大數據時代背景下的檔案管理探討

張建忠

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）12-000-01

摘 要 大數據時代的到來，給事業單位的檔案管理提出了較高的要求。事業單位的檔案管理在單位的發展中起著重要作用，因此，要及時發現檔案管理工作中存在的一些問題并及時采取相關措施，以促進事業單位發展。接下來，本文將對大數據時代背景下，我國事業單位內檔案管理存在的一些問題以及相關措施進行詳細探討。

關鍵詞 大數據 檔案管理 綜合素質

隨著計算機技術的普遍應用，要被處理的數據信息種類和信息數量不斷增加，基于這種情況，大數據技術成為了信息技術發展的主流。大數據對信息管理質量要求比較高，而檔案管理作為信息管理的一部分，也面臨著許多挑戰。因此，探討大數據時代背景下的檔案管理具有一定的現實意義。

一、大數據技術的應用對檔案管理工作的重要作用

隨著社會的快速發展，各單位都想通過先進的科學技術對單位中各種各樣的數據信息進行有效管理和整合，由于檔案管理工作的特殊性，使其每天都會出現很多原始記錄和大量相關信息，檔案管理工作人員面對這些復雜、繁瑣的檔案信息，會產生一些工作壓力，降低他們的工作效率，久而久之也會大大降低他們的工作積極性。隨著大數據時代的到來，對以往的電子檔案管理模式提出了較高的要求，如果檔案管理工作人員依然采用傳統的檔案信息管理方式對檔案原始信息進行逐個閱讀，不僅會增加他們的工作量，還無法確保檔案信息的真實性和可靠性。基于這種情況，就應該在檔案管理工作中充分運用大數據技術。因為大數據的一些相關技術可以對這些繁瑣復雜的信息進行合理的分類，檔案管理人員可以利用大數據技術對所需信息進行快速檢索，提高信息的利用率，確保檔案信息的質量安全，減少工作人員的檔案管理負擔，提高他們的工作效率，調動他們工作的積極性。由此可見，大數據技術的應用對檔案管理工作的發展有著重要作用。

二、大數據時代背景下檔案管理工作中存在的一些問題

（一）檔案管理人員的綜合能力比較低

在目前檔案管理過程中，很多檔案管理人員都運用傳統的模式對檔案進行管理，沒有充分的運用現代化信息技術對檔案信息進行專業化處理。面對大數據時代的到來，優秀的數據處理分析人才就顯得格外重要。現有的檔案管理人員綜合能力比較低，缺少優秀的數據處理人才，嚴重阻礙了檔案管理的發展。

（二）檔案管理體系不健全

在我國的一些檔案管理室中，都只限于對自身檔案進行管理和數據分析，沒有和其他的檔案管理部門進行有效溝通，沒有統一的進行檔案備份，檔案管理體系不健全。如果在科學、合理的計劃下，實現全國統一對檔案進行管理，那么在大數據背景下，對檔案數據進行統計分析以及對相關信息進行整合，將會是一個很大的資源整合，需要花費大量的人力和時間，增加了相關機構以及相關單位的成本。

（三）檔案管理的安全性比較低

在對檔案數據進行管理過程中，如果沒有安全系統來確保大量數據信息的安全性，那么隨著現代信息技術的快速發展，檔案信息很容易出現丟失、泄露、被克隆、被修改等現象。這些現象的發生不利于事業單位對檔案信息的資源整合，同時也會因為數據不易修復以及不易恢復等特點，阻礙事業單位對大數據的應用，制約其發展[1]。

三、在大數據背景下事業單位如何進行檔案管理

（一）加強檔案管理人才建設

優秀的檔案管理人才在事業單位檔案管理建設中起著重要的作用，所以應該加強檔案管理人員以及數據統計分析人員的重視。除了高薪聘請國外優秀數據處理人才之外，還要引進專業性比較高的優秀畢業生，為檔案管理隊伍注入新的活力。另外，也要加強對現有工作人員的培訓，在培訓之后建立相應的考核制度和激勵機制。根據考核成績，對于一些表現好的工作人員應當給予一定的物質獎勵，對于一些出錯率比較高的員工給予相應的懲罰，并及時糾正他們的錯誤，全面提高檔案管理工作人員的綜合素質，為檔案管理在大數據背景下的發展奠定良好的基礎。

（二）加大與大數據技術有關機構的合作

在我國一些檔案管理部門當中，部門內部只有大量的檔案信息，卻缺少處理這些信息的相關技術，而在一些規模比較大的、擁有大數據技術機構當中，卻缺少相關數據可以研究，基于這種情況，事業單位就應該加大與擁有大數據技術機構的合作，將信息數據與處理信息數據的技術進行有效結合，實現雙贏的局面。與大數據機構進行合作，可以利用它的相關數據處理技術和數據處理軟件，提高檔案信息管理效率，確保檔案信息管理質量，從而促進檔案管理的穩定發展。

（三）在大數據背景下，提高對檔案管理的監管力度

隨著社會的不斷發展，數據種類呈現多樣化趨勢，數據數量也日益增加。工作人員在日常工作過程中需要面對大量數據，在信息輸入時難免會存在一些安全隱患。基于這種情況，事業單位就要提高對檔案管理的監管力度，工作人員也要確保電子檔案信息輸入的準確性，增加對檔案信息的日常維護，在檔案數據處理過程中避免出現填錯、漏填的現象，及時對檔案數據管理技術進行更新。必要時可以讓資質比較高的專業技術機構進行技術援助。同時也應該提高政府、相關機構以及相關單位對檔案信息安全管理的重視，為檔案管理在大數據背景下的發展提供強有力的支持[2]。

四、結語

“大數據”的應用是時代發展之必然，因此事業單位應該抓住機遇，將大數據很好地應用到檔案管理當中，加強檔案管理人才的建設，加大與大數據相關機構的緊密合作，提高對檔案管理工作的監督力度，從而提高檔案管理效率，確保檔案信息能夠更加安全、更加可靠。

參考文獻：

[1] 王曉林.大數據時代背景下的檔案管理淺談[J].人力資源管理，2017（08）：387-388.

[2] 崔榮星.數據時代背景下的檔案管理探究[J].企業改革與管理，2016（16）：28-29.