檔案室電子檔案統計臺賬的建立與應用研究

趙金龍

摘要：隨著我國社會經濟的快速發展，我國檔案管理方面也取得了很大的進步，在各個行業中都需要建立起電子檔案用來管理檔案與文件，電子統計管理已經成為未來發展的主要趨勢，本文能夠通過對電子檔案統計臺賬的具體分析，然后根據實際的情況來對檔案管理建立起相應的策略。希望能夠為以后該方面的工作提供一些幫助。

關鍵詞：檔案室；電子檔案；臺賬統計；建立與應用；分析

隨著我國科學技術的快速發展，各個行業都需要建立起相應電子檔案，檔案統計臺賬的主要任務就是要將各種檔案進行收進、整理以及銷毀，根據相應庫藏數量的變化來進行登記，隨著信息化的快速發展，能夠對電子檔案管理工作進行全面的掌握，這也是提出決策的主要工作，在2014年我國相關部門就提出了對全國檔案進行相應的統計，還要將原來報告修改成基本情況的報告，并作出相應內容的調整，只有檔案部門建立起相應的臺賬制度才能夠進行日常的積累。

1電子檔案統計臺賬的建立方法

檔案室在建立起電子檔案統計臺賬的時候，應該考慮到多個方面的內容，從根本上考慮的時候應該對實際工作的需要進行說明，還要借鑒相應的檔案統計格式，從而能夠對各項目做出十分確定的規定，目前在中原油田檔案部門中對檔案進行整體的設計與規劃，電子檔案統計工作中包括有電子檔案方面的統計問題，還有對會計方面的臺賬工作，以及數字錄音方面的工作，這樣主要可以分為幾種類型，根據上面提出的各種方案就能夠獲得一定的管理方式，對統計項目進行概括的時候，應該將類別、年度以及歸檔情況都進行分析，對庫藏的總量也要進行一定的分析與整理，要嚴格按照傳統的檔案進行加工，或者將紙質的檔案轉變為電子的檔案，這其中包括錄音磁帶、影片檔案以及其他的分類。

2檔案電子檔案統計臺賬的應用

在建立電子檔案的時候應該要注意多個方面的問題，首先應該要堅持系統、及時以及準確方面的原則，當電子檔案整理完成之后，就能夠進行入庫或者是移出，然后進行及時的登記或者記錄，還應該將具體的檔案按照嚴格的年度進行一定的分析，將多個年度的信息充分的融合在一起，其次是對計量單位的使用，將檔案室電子檔案的情況進行具體的分析，假如將檔案容量的單位作為是GB，那么數字電子檔案的時長就能夠看作是小時，這對一個檔案的總量來說是十分重要的，但是是實際的操作過程中，應該進行嚴格的控制對數據的顯示可以按照KB，或者是按照分秒的形式進行計算，在進行電子檔案記賬的時候要注意計量的換算，這是十分重要的部分，同時如果能夠利用合適的計算單位，那么就能夠進行準確的反映出庫藏的具體變化，例如在中原油田系統中就有對該方面的具體描述，將具體的電子檔案規定為是MB作為計量單位，這樣在進行管理的過程中能夠極大的減少檔案人員進行的換算工作量，也能夠提高整個系統的計算量與準確率。進行的方法也是要十分的科學，很多電子檔案都存在以光盤作為載體進行保存的特點，但是由于各個光盤中的內容比較多，因此很難將正確的數據進行顯示出來，針對這一個問題，檔案人員可以從光盤的屬性中找到更好地操作方式，也能夠及時的查看文件的數量與容量大小，利用這種方式對以后的工作也有很大的幫助。最后要將電子檔案統計臺賬要足夠電子化。在建立電子檔案統計臺賬的時候，應該可以利用EXCEL表格的方式，利用表格的形式能夠將強大的篩選功能應用在其中，這樣就能夠得到更好的進步，同時利用一張表格能夠得到更多的數據，還能夠獲得更多的功能，例如在對檔案室的資料進行管理的時候，可以管理2個部門的電子檔案，如果要利用手工的方式進行記賬的時候，就要掌握基本的歸檔情況，然后建立起一定的臺賬以及人工分賬后的數據匯總，如果工作量太大的話就會出現錯誤，這樣對以后的工作是十分不利的，并不要說是以后的檔案管理工作了，如果建立起一個電子檔案統計臺賬的話，那么可以利用excel的方式來建立，然后可以通過建立表格將其中的篩選，可以添加一個或者兩個的條件來滿足不同的需求，還可以利用公式進行計算，這樣就能夠提高整個工作的效率。對于檔案室的電子檔案基本情況來說，應該對每一個項目都進行適當的分類，還要按照相應的文書方式進行電子檔案、數碼照片的方式，但是在實際的要求中，檔案室應該在事業單位儲藏的文件中建立起相應的建設、儀器以及產品或者開發其他的科技類檔案，這些以上出現的內容都能夠從情況中進行體現出來，然后將設備儀器或者其他的內容統計到對應的統計項中，為了確保年報統計的準確性應該在其中加入一些科技類的電子檔案或者其他方面的檔案，或者其他的方式。

3檔案電子管理統計臺賬的建立策略

3.1設立電子檔案的分類以及體系

在檔案管理過程中對檔案進行記賬的時候，可以將不同的類別融入到統計體系中，其中包括有紙質檔案，還要電子檔案以及人事檔案等，只有這樣才能夠體現出不同統計方面的需求，也能夠將真實的情況反應出來，在建立電子檔案統計臺賬的時候，應該要根據不同類型進行逐層的延伸，構建出不同類型的檔案資料分賬，總之應該確保電子檔案的統計數據真實可靠性，需要在進行統計的時候嚴格的按照相應的計劃進行，這樣才能夠有效提升檔案電子的統計細度。

3.2設立相應的檔案統計項目

檔案管理中應該建立起相應的統計臺賬，但是有些是不能直接反映檔案日常情況的，有些能夠反映出單位的情況，其中在電子檔案統計的過程中，應該選擇比較有推廣作用的，同時在具體體系構成的過程中，應該還是要將縱向內容作為主體部分，但是對于橫向的內容是不能夠缺少的，這樣才能夠對檔案電子檔案管理的規章制度進行把握。

3.3建立與管理層次相適應的體系

在我國的電子檔案管理過程中，應該建立起與發展相對應的體系結構，還要根據相應的統一領導，做好在分級管理方面的管理體制，始終堅持將立檔作為最關鍵的部分，充分地利用各種信息方面的來源，這樣能夠準確的展現出具體的聯系與內涵，同時檔案的實際情況應該要構建起多層次的臺賬體系，具有多種不同的作用，電子檔案的臺賬并不是簡單一張表格，而是一張涉及到全方面的數據表格，在一般情況下，應該要按照特殊載體來對電子檔案資料進行分析與說明，這樣才能夠體現出具體的數量平衡關系，還要具體的將總表、分類表之間的關系進行分析，這就呈現出一種動態的感覺，但并不是簡單的進行相加相減，這是從邏輯上對這些關系進行充分的考慮。

4結束語

綜上所述，主要對檔案室電子檔案統計臺賬的建立與應用進行分析，可以看出，在對電子檔案統計臺賬進行管理的時候，要始終保持比較清晰地思路，還要利用各種先進的手段以技術，才能夠對這些工作進行完全的分析，最后制定出合理的方案，這樣才能夠滿足更多單位對該方面的需求，從而提高整體檔案的準確率與高效性，對以后該方面的進步起到了十分良好的作用。endprint