解析事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平提升策略

何麗芬

[摘 要] 隨著我國市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，人事檔案管理工作已經(jīng)成為事業(yè)單位的重要內(nèi)容之一，通過事業(yè)單位人事檔案管理能夠及時了解單位內(nèi)部人員的整體狀況，同樣人事檔案也能夠反映出事業(yè)單位發(fā)展的軌跡，為事業(yè)單位進行人事管理，優(yōu)化內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)提供參考依據(jù)。在網(wǎng)絡化的推動下，傳統(tǒng)人事檔案管理已經(jīng)難以適應現(xiàn)代化的發(fā)展要求，因此進一步提高事業(yè)單位人事檔案管理的規(guī)范化具有重要意義。那么提高事業(yè)單位的人事檔案管理規(guī)范化有什么樣的意義，事業(yè)單位人事檔案管理中存在哪些問題，又該通過什么樣的措施來提高人事檔案管理的規(guī)范化水平，本文就這些問題進行探討。

[關鍵詞] 事業(yè)單位；規(guī)范化；人事檔案；問題；措施

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 05. 070

[中圖分類號] G275.9 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2018）05- 0172- 02

0 引 言

檔案管理是事業(yè)單位人力資源部的重要工作，人事檔案材料涉及每個事業(yè)單位員工的基本信息，通過人事檔案的調(diào)取，事業(yè)單位能夠判斷是否對單位內(nèi)部人員進行考核、培訓、升遷、加薪。另外，事業(yè)單位檔案管理水平也能夠有效反映單位的人力資源狀況，其管理是否規(guī)范、高效也決定著檔案資料是否能夠發(fā)揮其應有的作用，因此加強事業(yè)單位人事檔案管理工作的規(guī)范化尤為重要。

1 加強事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化的重要意義

1.1 規(guī)范化的管理有利于提高檔案管理效率

隨著我國市場經(jīng)濟的快速發(fā)展，尤其是企業(yè)單位用人制度的改革，事業(yè)單位用人也采取合同制的方式吸納優(yōu)秀人才，在事業(yè)單位的長期運行過程中，會有大量人員的流動，人員檔案材料成為事業(yè)單位了解人才狀況、實施人才調(diào)動的主要依據(jù)，因此建立規(guī)范化、高效化的人才檔案管理機制顯得尤為重要。對人事檔案進行規(guī)范化管理能夠有效提高人事材料的使用率，第一時間掌握所需要的人事材料；事業(yè)單位人事檔案的規(guī)范化管理也能夠確保人事檔案的真實性、準確性，一旦工作中需要查閱就能夠按照流程快速地找出相關資料，減少查閱時間，提高查閱效率，節(jié)省大量人力，確保事業(yè)單位工作的順利實施。

1.2 人事檔案規(guī)范化管理，能夠反映事業(yè)單位發(fā)展狀況

人事檔案記錄了事業(yè)單位人員的整個流動過程，能夠見證事業(yè)單位每個時期的人員情況，反映事業(yè)單位當時的發(fā)展狀況。事業(yè)單位的發(fā)展是由小到大，由薄弱到雄厚的，而隨著事業(yè)單位的發(fā)展壯大，其人員流動以及規(guī)模也會不斷擴張，從側(cè)面也就反映了事業(yè)單位的發(fā)展狀況，這是事業(yè)單位的潛在資本，對于事業(yè)單位進行人才培訓，篩選符合事業(yè)單位發(fā)展的人才具有重要指導意義，能夠為事業(yè)單位發(fā)展提供人才基礎。

1.3 規(guī)范人事檔案有利于優(yōu)化人才選擇機制，吸納人才

首先，人事檔案記錄了每個人員的入職、發(fā)展、升遷、離職等基本情況，對于事業(yè)單位篩選人才具有重要意義。通過人事檔案記錄，事業(yè)單位能夠判斷自己需要哪種類型的人才，這樣在招聘新人的過程中，事業(yè)單位就會按照這些要求進行招聘，有利于人才的吸納；其次，通過人事檔案，事業(yè)單位能夠發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有人才中存在的不足和問題，這樣就能夠根據(jù)這些問題開展集中化的培訓，提高事業(yè)單位內(nèi)部人員的整體素質(zhì)；最后，事業(yè)單位還能夠根據(jù)人事檔案記錄對人員進行崗位調(diào)動，對表現(xiàn)良好，能力突出的人員進行表彰和升遷，對表現(xiàn)不好，能力一般的進行再次培訓，對不思進取，影響惡劣的人員進行開除，提高事業(yè)單位人員的整體工作效率和綜合素質(zhì)。

2 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

2.1 規(guī)范化管理意識薄弱，缺乏高效的檔案管理意識

在事業(yè)單位發(fā)展過程中，盡管事業(yè)單位的規(guī)模以及生產(chǎn)力水平在不斷提高，但是在人事檔案的管理方面卻沒有提高，主要是因為管理人員沒有重視到檔案管理的重要性，在管理過程中存在疏忽漏洞現(xiàn)象，在檔案管理過程中，不能對檔案管理人員進行及時的培訓，沒有順應科技發(fā)展的要求更新檔案管理設備，這些都是檔案管理意識薄弱所引起的。

2.2 受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，檔案管理存在不規(guī)范性

檔案管理工作是一個長期而持續(xù)性的工作，因此在長期的管理過程中會形成慣性，一旦養(yǎng)成固定的管理習慣再想改變就比較困難。在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，傳統(tǒng)檔案管理方式影響較深，管理方法比較陳舊，檔案管理基本依靠人工完成，辦事效率低，難以跟上信息時代的發(fā)展步伐；另外，在管理過程中往往存在許多漏洞，從檔案的安全保密、檔案借閱、原始檔案的備份等環(huán)節(jié)都沒有形成統(tǒng)一有序的規(guī)章制度，因此檔案管理也十分不規(guī)范。

2.3 檔案管理人員專業(yè)化水平不高，規(guī)范化有待提高

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，很多檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)的管理人員，大多都是從單位內(nèi)部選擇的，沒有一定的檔案管理經(jīng)驗和基礎，根據(jù)事業(yè)單位需求而進行的檔案管理，管理意識薄弱，管理規(guī)范性不高，尤其是隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，人員流動的加大，對檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化要求更高，但是很多事業(yè)單位為了降低管理成本，沒有對檔案管理人員進行補充，這也加劇了管理的混亂。另外，事業(yè)單位檔案管理制度比較簡單，沒有完整的檔案管理制度和操作依據(jù)，檔案人員編制較為隨意，這些都是影響檔案管理規(guī)范化不能實施的重要影響因素。

3 提高事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的措施

3.1 重視檔案規(guī)范化管理的宣傳教育，強化管理人員管理意識

實現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理模式，首先就要做好檔案規(guī)范化的宣傳教育工作，將精細化管理理念引入到檔案管理工作當中，提高管理人員的精細化管理意識。在檔案管理工作中，要加強對檔案的宣傳教育講解，提高內(nèi)部人員的重視度，讓檔案管理人員意識到檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展的重要意義，加強檔案工作的收集和利用工作。首先，可以豐富檔案信息的收集渠道，建立完善的檔案信息收集體系，以事業(yè)單位內(nèi)部各部門為主，做好每個部門人事檔案的信息整理和完善，建立高效的人事檔案收集渠道；其次，建立檔案材料的聯(lián)動機制，將事業(yè)單位人員的基本信息納入到檔案信息的收集中，如工資、工作時間、家庭情況、學歷、職稱、獎罰狀況等，只有如此才能完善檔案管理機制；最后，要將檔案管理工作納入到事業(yè)單位年度考核工作當中，只有這樣才能進一步強化檔案管理意識，提高檔案管理的規(guī)范化。

3.2 優(yōu)化檔案管理機制，為實現(xiàn)規(guī)范化管理奠定理論基礎

健全檔案管理機制是實現(xiàn)規(guī)范化管理的基礎和保障，因此要對檔案管理機制進行優(yōu)化，通過崗位責任劃分、工作內(nèi)容要求、部門協(xié)作、組織保障等方面進行完善。首先，對檔案管理制度進行公布，確保檔案管理制度能夠落實到位，確定檔案管理的主要人員，并由負責人對檔案管理進行監(jiān)督管理；其次，召開檔案管理規(guī)范化會議，通過管理制度的制定、管理人員的升級等確定一個較為規(guī)范化的檔案管理機制，保障檔案實施的規(guī)范化運行；再次，做好檔案管理的宣傳工作，要求各部門與檔案管理部門做好協(xié)調(diào)，確保檔案材料收集的準確性、檔案資料使用的便捷性、檔案借閱的安全性等；最后，責任落實到位，對檔案管理工作進行監(jiān)督管理，確保人事檔案管理的安全性、規(guī)范性、科學性、高效性。

3.3 提高檔案材料收集、整理的規(guī)范化操作水平

在人事檔案管理過程中，最基礎的工作就是檔案材料的收集與整理，只有確保這個過程規(guī)范化才能確保檔案材料的完整性、準確性、規(guī)范性。檔案材料收集整理工作是長期的，貫穿于事業(yè)單位發(fā)展的整個時期，因此提高資料收集、整理的規(guī)范性尤為重要，要做到這點，首先，要對信息收集內(nèi)容進行嚴格審核，拓展信息收集渠道，根據(jù)人事特點及時有效地收集一手資料，對于資料不全或者信息不足的檔案做好備注，后期進行完善和補充；其次，對材料的收集過程以及材料的整理過程進行嚴格監(jiān)督，定期進行檢查，確保材料的真實性；再次，對收集的材料進行歸類整理，便于檔案的查找和使用；最后，根據(jù)事業(yè)單位要求以及國家檔案管理要求對檔案管理標準和信息收集范圍進行確定，不斷完善和補充檔案信息，提高檔案管理效率，做好檔案統(tǒng)計分析，提高管理的規(guī)范化水平。

3.4 推進檔案管理的信息化水平，提高管理效率

檔案信息化的發(fā)展不僅能夠提高檔案管理的規(guī)范化水平，也能提高檔案材料的使用效率，因此，推進檔案管理的信息化水平尤為重要。信息化管理的最大優(yōu)勢就是規(guī)范化、便捷化、快速化，能夠在短時間內(nèi)通過搜索引擎找出所要查找的檔案材料，另外還能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡化管理，可以將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)化，通過大數(shù)據(jù)處理提高檔案信息的數(shù)據(jù)傳遞性，從而建立網(wǎng)絡化檔案管理體系。網(wǎng)絡化檔案管理就是檔案管理標準化的具體體現(xiàn)，在檔案信息數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)化過程中，會通過統(tǒng)一的操作模式，統(tǒng)一的處理體系，實現(xiàn)檔案信息的統(tǒng)一化管理。在推進檔案信息化建設的過程中，首先，要完善檔案信息化管理的基礎設備，加大基礎設備的投入，如購買必要的電腦、數(shù)據(jù)處理器等；其次，要構(gòu)建自己的檔案信息化管理體系，完善體系建設，提高電子信息化的使用效率；最后，建立完善的檔案網(wǎng)絡信息化規(guī)章制度，確保信息化建設的規(guī)范性、科學性、高效性。

4 結(jié) 語

人事檔案管理的規(guī)范化能夠有效提高事業(yè)單位的管理水平，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義，因此要不斷提高檔案管理的規(guī)范化水平。在大數(shù)據(jù)時代的背景下，事業(yè)單位也要加快網(wǎng)絡化檔案管理體系的建設力度，結(jié)合事業(yè)單位發(fā)展的具體情況，不斷優(yōu)化檔案管理的規(guī)范化。

主要參考文獻

[1]楊麗麗.新時期人事檔案管理工作的對策與思考[J].黑龍江科學，2014（10）：137.