淺析文書(shū)檔案信息化管理

劉建萍

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）12-000-01

摘 要 文書(shū)檔案管理是企業(yè)檔案管理的重要組成部分，隨著社會(huì)的發(fā)展，文書(shū)檔案的管理方式逐步從傳統(tǒng)的人工管理模式向現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化的方向轉(zhuǎn)變和發(fā)展。文書(shū)檔案的信息化管理可以實(shí)現(xiàn)檔案的長(zhǎng)期保存、快速利用和高效管理。本文對(duì)文書(shū)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)以及文書(shū)檔案信息化管理提出了具體的工作思路。

關(guān)鍵詞 文書(shū)檔案 信息化 管理

一、文書(shū)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）提高檔案歸檔人員工作效率

文書(shū)檔案進(jìn)行信息化管理不但會(huì)使文書(shū)檔案管理的流程運(yùn)轉(zhuǎn)更加迅速，而且使工作方式更加便捷，工作效率得到了很大的提高。文書(shū)檔案采用計(jì)算機(jī)管理可以按照按件即時(shí)整理的歸檔方式，減輕了歸檔人員的工作量，提高了文件管理效率。文件資料的收集、存放、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)等文件歸檔環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無(wú)論是前期的文件起草還是后期的文件傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

（二）提高檔案的查閱速度

文書(shū)檔案實(shí)行信息化管理，可以大大提高文件的查閱速度。查閱資料人員不用到檔案室，只需在檔案管理系統(tǒng)中輸入文件的關(guān)鍵字或者文號(hào)就可以查到所需的資料，減少了對(duì)紙質(zhì)文檔材料的翻閱，也為檔案部門(mén)減少了人力和物力資源。提高了檔案管理的質(zhì)量以及文檔管理工作的效率。

（三）提高文件的傳遞速度和文件的安全性

檔案室每年對(duì)上一年度的文件資料進(jìn)行歸檔。歸檔部門(mén)的兼職檔案員在日常公文傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致公文不能及時(shí)歸檔。應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件的傳遞和流轉(zhuǎn)，提高文件的傳遞速度和效率，同時(shí)可以通過(guò)檔案管理系統(tǒng)確定檔案的密級(jí)，也可以通過(guò)權(quán)限設(shè)置對(duì)查檔人員進(jìn)行限制，確保文件的安全性。

二、文書(shū)檔案信息化管理的措施

（一）提高文書(shū)檔案人員綜合素質(zhì)

目前，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)行業(yè)的普及，越來(lái)越多的高等院校都在開(kāi)展辦公自動(dòng)化，企業(yè)文件的起草形成、流轉(zhuǎn)、修改、轉(zhuǎn)換、檢索、打印、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)工作都可以在辦公自動(dòng)化軟件中完成，這種現(xiàn)代化的文書(shū)管理技術(shù)，迫切需要文書(shū)檔案管理人員去掌握和使用。文檔檔案信息化是現(xiàn)代社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求。所以，企業(yè)從事文書(shū)管理的同志要結(jié)合本崗位的工作，努力提高計(jì)算機(jī)操作水平，邊工作邊學(xué)習(xí)，掌握涉及文檔管理的信息技術(shù)知識(shí)，努力成為綜合型的文檔管理人才。

（二）充分利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案

紙質(zhì)檔案的整理工作任務(wù)量大，利用計(jì)算機(jī)整理文檔，可以大大提高文檔整理速度。以往的人工立卷，雖然都是按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求進(jìn)行文檔整理，但是每個(gè)人的理解不同，對(duì)每一個(gè)分類(lèi)不盡相同，影響案卷質(zhì)量，對(duì)檔案的查詢(xún)工作帶來(lái)不便。現(xiàn)在按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，文書(shū)檔案實(shí)行卷改件，文檔整理按件整理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅省時(shí)省力，檔案利用效率提高，降低了人為因素在文書(shū)檔案工作中的影響，又的巡邏了計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)點(diǎn)，提高了檔案的工作效率。

（三）加強(qiáng)在職教育，提高文書(shū)檔案人員整體素質(zhì)

傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與檔案工作方法，已不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的新形勢(shì)，文書(shū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案 工作的質(zhì)量。企業(yè)負(fù)責(zé)文書(shū)的工作人員以及檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力又直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，由于現(xiàn)今文書(shū)類(lèi)型和文書(shū)檔案種類(lèi)和載體的多樣化，所以相應(yīng)的檔案管理的方法要隨著時(shí)代的發(fā)展不斷地更新。為了使文書(shū)檔案人員能適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的需要，要充分發(fā)揮高校從事檔案管理工作人員學(xué)習(xí)檔案信息化管理知識(shí)的積極性和主動(dòng)性，努力提高從事文書(shū)管理的人員進(jìn)行在職的檔案信息化的培訓(xùn)，培養(yǎng)出一批既能掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，又能熟悉文檔專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化普及使檔案現(xiàn)代化的管理模式和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)成為文書(shū)檔案信息化管理的重點(diǎn)，文書(shū)檔案的管理必須從傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代信息化管理的方式改變，從事文書(shū)管理的工作人員，要及時(shí)轉(zhuǎn)變工作思路和工作觀念，掌握現(xiàn)代化信息管理手段，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化、規(guī)范化，才能滿(mǎn)足時(shí)代的需要。

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