食品藥品檔案管理信息化建設研究

王鋒

摘要：在我國經濟不斷發展的過程中，人們的生活水平得到了提升，對食品藥品的安全性和質量管理等越來越關注。對食品藥品的管理來說，檔案管理起著本質性作用，并且需要以專業技術作為基礎支撐。信息化管理已經在很多行業中都廣泛應用，特別是在檔案管理中有非常重要的作用。目前，我國食品藥品監管檔案管理還未完全信息化，本文主要針對食品藥品監管檔案管理信息化建設進行簡要的探析。

關鍵詞：食品藥品監管；檔案管理；信息化建設

食品藥品監督管理工作的開展是人們飲食用藥安全的基本保障，相關的檔案管理則是確保食品藥品安全性的基礎依據。信息化技術在應用于檔案管理的過程中，能夠呈現出較多的優勢，發揮信息化作用。在對食品藥品進行監管的過程中，利用先進的計算機網絡技術準確探查相關信息，保證食品藥品監管的真實性，為人們提供更加優質的服務。

1食品藥品檔案管理信息化的優勢

1、提高工作效率

在傳統的食品藥品監管過程中，大多數相關部門都是利用紙質記錄的方式建立檔案。在進行檔案管理的過程中，引入信息技術能夠對檔案進行即時分類歸檔，對相關文件進行存儲、收集和登記，在查詢過程中也比較方便，極大地提高了檔案管理的工作速度，速度的提高和質量的提升直接促進工作效率的提高。檔案管理信息化能夠在一定程度上保證歸檔率，并有效保存檔案內容，從實質上提升工作效率。

2、空間優勢

檔案管理信息化的空間優勢主要體現在其能夠節約大量的存儲檔案信息的空間。在傳統的食品藥品檔案管理中，管理人員需要用專門的檔案儲存室將文檔歸檔，占用了大量的實際空間。但是在食品藥品檔案管理信息化建設中，通過利用信息技術管理食品藥品檔案則只需要將檔案信息錄入帶、磁盤中，然后利用芯片將其保存，還能延長檔案的存儲時間。

3、資源共享

在利用傳統的管理方式進行食品藥品檔案管理的過程中，要獲取檔案信息，就需要親自前往檔案存儲地點進行查閱，受到了較大的時間和空間限制。通過食品藥品檔案管理信息化建設，利用信息技術開展檔案管理工作之后，就能夠在網絡平臺上實現資源的實時共享，速度較快且及時，還能夠進行工作交流，對獲取檔案資源有較大的幫助。

2食品藥品檔案監管現狀

1、忽視電子檔案監管

我國很多食品藥品檔案管理部門在工作的過程中都是延續傳統的紙質管理方式，不僅不符合社會的發展，還給檔案監管工作的開展帶來一定的難度。部分管理人員認為，在對食品藥品檔案進行監管的過程中，只需要保證信息的準確無誤就行，從而忽視了電子檔案的監督管理。同時由于部分單位對檔案監管的投入力度較小，很多監管人員只是簡單地將檔案進行保存，而在需要查詢檔案相關信息的時候就存在一定的困難。這種忽視電子檔案管理的做法使得檔案保存時間較短，不能及時查詢到有關信息，不利于食品藥品監督管理工作的開展。

2、硬件設施滯后

檔案管理信息化建設要求具備足夠的硬件設施，但是很多食品藥品監管部門的辦公條件并不完善，只是單純地設置了檔案室，缺乏專人負責，并且沒有相應的防范措施。部分檔案管理只配備了基礎的計算機、掃描儀，甚至還有些檔案室連掃描儀都沒有，嚴重影響檔案管理工作的開展。硬件設施滯后還體現在監管部門沒有建立信息系統，不能實現資源共享，人員配備不足，管理知識結構老化，難以為信息化建設提供基礎條件，因此食品藥品檔案監管現狀不佳，急需對食品藥品檔案管理進行信息化建設。

3、整體監管不到位

食品藥品監管需要由全面性的工作準備打好根基，并且將相關的工作制度和條例落實到位。實際上，很多食品藥品監管部門在開展工作的過程中沒有足夠的技術支持，甚至部分單位為了節約管理時間和投入，將食品藥品檔案與其他檔案共同管理。監管人員在巡查工作的過程中，沒有盡到職責，導致管理混亂，不能完全分清檔案性質和內容，影響食品藥品的安全性，對于食品藥品檔案管理的整體監管不到位導致影響嚴重。

4、信息化監管水平不高

目前，我國部分食品藥品監管部門的監管方式比較落后，不能完全滿足信息化監管要求。食品藥品監管部門中沒有大量使用信息設備開展檔案管理工作，很多管理人員仍然使用手工收集和檢索檔案。這種低水平的工作形式使得檔案在收集、開發和利用的過程中缺乏技術保障，阻礙檔案管理的信息化建設。

3食品藥品檔案監管信息化建設對策

1、整合資源建設信息監管系統

對食品藥品監管信息化來說，對資源進行整合非常重要。監管部門需對已有的檔案資源進行集中管理，然后招標采購相關的檔案資源管理軟件，配備硬件設施。監管人員需要具備自己的電腦、數碼相機，部門需要配備檔案柜和掃描儀和網絡設施等。食品藥品監管部門需要通過建設信息監管系統強化監管效率，提高食品藥品安全。在對檔案進行管理的過程中，需要將不同文件格式的檔案信息資源進行存儲，利用服務器形成數據庫，強化食品藥品監管的公開性，讓民眾能夠對檔案相關內容進行了解。

2、合理運用云技術

云技術的應用主要是增強食品藥品監管檔案信息查詢網絡的穩定性和安全性。監管部門可以利用云技術將檔案信息直接存儲在云端平臺上，這樣能夠降低服務器和電腦設備的購買成本。由于云技術在使用過程中具有良好的性能，就可以降低設備維護更新的成本。目前我國的云技術比較成熟，很多行業在儲存數據資料的過程中都會直接應用云端存儲平臺，食品藥品監管人員可以利用這種方式對檔案資源進行監督管理。我國很多食品藥品監管都是地方性開展工作，云技術就能夠集中各個地區的檔案資源，實現全國性檔案管理信息系統平臺，增強統一管理。

3、全面增大監管力度

食品藥品檔案信息化建設需要由監管工作的效用為基礎，因此，監管部門需要增大監管力度，保證檔案管理工作有章可循。在實際監管過程中，需要依據《檔案法》和食品藥品監管條例開展檔案管理工作。管理部門需要對管理人員進行約束，保證其堅守職業道德，具備高素質，才能全面保證檔案信息管理的有效性。食品藥品監管單位需要加大投入力度，改善硬件設施環境。在開展工作的過程中，需及時對檔案設備進行維護，整理檔案資料，完善電子檔案，強化檔案管理督查和指導效用。

4、提高檔案監管及創新能力

信息化建設不僅需要從電子檔案的建立和完善入手，還需要從實際工作內容及檔案管理創新方面進行分析。在對食品藥品檔案進行監管的過程中，監管部門需要強化網絡環境建設，利用信息技術做好檔案信息的傳輸和采集，并且對內部信息進行檢索。在配備硬件設施的過程中需要建立大容量的信息存儲數據庫，并且提高服務器系統的性能。監管人員需要根據專業管理知識進行創新，從監管模式和監管內容上完善信息化建設，為食品藥品監管效用提供保障。

4結語

綜上所述，檔案信息化建設是很多行業都在不斷完善的工作內容。建設食品藥品檔案信息化管理系統對于保障人們的健康安全有重要的作用。在建設信息化檔案管理系統的過程中，需要整合資源建設信息監管系統，合理運用云技術開展檔案管理工作，增強監管及創新力度，增強食品藥品檔案的社會服務功能，提高檔案管理水平。endprint