淺談社會保險業務檔案管理

高亞輝

摘要：近些年來，“檔案”一詞在我們的日常生活中出現得越來越頻繁，然而每當我們一提到檔案，首先浮現在大家眼前的印象就是領導者的人生歷史，是各單位職工參加工作的證明，跟我們普通老百姓“沒有半毛錢的關系”，然而事實上，社保業務檔案與我們普通百姓的生活確是密不可分的。隨著我國社會保障水平的發展、社會保障體系建設的不斷完善、社會保障覆蓋范圍的不斷擴大，即使是剛落地的嬰兒，只要他參加了社會保險，便會形成社會保險業務檔案。因此，如何管好、用好社會保險業務檔案，是擺在我們面前的重要課題，也是本文討論的重要問題。

關鍵詞：社會保險；檔案；管理

一、社會保險業務檔案建立的必然性

所謂社保業務檔案，全名應稱作社會保險業務檔案，人力資源和社會保障部、國家檔案局第3號令發布的《社會保險業務檔案管理規定（試行）》中是這樣表述的：“是指社會保險經辦機構在辦理社會保險業務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。”社會保險是社會現代化的必然產物，并且它會隨之社會的發展而不斷進步。社會保險業務具有十分個性化的特殊性，而這種特性決定了社會保險業務要有法可循，有法可依，可查詢、可修訂，如若修改的話需要保留改動軌跡，這就要求我們必須要建立和規范保險業務檔案，也體現出了社會保險業務檔案建立的必然性。

二、社保業務檔案管理工作中需要注意的問題

（一）做好檔案工作，離不開高層領導的決策與實施

我們在工作的時候，無論是寫文件，還是在分享經驗做講話的時候，都會有意識或無意識地加上一句話，那就是“單位領導的重視和支持”。很多人覺得這句話是一句空話，只是為了溜須拍馬，毫無實際意義，那就大錯特錯了，這句話實則里面蘊含了非常深刻的經驗。我們通過對很多單位進行的調查發現，單位領導，尤其是單位一把手對某項工作的重視程度，直接關系到該項工作的成功與否。很簡單的道理：受到老師重視的學生，往往學習成績高于那些老師不管不問的學生。單位領導重視的工作，對該項工作能投入較多的精力，配備充足的人員、提供滿足工作的經費，工作自然要輕松得多。所以更多時候，我們應該去更多的向領導宣傳檔案工作，用我們檔案發揮作用的實例去宣傳。這樣領導對檔案有了新的認識，對檔案的重要性有了新的了解，自然而然就會重視檔案工作了，而我們的檔案工作自然也就越做越好了。

（二）做好檔案工作，離不開對業務檔案的收集與整理，其一定要具備完整性

檔案的收集整理工作是整個檔案管理工作的基礎性工作，也是所有檔案工作應用的基礎與前提，這個基礎性工作完成度的好壞，關乎著所立案卷的質量，也就會對日后檔案的提供利用造成直接影響。檔案的收集工作是檔案管理環節的第一步，假若檔案文件材料收集不齊全、不完整，我們整理出的案卷也是不齊全完整的，日后工作需要對以往檔案進行調查比對的時候，它的證明力和實際應用率就會大大折扣，甚至不能證明某些問題，失去檔案工作的有效性。比如，我們發現，有些經辦單位，在工作過程中，經辦規程和業務規范上要求的表單是收集起來了，參保人員也簽了字了，可是卻沒有審核單位的簽章，那么就像一份公文沒有加蓋公章一樣，文件材料就失去了法律效力，連這份文件材料的真實性都不能證明，又怎么能指望用這份文件材料去證明某些實際問題呢？因此，要做好檔案管理工作，就必須完整的去做好業務檔案的收集與整理工作，任何的材料都必須能夠具有實際的應用效益。

（三）做好檔案工作，離不開檔案管理制度的約束

我們檔案室里有很多檔案制度，比如檔案收集制度、整理制度、保管制度、借閱利用制度、統計制度等等，這些制度的制定，并不是用來掛在墻上展覽用的，或者是應付上級主管機關檢查用的，而是需要切切實實地去執行。只有依靠完善的制度來管理，我們的檔案室管理才會井然有序，我們的檔案工作才會一步步提高。

三、對社會保險業務檔案管理的期望

（一）加強社會保險業務檔案管理工作隊伍的培訓工作，培養一支思想覺悟高，業務能力強的檔案管理干部隊伍。各級社保經辦機構單位，要把培養和使用檔案管理人員作為工作重點，選拔骨干人員，加強培訓，系統掌握檔案管理工作的基本要求，做到檔案管理工作常抓不懈；不斷總結經驗教訓，把檔案管理工作人員培養成思想覺悟過硬業務能力超群的復合型人才。

（二）對檔案管理工作的基礎建設加大投入，升級業務檔案保密等級，劃設管理紅線。各級社保經辦機構在抓好檔案管理人員培訓的基礎之上，要加強檔案室的基礎建設，縣區以上各級社保經辦機構，要設立獨立的檔案室，并且檔案室的位置要設置在各業務部門的中心位置，方便各業務部門對檔案的查詢與審閱。

（三）完善法制法規，加強法制建設，在遵守檔案法的基礎上，進一步完善社保業務檔案管理制度，做到有法可依，違法必究，執法必嚴。黨的十八大提出依法治國理念，社會保險業務檔案管理工作也必須緊緊靠攏這一理念，任何工作都要依法開展。

總而言之，我國的社會保險業務檔案管理工作起步較晚，我們在這方面，還有許多工作需要探索和完善，我們要正視自己的差距，我們要在模范遵守檔案法的基礎上，制定和細化社會保險業務檔案管理制度，做到人人懂法，守法，護法，使社會保險業務檔案管理工作健康有序開展起來。