食品藥品檔案管理信息化建設(shè)研究

王鋒

摘要：在我國經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過程中，人們的生活水平得到了提升，對食品藥品的安全性和質(zhì)量管理等越來越關(guān)注。對食品藥品的管理來說，檔案管理起著本質(zhì)性作用，并且需要以專業(yè)技術(shù)作為基礎(chǔ)支撐。信息化管理已經(jīng)在很多行業(yè)中都廣泛應(yīng)用，特別是在檔案管理中有非常重要的作用。目前，我國食品藥品監(jiān)管檔案管理還未完全信息化，本文主要針對食品藥品監(jiān)管檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行簡要的探析。

關(guān)鍵詞：食品藥品監(jiān)管；檔案管理；信息化建設(shè)

食品藥品監(jiān)督管理工作的開展是人們飲食用藥安全的基本保障，相關(guān)的檔案管理則是確保食品藥品安全性的基礎(chǔ)依據(jù)。信息化技術(shù)在應(yīng)用于檔案管理的過程中，能夠呈現(xiàn)出較多的優(yōu)勢，發(fā)揮信息化作用。在對食品藥品進(jìn)行監(jiān)管的過程中，利用先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)準(zhǔn)確探查相關(guān)信息，保證食品藥品監(jiān)管的真實性，為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1食品藥品檔案管理信息化的優(yōu)勢

1、提高工作效率

在傳統(tǒng)的食品藥品監(jiān)管過程中，大多數(shù)相關(guān)部門都是利用紙質(zhì)記錄的方式建立檔案。在進(jìn)行檔案管理的過程中，引入信息技術(shù)能夠?qū)n案進(jìn)行即時分類歸檔，對相關(guān)文件進(jìn)行存儲、收集和登記，在查詢過程中也比較方便，極大地提高了檔案管理的工作速度，速度的提高和質(zhì)量的提升直接促進(jìn)工作效率的提高。檔案管理信息化能夠在一定程度上保證歸檔率，并有效保存檔案內(nèi)容，從實質(zhì)上提升工作效率。

2、空間優(yōu)勢

檔案管理信息化的空間優(yōu)勢主要體現(xiàn)在其能夠節(jié)約大量的存儲檔案信息的空間。在傳統(tǒng)的食品藥品檔案管理中，管理人員需要用專門的檔案儲存室將文檔歸檔，占用了大量的實際空間。但是在食品藥品檔案管理信息化建設(shè)中，通過利用信息技術(shù)管理食品藥品檔案則只需要將檔案信息錄入帶、磁盤中，然后利用芯片將其保存，還能延長檔案的存儲時間。

3、資源共享

在利用傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行食品藥品檔案管理的過程中，要獲取檔案信息，就需要親自前往檔案存儲地點(diǎn)進(jìn)行查閱，受到了較大的時間和空間限制。通過食品藥品檔案管理信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)開展檔案管理工作之后，就能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺上實現(xiàn)資源的實時共享，速度較快且及時，還能夠進(jìn)行工作交流，對獲取檔案資源有較大的幫助。

2食品藥品檔案監(jiān)管現(xiàn)狀

1、忽視電子檔案監(jiān)管

我國很多食品藥品檔案管理部門在工作的過程中都是延續(xù)傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，不僅不符合社會的發(fā)展，還給檔案監(jiān)管工作的開展帶來一定的難度。部分管理人員認(rèn)為，在對食品藥品檔案進(jìn)行監(jiān)管的過程中，只需要保證信息的準(zhǔn)確無誤就行，從而忽視了電子檔案的監(jiān)督管理。同時由于部分單位對檔案監(jiān)管的投入力度較小，很多監(jiān)管人員只是簡單地將檔案進(jìn)行保存，而在需要查詢檔案相關(guān)信息的時候就存在一定的困難。這種忽視電子檔案管理的做法使得檔案保存時間較短，不能及時查詢到有關(guān)信息，不利于食品藥品監(jiān)督管理工作的開展。

2、硬件設(shè)施滯后

檔案管理信息化建設(shè)要求具備足夠的硬件設(shè)施，但是很多食品藥品監(jiān)管部門的辦公條件并不完善，只是單純地設(shè)置了檔案室，缺乏專人負(fù)責(zé)，并且沒有相應(yīng)的防范措施。部分檔案管理只配備了基礎(chǔ)的計算機(jī)、掃描儀，甚至還有些檔案室連掃描儀都沒有，嚴(yán)重影響檔案管理工作的開展。硬件設(shè)施滯后還體現(xiàn)在監(jiān)管部門沒有建立信息系統(tǒng)，不能實現(xiàn)資源共享，人員配備不足，管理知識結(jié)構(gòu)老化，難以為信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)條件，因此食品藥品檔案監(jiān)管現(xiàn)狀不佳，急需對食品藥品檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)。

3、整體監(jiān)管不到位

食品藥品監(jiān)管需要由全面性的工作準(zhǔn)備打好根基，并且將相關(guān)的工作制度和條例落實到位。實際上，很多食品藥品監(jiān)管部門在開展工作的過程中沒有足夠的技術(shù)支持，甚至部分單位為了節(jié)約管理時間和投入，將食品藥品檔案與其他檔案共同管理。監(jiān)管人員在巡查工作的過程中，沒有盡到職責(zé)，導(dǎo)致管理混亂，不能完全分清檔案性質(zhì)和內(nèi)容，影響食品藥品的安全性，對于食品藥品檔案管理的整體監(jiān)管不到位導(dǎo)致影響嚴(yán)重。

4、信息化監(jiān)管水平不高

目前，我國部分食品藥品監(jiān)管部門的監(jiān)管方式比較落后，不能完全滿足信息化監(jiān)管要求。食品藥品監(jiān)管部門中沒有大量使用信息設(shè)備開展檔案管理工作，很多管理人員仍然使用手工收集和檢索檔案。這種低水平的工作形式使得檔案在收集、開發(fā)和利用的過程中缺乏技術(shù)保障，阻礙檔案管理的信息化建設(shè)。

3食品藥品檔案監(jiān)管信息化建設(shè)對策

1、整合資源建設(shè)信息監(jiān)管系統(tǒng)

對食品藥品監(jiān)管信息化來說，對資源進(jìn)行整合非常重要。監(jiān)管部門需對已有的檔案資源進(jìn)行集中管理，然后招標(biāo)采購相關(guān)的檔案資源管理軟件，配備硬件設(shè)施。監(jiān)管人員需要具備自己的電腦、數(shù)碼相機(jī)，部門需要配備檔案柜和掃描儀和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等。食品藥品監(jiān)管部門需要通過建設(shè)信息監(jiān)管系統(tǒng)強(qiáng)化監(jiān)管效率，提高食品藥品安全。在對檔案進(jìn)行管理的過程中，需要將不同文件格式的檔案信息資源進(jìn)行存儲，利用服務(wù)器形成數(shù)據(jù)庫，強(qiáng)化食品藥品監(jiān)管的公開性，讓民眾能夠?qū)n案相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行了解。

2、合理運(yùn)用云技術(shù)

云技術(shù)的應(yīng)用主要是增強(qiáng)食品藥品監(jiān)管檔案信息查詢網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性和安全性。監(jiān)管部門可以利用云技術(shù)將檔案信息直接存儲在云端平臺上，這樣能夠降低服務(wù)器和電腦設(shè)備的購買成本。由于云技術(shù)在使用過程中具有良好的性能，就可以降低設(shè)備維護(hù)更新的成本。目前我國的云技術(shù)比較成熟，很多行業(yè)在儲存數(shù)據(jù)資料的過程中都會直接應(yīng)用云端存儲平臺，食品藥品監(jiān)管人員可以利用這種方式對檔案資源進(jìn)行監(jiān)督管理。我國很多食品藥品監(jiān)管都是地方性開展工作，云技術(shù)就能夠集中各個地區(qū)的檔案資源，實現(xiàn)全國性檔案管理信息系統(tǒng)平臺，增強(qiáng)統(tǒng)一管理。

3、全面增大監(jiān)管力度

食品藥品檔案信息化建設(shè)需要由監(jiān)管工作的效用為基礎(chǔ)，因此，監(jiān)管部門需要增大監(jiān)管力度，保證檔案管理工作有章可循。在實際監(jiān)管過程中，需要依據(jù)《檔案法》和食品藥品監(jiān)管條例開展檔案管理工作。管理部門需要對管理人員進(jìn)行約束，保證其堅守職業(yè)道德，具備高素質(zhì)，才能全面保證檔案信息管理的有效性。食品藥品監(jiān)管單位需要加大投入力度，改善硬件設(shè)施環(huán)境。在開展工作的過程中，需及時對檔案設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，整理檔案資料，完善電子檔案，強(qiáng)化檔案管理督查和指導(dǎo)效用。

4、提高檔案監(jiān)管及創(chuàng)新能力

信息化建設(shè)不僅需要從電子檔案的建立和完善入手，還需要從實際工作內(nèi)容及檔案管理創(chuàng)新方面進(jìn)行分析。在對食品藥品檔案進(jìn)行監(jiān)管的過程中，監(jiān)管部門需要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)，利用信息技術(shù)做好檔案信息的傳輸和采集，并且對內(nèi)部信息進(jìn)行檢索。在配備硬件設(shè)施的過程中需要建立大容量的信息存儲數(shù)據(jù)庫，并且提高服務(wù)器系統(tǒng)的性能。監(jiān)管人員需要根據(jù)專業(yè)管理知識進(jìn)行創(chuàng)新，從監(jiān)管模式和監(jiān)管內(nèi)容上完善信息化建設(shè)，為食品藥品監(jiān)管效用提供保障。

4結(jié)語

綜上所述，檔案信息化建設(shè)是很多行業(yè)都在不斷完善的工作內(nèi)容。建設(shè)食品藥品檔案信息化管理系統(tǒng)對于保障人們的健康安全有重要的作用。在建設(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)的過程中，需要整合資源建設(shè)信息監(jiān)管系統(tǒng)，合理運(yùn)用云技術(shù)開展檔案管理工作，增強(qiáng)監(jiān)管及創(chuàng)新力度，增強(qiáng)食品藥品檔案的社會服務(wù)功能，提高檔案管理水平。endprint