基于原始憑證影像化的煙草行業電子會計檔案工作探究

陳強

[摘 要] 會計檔案管理是煙草行業財務會計管理工作的一個重要環節。在財務會計各領域信息化建設從單一模塊到系統間融合的大背景下，會計原始憑證的信息化成為制約全流程電子檔案管理的節點。本文從煙草行業憑證管理實踐出發，對原始憑證影像化的操作及流程進行了積極探究，對于推動電子檔案管理的應用，以及提高財務會計基礎管理水平具有一定的現實意義。

[關鍵詞] 原始憑證；影像化；電子會計檔案

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 05. 029

[中圖分類號] F231.3；G270.7 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）05- 0068- 03

1 煙草行業會計檔案電子化的背景

1.1 政策背景

2016年1月1日起修訂施行的《會計檔案管理辦法》（國家財政部、國家檔案局令79號），明確了電子會計檔案的范圍、保管、移交、銷毀等方面規定，肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計檔案有了合法的身份。

1.2 信息化背景

多年來，煙草行業財務會計信息化建設已基本覆蓋了資金、資產、預算、核算、賬簿、報表等各領域，較為完善的信息化建設為實現全面會計檔案電子化奠定了良好基礎。

在互聯網+的新時代，大數據、云計算、OCR等技術的日漸成熟，推動著企業的會計檔案管理從以紙質為載體的傳統管理儲存方式到數據形態的電子化管理的轉變。同時技術的成熟帶來了軟硬件應用價格的降低，良好的性價比是實現會計原始憑證影像化的最佳保障。

1.3 煙草行業應用需求背景

煙草行業每年財務、審計等檢查數量和內容都逐漸加大，各項檢查工作調閱原始憑證頻率較高。但調閱原始憑證不僅費時費力，而且存在安全隱患，有時還會發生需求沖突，急需一種高效便捷的會計檔案解決方案。

新時代，財務工作不能僅滿足于報銷、記賬、報表等基礎核算工作，還要向數據分析和決策支持轉型。這就需要大量財務數據有效轉化為方便快捷的財務語言，以滿足大批量多維度的數據分析。

2 單純紙質原始憑證的弊端

現階段，原始憑證的信息化成為制約煙草行業全流程電子檔案管理的節點，紙質原始憑證存在如下弊端。

2.1 數據采集效率低下

原始憑證是會計核算的起點和基礎，它不僅能用來記錄經濟業務發生或完成情況，還可以明確經濟責任，是進行會計核算工作的原始資料和重要依據。煙草行業現行核算模式，主要是通過輔助核算的方式人工收集指定的原始憑證信息，該方式信息收集不完整、速度慢、易出現人為操作失誤，無法為后續財務分析與管理提供全面的多維度的數據資源。

2.2 歸檔原始憑證查詢消耗大量人力物力及時間成本

按照《會計檔案管理辦法》第六條第一款的規定“會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證應當進行歸檔”；第十一條的規定“當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機構臨時保管一年，再移交單位檔案管理機構保管”。煙草行業一般由辦公室對會計檔案進行集中統一保管，會計檔案的查詢需進行部門間協調審批方可進行，具體操作時，需要對原始憑證進行準確定位、下架、搬運、重新上架，消耗大量人力成本；檔案庫受保管條件、容量等限制，往往遠離日常辦公地點，甚至進行異地保管，導致查詢的時間成本大幅增加。一般原始憑證查詢后均要進行復制，需要消耗大量復印資源。煙草行業作為大型國有企業，常年面對不同角度多維度的檢查，且檢查內容在不斷細化，對原始憑證的查閱需求與日俱增，原始憑證的查詢日漸常態化。

2.3 歸檔原始憑證信息質量不高

原始憑證的裝訂一般采用單側打孔的方式進行，這必然會導致原始憑證產生一定程度的破損，甚至會影響關鍵信息的記載。同時為了美觀及防止掉頁，原始憑證的裝訂方式不便于翻閱和復制，信息質量受到限制。

2.4 歸檔原始憑證信息查詢效率低下

歸檔原始憑證查詢過程中，受會計憑證記載信息的限制，往往只能通過憑證號進行概略查詢，再通過人工檢索進行精確定位。對以費用類型或者部門為檢索信息時尚能滿足需要，但對于無法準確提供檢索信息或者以具體事項進行檢索時，更多需要依靠經辦人員的回憶提供輔助信息以嘗試縮小檢索范圍。而且，原始憑證大小不一，為保證會計憑證的規范整齊，大多需要折疊保存，查詢時需要一張張打開再折疊。這都會使得歸檔原始憑證信息查詢效率低下。

2.5 歸檔原始憑證保管難度加大

歸檔紙質原始憑證在搬運、調閱過程中容易受到損傷，高頻次的使用過程加大了損傷概率。而且，憑證所附各類發票、單據、附件受時間、材質等因素的影響，變得易碎易脫落，存在遺失、損毀甚至被篡改的風險，損害事項發生后無法及時察覺，使得原始憑證的完整性、準確性大打折扣。

3 原始憑證影像化建設思路

由于原始憑證所記載信息，無法全面高效轉化成為財務會計所需數據。可以通過OCR識別技術轉化為會計數據和數字圖像文件的方式進行采集，進而分類、存儲、管理以及檢索使用。這種憑證管理模式即是原始憑證影像化的管理模式，影像化過程中所形成的數據及電子圖像成為電子會計檔案的重要組成部分。

3.1 原始憑證影像化建設實施原則

按照規范性、完整性、及時性、保密性原則，建設“規則統一、精準索引、高效運用、方便快捷”的原始憑證影像化系統。

3.2 原始憑證影像化的數據采集

煙草行業現行原始憑證處理一般按照以下流程進行，經辦人粘貼處理票據—填制簽字報銷單并簽批—財務報銷—制作記賬憑證—完成憑證裝訂—歸檔。為滿足原始憑證影像化的要求需要對工作流程及操作方式進行調整。

3.2.1 票據處理方式的調整

傳統票據的粘貼一般是層疊的魚鱗狀方式，造成票據部分信息被遮擋。為滿足影像化要求，一方面，需要進行票據分類，將可通過ORC系統直接識別、采集、驗證的增值稅專用發票單獨處理形成數據；另一方面，發票按類別采用平鋪無遮擋的方式進行粘貼，確保影像采集的全面性。

3.2.2 原始憑證影像化采集的具體方式

原始憑證影像化的信息采集，一般可以采用三種方式進行，即經辦人事前采集、出納報銷同步采集和記賬后集中采集。

（1）經辦人事前采集。一般在報銷前，由經辦人利用統一設備或自有便攜式數據采集設備進行采集上傳。優點是可以有效降低財務部門工作負荷；不足之處在于對統一的采集設備需求較大，或者采集的圖像格式、效果參差不齊，需要加工甚至重新采集，并且會降低對財務部門服務的評價。

（2）出納報銷同步采集。由出納在報銷時，同步完成影像的采集工作。優點是數據質量可以得到保障，通過OCR系統可以實時完成對增值稅專用發票的驗證，不增加經辦人的工作負擔；不足之處在于增加的操作程序會加大出納崗位工作負荷，出錯概率增加。

（3）記賬后集中采集：不改變報銷流程，記賬后審核由專人集中進行數據采集。優點是不增加各操作節點工作負荷，而且憑證經過審核，準確性得到保障，減少因原始憑證錯誤等問題導致重新進行數據采集的概率，同時由采集人完成影像化數據與記賬憑證的關聯與索引；不足之處在于財務部門需要付出更多的人力成本。

三種方式各有利弊，企業可以根據自身業務量、員工素質、人力成本等因素自行選取，但從數據采集質量角度來看，無疑第三種方式效果最佳。

3.2.3 原始憑證影像化數據采集后的索引關聯

原始憑證影像化數據采集后應做好與記賬憑證的索引關聯。影像化采集過程中由系統自動賦予每份原始憑證唯一的編碼，并建立記賬憑證與編碼間的關聯關系。依托于不同的采集形式，編碼規則存在一定差異。記賬后集中采集的方式可以在編碼規則中加上憑證號信息，編碼與記賬憑證關聯性更強，尤其對于多附件的記賬憑證，更加高效便捷。

3.3 原始憑證影像化數據的儲存與安全

以圖片形式儲存的影像化的原始憑證，對系統儲存空間的要求較高，而且隨著時間推移，積累的大量數據對儲存、調用、安全都會造成巨大壓力，應該更好地應用云端技術，在硬件的配置及軟件架構方面必須具有一定的前瞻性。為確保數據安全，一方面可以按照月、季、年的方式進行單獨物理備份，有條件的單位可以同時做好異地備份；另一方面可以利用新的非關系型數據庫技術，將影像化信息以安全連接和加密簽名編碼進行儲存，并確保歸檔影像化數據的不可修改性。

3.4 影像化信息的大數據分析使用

打通原始憑證影像化這一節點，煙草行業財務會計管理各領域基本實現信息化全覆蓋，進而可以實現會計檔案電子化全覆蓋，為大數據時代更好進行數據分析與利用奠定了良好技術基礎，沉淀下來的海量財務數據可以煥發新的生機。

3.5 原始憑證影像化系統需求

為實現原始憑證影像化，需要系統的支撐，具體需求包括：系統管理功能、權限管理功能、影像采集功能、質量校驗功能、影像補錄功能、索引對照功能、統計匯總功能、查詢日志功能、異常使用自動預警功能等，并建立與核算系統的數據交換通道。

4 原始憑證影像化需要注意的問題

4.1 權限的設定與分配

不同于紙質原始憑證的集中統一保管與物理距離分割，影像化數據通過網絡大幅度提高了調閱、復制效率，帶來便捷性的同時，信息安全問題愈加凸顯。為有效降低信息安全隱患，在權限的設置與分配上應該更加謹慎，限定并縮小使用人群，減少長期權限賬戶的分配。由系統定期生成不同賬戶使用清單日志，發送管理員權限賬戶進行審核。

4.2 原始憑證的規范性

影像化對原始憑證的規范性提出了更高的要求，無論是對票據本身完整、清晰、可辨識的要求，還是對粘貼方式整齊無遮擋的要求，均需要企業具有較為良好的核算基礎。

4.3 影像化信息的復核

從發展趨勢看，隨著電子檔案管理的高速發展，今后對影像化原始憑證的調閱將會慢慢取代對紙質憑證的使用，這就需要影像化的資料是完整無誤的。無論是何種信息采集方式，均需要對采集的影像信息的數量、質量以及憑證關聯情況等進行復核。

5 結 語

綜上所述，基于原始憑證影像化的電子檔案管理方式，將會有效降低企業各項管理成本，提高基礎管理工作水平，加大財務數據分析與使用的深度與廣度，進而促進煙草行業財務管理工作再上新水平。全流程電子檔案管理也為煙草行業財務工作轉型，實施財務共享服務等新模式新方法，提高行業財務會計水平奠定了扎實的基礎。

主要參考文獻

[1]鞏慧.電子會計檔案或將正式“登臺”——企業電子發票及電子會計檔案綜合試點取得階段性進展[J].中國檔案，2015（2）：22-24.

[2]解云霞.基于大數據背景下財務共享模式的電子會計檔案管理研究[J].中國鄉鎮企業會計，2016（10）：193-194.

[3]楊茜雅.會計檔案電子化助力財務管理轉型——中國聯通在全國率先推行會計檔案電子化管理試點工作[J].中國檔案，2015（2）：25-27.