遺失。

（二）提高整體管理水平

企事業(yè)單位人事檔案管理水平的整體提高，需要從管理意識到管理手段全方面進行優(yōu)化。在管理人事檔案時，事業(yè)單位應(yīng)從自身發(fā)展的內(nèi)外環(huán)境出發(fā)，積極改良各種規(guī)章制度，使得其人事管理機制始終符合自身發(fā)展的需要。比如上文所述的檔案信息化，應(yīng)首先確保網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，這要求該事業(yè)單位提升對以太網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)連接、計算機的管理水平，建立防護機制、授權(quán)制度等。以授權(quán)制度為例，信息檔案庫的管理、信息調(diào)取應(yīng)在對應(yīng)權(quán)限下進行，該單位可以針對性的授予管理人員權(quán)限，其他人員在無授權(quán)情況下不能進入信息庫，以此保證信息安全，提升管理的水平，并進一步提升人力資源工作的成效。

（三）建立專管制度

專管制度是指針對人事檔案管理需求，建立專門的辦公室、選擇專門的人員全面負責。在當前大部分企事業(yè)單位中，人事檔案管理工作是由人事部門負責的，中小企業(yè)則可能由管理人員兼管，后續(xù)工作中，可以進一步將管理內(nèi)容細化，重視責任的落實。如人事專員甲專門負責收集、保管紙質(zhì)檔案，乙負責信息化檔案的輸入和存儲，丙負責對檔案進行更新和檢查。在分工模式下，所有工作落實到個人，有利于完善管理細節(jié)，避免人事檔案更新不及時、檔案遺失等問題，也能夠在問題出現(xiàn)進行追責，更好的推動人力資源管理工作。

4總結(jié)

通過分析人事檔案管理在人力資源管理中的重要性，明確了相關(guān)理論。人事檔案管理在人力資源管理中的重要性突出，便于企業(yè)了解人力資源狀況、進行分析管理，也能為人力資源工作提供數(shù)據(jù)支持。當前人事檔案管理存在一定問題，包括信息化程度不高、管理混亂、更新不及時等，可以通過提高信息化程度、提高整體管理水平、建立專管制度加以解決。后續(xù)工作中，應(yīng)充分意識到人事檔案管理的重要性，并采取對應(yīng)措施提升管理水平。endprint