信息時代電力企業電子檔案管理的探討

金彩霞

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）12-000-01

摘 要 隨著社會的快速發展、科學技術的不斷提高，各個行業都充滿了機遇和挑戰。在信息化時代的背景下，檔案管理作為電力企業必不可少的組成部分，也應該與時俱進。只有引進先進的信息化管理技術、優化檔案管理中所涉及到的各個環節、完善相應的功能模塊，才能推動電力企業的發展，提高企業的核心競爭力。

關鍵詞 信息時代 電力企業 電子檔案管理

我們所生活的時代是一個多元化的信息時代，隨著互聯網的日益普及，計算機在企業管理過程中得到了廣泛的運用，大批量電子檔案也因此產生。那么電力企業在信息化時代背景下如何運用電子檔案管理來提高企業的運作效率已經成為當下熱門話題之一。本文就電力企業電子檔案管理過程中存在的一些問題做出了深刻的分析，并且根據這些問題提出一些相關措施。

一、信息化時代背景下電力企業電子檔案管理中存在的問題

（一）企業相關人員對電子檔案管理的認識度不夠

在電力企業中，領導們通常只注重可以直接給企業帶來經濟效益的一些管理，比如銷售管理、客戶關系管理等，而往往忽視了企業中看似不重要實則極為重要的電子檔案管理。電子檔案管理在大多數人的觀點中只是一個文職類的工作，與銷售管理及客戶關系管理不能相提并論。因此，企業在電子檔案管理中不愿意做過多的投資。資金的匱乏、人才的稀缺使電子檔案管理一時間陷入了瓶頸。

（二）電子檔案管理建設不全面，檔案管理部門缺少技術性人才

電力企業信息化建設不全面嚴重影響了電子檔案管理。一方面，在現有的一些電力企業當中，信息化比較落后，計算機比較陳舊，硬件設備老化，軟件系統得不到及時的更新與升級，這種現象嚴重降低了電力企業電子檔案的管理效率。另一方面，電子檔案管理缺少一些技術性人才。在現有的工作人員當中，有的是兼職人員，有的是非專業人員，他們在沒有經過系統培訓的前提下，只會一些簡單的操作，沒有深層次研究電子檔案管理系統中其他方面的應用，從而浪費了管理系統中可利用的資源，也大大降低了電子檔案管理的效率。

（三）電子檔案管理存在安全隱患

現階段，電子檔案管理在給電力企業帶來便利的同時在檔案的接收、保存方面也存在著一些安全隱患。比如病毒入侵、惡意修改等安全問題。與以往的紙質版檔案管理相比，電子檔案管理存在著操作便捷、易讀易改等優勢。但正是因為電子檔案管理存在易改的優勢，使原有的檔案很容易被修改或者被覆蓋，相關人員在對檔案進行檢索的過程中，就無法確保檔案的真實性。

二、信息化時代電力企業檔案管理措施

（一）電力企業應當增強對電子檔案管理的重視

一項工作只有得到了重視才會被高效的完成，同理，一種管理，只有得到重視才會被及時的完善。企業領導應該從傳統的檔案管理觀念轉變到電子檔案管理觀念，加強對電子檔案管理的重視，在設備及人力方面加大投資，在工作過程中也可以到電子檔案管理部門進行參觀考察，及時解決電子檔案管理過程中出現的一些問題。同時，領導也可以在管理人員的帶領下完成一些操作，比如通過員工電子檔案管理平臺系統對員工的檔案進行查詢、管理、利用等操作，來感受信息化時代背景下電子檔案管理給電力企業辦公帶來的便利。

（二）全面建設電子檔案管理、引進技術性人才

在信息化時代背景下，電子檔案管理工作必須與信息化管理理念相結合。首先，優化檔案管理流程，建立檔案管理平臺系統，對檔案管理進行詳細分工，具體分為檔案的收集、檔案的保管、檔案的利用三個模塊。在檔案接收時要明確接收日期和接受形式，在檔案保管過程中，要明確數據化保管和利用方式，在檔案資源開發利用時要明確檔案的開發范圍。其次，在電力企業傳統的檔案借閱模式中，檔案使用者只能夠去閱覽室進行借閱，這種借閱方式不僅消耗時間，而且借閱效率非常低。為了方便電子檔案的借閱管理，電力企業應該搭建一個檔案信息局域網管理平臺，使檔案使用者時時刻刻都能夠找到自己所需要的檔案。最后，電力企業也應該建立一支技術性人才隊伍以滿足信息化時代發展的需求。招聘一些計算機、軟件工程、電子技術等相關專業的人員并對應聘人員進行技術方面的考核。為了滿足公司的需要，也可以對入職人員進行相關培訓以提高他們的自身素質。作為電子檔案管理者也要以身作則，在管理好電子檔案的同時也要對其進行深層次的研究，為檔案的高效服務提供技術支撐。最后，電力企業也應該為檔案管理人員提供一套可以管理檔案、開發檔案的工具以方便對員工檔案進行信息檢索，提高檔案的利用率，為檔案的使用者提供檔案咨詢服務能力。

（三）提高電子檔案管理的安全性

在電子檔案管理工作中，其安全性是至關重要的。提高電子檔案管理的安全性就要做到以下幾點：首先，利用監控設備對電子檔案管理網絡運行平臺進行監控，做到及時發現問題，及時解決，避免原檔案被惡意篡改；其次，對電子檔案的歸檔實行認真的審核，以確保檔案的完整性和真實性；最后，管理人員也要及時更新相關的軟件，同時管理人員也要嚴格規范自己的操作，以免自己在工作過程中對原檔案進行無意識的修改。

三、結語

在信息化時代背景之下，電子檔案管理是影響電力企業發展因素之一，只有提高對電子檔案管理的重視、完善電子檔案信息化管理建設、引進高端技術人才、為電子檔案管理創造有利的條件，提高檔案管理效率才能使其更高效的為企業服務、更好的為企業創造價值，從而提高企業的核心競爭力。

參考文獻：

[1] 張宇.電力行業檔案管理系統的設計與實現[D].北京工業大學，2014.

[2] 黃曉琴.電子信息技術在電力企業檔案管理中的應用[J].現代國企研究，2015（24）：101.