我們身邊的檔案

楊芳 劉司瀛 陳琳潔

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）12-000-02

摘 要 檔案，不僅僅是國家、政府、企事業(yè)單位設(shè)置檔案部門，從事檔案管理工作。檔案它也存在于我們千家萬戶之中，不要認為，你不從事檔案工作，你就接觸不到檔案，你身邊就沒有檔案，其實不然，檔案它以各種形式存在于我們身邊，只要你細心觀察，仔細留意，你就會發(fā)現(xiàn)，檔案無處不在，我們通過對檔案的認識和了解，在檔案的形成過程中就要做好檔案的收集、整理、保管工作，充分發(fā)揮檔案作用，是我們一筆無形的財富。

關(guān)鍵詞 檔案 檔案管理

一、檔案的基本概念

檔案是社會組織或個人在社會活動中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識的記錄，是有史以來最早產(chǎn)生的文獻之一，也是現(xiàn)在社會的核心信息資源的重要門類。即：檔案是原始的數(shù)據(jù)、信息和知識的記錄。

檔案，不僅僅是國家、政府、企事業(yè)單位設(shè)置的檔案部門，所從事的檔案管理工作。檔案它也存在于我們千家萬戶之中，不要認為，你不從事檔案專業(yè)工作，你就接觸不到檔案，你身邊就沒有檔案了，其實不然，檔案它是以各種形式存在于我們身邊，只要你細心觀察，仔細留意，你就會發(fā)現(xiàn)，檔案無處不在，充分地認識到檔案是普遍存在的，那么。在檔案的形成過程中，我們要做好檔案的收集、整理、保管工作，充分發(fā)揮檔案作用，是我們一筆無形的財富。

二、檔案管理的重要意義

什么是檔案，怎樣發(fā)現(xiàn)檔案，如何做好檔案的收集、整理、保管、提供利用及檔案的意義。說起檔案，有人會說，那是專業(yè)人員從事的工作，他的專業(yè)性很強，不是我們普通人能夠從事的工作。其實不然，就檔案的特性來說，檔案是一項專業(yè)較強的工作，但它也是具有通用性很強的一項工作。檔案是一個時期一定事物發(fā)生、發(fā)展過程的記錄，它具有一定的利用價值。國家、政府、企事業(yè)單位都設(shè)有專門從事檔案工作的部門，他們是以專業(yè)角度，專業(yè)的工作管理方法，從事檔案工作，因此，檔案是一項性專業(yè)性較強的工作。但如果是只要你細心觀察，仔細留意，你就會發(fā)現(xiàn)，檔案無處不在，檔案就在你身邊。

檔案因為記錄歷史發(fā)生、發(fā)展過程，以多種形式，出現(xiàn)在我們身邊，做好檔案的收集、整理、保存工作，發(fā)揮其參考、利用價值。如果你是企業(yè)中一名普通的崗位工人，你可能會說，我不從事檔案工作，我身邊沒有檔案，那么，請你仔細的想一想，在你每天工作的八小時之內(nèi)，你是否需要寫工作日志，是否要對設(shè)備運行情況做記錄，是否要到現(xiàn)場巡視檢查并做好記錄，你對當班時間內(nèi)發(fā)生的突發(fā)事件是否進行詳細的記錄，例如：幾點幾分發(fā)生了什么事故，幾點幾分向哪一級領(lǐng)導匯報了，幾點幾分通知維修人員趕到現(xiàn)場，幾點幾分事故處理完畢，處理結(jié)果如何，是處于正常狀態(tài)，還是因為特殊原因沒有徹底解決，請下一班接班人員加以注意。那么，這個工作日志就是檔案的形成過程。將這個工作日志按照時間順序集中保管起來，就是檔案的收集，整理，保管工作。這個工作日志為今后處理類似事故提供參考作用，就是檔案的提供利用工作。

如果你是個體經(jīng)營者，你可能會說，我不從事檔案工作，我身邊沒有檔案，那么，請你仔細的想一想，在你所經(jīng)營的生意過程中，你是否要對進貨廠家的聯(lián)系，貨物的進價，貨物的售價，資金流動臺帳，貨物售后服務，客戶信息等等有一個記錄，將這些記錄的載體，系統(tǒng)、完整、規(guī)范的裝訂好、保管好，就是檔案的形成，你會將這些資料按照一定的規(guī)律分門別類的保存起來，那么，這就是檔案的收集、整理、保管工作，將會成為你的財務檔案、客戶信息檔案，產(chǎn)品質(zhì)量檔案，售后服務檔案等，在你今后的生意往來過程中，需要查看這些檔案，就是檔案的提供利用工作。

如果你是一個年輕的媽媽，你可能會說，我每天除了上下班，就是帶孩子的吃喝拉撒，我不從事檔案工作，哪有什么檔案，那么，請你仔細的想一想，如果從孩子降生的那一刻開始，你是否會把孩子身上發(fā)生的趣事記錄下來；孩子生病了，你是否會把什么原因引起發(fā)病，發(fā)病時的癥狀是怎樣的，用了什么藥的情況等記錄下來，為以后孩子再生病時有一個參考，不至于手忙腳亂的。你是否會把孩子每一個第一次記錄下來，例如，在什么情況下，什么環(huán)境下孩子發(fā)出的第一聲笑聲；孩子什么時候長出的第一顆牙，孩子什么時候叫的第一聲媽媽等等等等，這些就是檔案的形成，就是你孩子的趣事檔案，大事記檔案，病歷檔案，也可統(tǒng)稱為成長檔案，這就是檔案的形成、收集、保管、利用等項工作。

如果你是一個工薪階層的普通人，你可能會說，我不從事檔案工作，我身邊沒有檔案，那么，請你仔細的想一想，在你的家庭中，你是否將每月的水、電、煤氣費的小票收集起來，放在固定的地方，如果你認為收費有問題時，是否會找出小票去找人家問問清楚。你的家用電器購買發(fā)票是否會收好，當電器發(fā)生故障時，找出發(fā)票作為維修時的憑證。你是否會把家庭正常開銷之外節(jié)余的金錢進行炒股，理財?shù)韧顿Y活動，將這些記錄下來，那么，這就是檔案的形成、收集、保管、利用等項工作。

如果你是一個旅游愛好者，你是一個攝影愛好者，你是否會把去旅游景點的車票、門票收集起來，你是否會給拍攝的每張照片寫個說明，那么車票、門票、照片及照片說明就形成了檔案，這將反映出你的興趣愛好，記錄著美好的回憶，這就是檔案的形成、收集、保管、利用等項工作。

因此說，檔案就在你身邊，檔案無處不在，只要你有心，仔細觀察，你就會發(fā)現(xiàn)，檔案把我們平淡的生活變得多姿多彩。

檔案不僅記錄著我們愜意的生活，同時它為避免損失起到憑證作用。就拿我的親身經(jīng)歷來說吧，有一次我要外出幾天，正逢母親在我家小住，在我出門之前，主動到物業(yè)處繳納了水費，并將水費收據(jù)放入我的家庭檔案水費一項。事隔幾天，我回到家后，母親告訴我，收水費的來過了，她已經(jīng)交了水費，并把水費收據(jù)交給我保存，因為事隔時間很短，清楚地記得已經(jīng)交過了水費，怎么又收了一次呢，于是，我把母親交給我的水費小票和我交水費小票找出來進行了對比，結(jié)果是，兩張小票上的用水噸數(shù)，金額是一樣的，我拿著兩張小票到物業(yè)處說明情況，結(jié)果是工作人員的疏忽重復收費了，當時將多收的水費退還給我，并向我道歉，雖然當時的水費金額不是很多，但也是避免了我的經(jīng)濟損失，這正是因為我平時建立有較好的家庭檔案發(fā)揮了作用。

三、如何運用好檔案的功能，做好檔案管理工作

檔案的利用價值。檔案不僅具有憑證作用，它的利用價值不可忽視，它記載著我們身邊的人和事，我們可以建立家庭照片檔案，它記載著我們每一個美好的瞬間，記載著我們年輕的容貌，記載著親人歡聚一堂的情景。

我們可以建立家庭大事記檔案，記錄家庭每個成員發(fā)生的重大事件，如工作的調(diào)動，孩子的升學等等。我們可以建立家庭榮譽檔案，記錄家庭成員獲得的各種獎勵，從而體現(xiàn)出我們在工作、學習中付出的努力，激勵我們向更好的方向發(fā)展。我們可以建立家庭成員，親戚朋友生日檔案，在他們生日的那天送去祝福，不僅體現(xiàn)了親人之間的關(guān)愛，也增進了朋友之間的友情。我們可以建立家庭旅游檔案，它不僅僅是記錄著我們在每個景點的“到此一游”，它還記載著我們走進大自然，領(lǐng)略美麗的山川河流，感受著美好幸福的生活。

建立檔案檢索目錄，便于檔案的查找。檢索目錄是個專業(yè)術(shù)語，顧名思義就是像一本書的目錄的一樣作用，在使用中便于查找。檢索目錄包括有：序號、檔案名稱、存放位置、檔案種類。

我們是一名檔案工作者，在做好我們自己身邊的檔案的同時，還要加強宣傳，發(fā)動身邊的親戚、朋友一起做好身邊的檔案，將檔案管理方法引進家庭之中，即建立家庭檔案。以每一個家庭成員為單位，建立個人檔案，如榮譽檔案包括有：何時、何單位發(fā)放的榮譽證書、資格證書、畢業(yè)證書等。照片檔案，每張照片注明拍攝時間、拍攝地點。病歷檔案包括有發(fā)病時間、發(fā)病癥狀、治療過程、用藥說明等等。家庭公共檔案，包括有水、電、煤氣費檔案，用于記錄家庭經(jīng)濟支出，收費出現(xiàn)問題時的憑證總用。家用電器產(chǎn)品發(fā)票檔案，用于維修時的憑證作用。電子檔案即將重要的證件拍成照片，存于電腦中，便于查找利用，例如我愛人在外地工作，有關(guān)他的一些證件拍成照片，存于他的工作電腦中，有什么需要可以及時調(diào)出利用，避免需要回家拿紙質(zhì)證件而耽誤事。

在物質(zhì)生活不斷得到滿足的同時，我們也要注重精神文明的建設(shè)，加強檔案意識，建立各具特色的檔案，也是精神文明建設(shè)的一種體現(xiàn)，它不需要特別的專業(yè)知識，只要你有心，只要你仔細觀察生活，檔案無處不在，檔案就在你身邊，通過檔案建立，充分發(fā)揮其作用，使我們的工作、學習、生活井然有序，豐富多彩，它是我們一筆無形的財富。

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