淺談社會保險業(yè)務檔案管理

高亞輝

摘要：近些年來，“檔案”一詞在我們的日常生活中出現(xiàn)得越來越頻繁，然而每當我們一提到檔案，首先浮現(xiàn)在大家眼前的印象就是領導者的人生歷史，是各單位職工參加工作的證明，跟我們普通老百姓“沒有半毛錢的關(guān)系”，然而事實上，社保業(yè)務檔案與我們普通百姓的生活確是密不可分的。隨著我國社會保障水平的發(fā)展、社會保障體系建設的不斷完善、社會保障覆蓋范圍的不斷擴大，即使是剛落地的嬰兒，只要他參加了社會保險，便會形成社會保險業(yè)務檔案。因此，如何管好、用好社會保險業(yè)務檔案，是擺在我們面前的重要課題，也是本文討論的重要問題。

關(guān)鍵詞：社會保險；檔案；管理

一、社會保險業(yè)務檔案建立的必然性

所謂社保業(yè)務檔案，全名應稱作社會保險業(yè)務檔案，人力資源和社會保障部、國家檔案局第3號令發(fā)布的《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）》中是這樣表述的：“是指社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在辦理社會保險業(yè)務過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。”社會保險是社會現(xiàn)代化的必然產(chǎn)物，并且它會隨之社會的發(fā)展而不斷進步。社會保險業(yè)務具有十分個性化的特殊性，而這種特性決定了社會保險業(yè)務要有法可循，有法可依，可查詢、可修訂，如若修改的話需要保留改動軌跡，這就要求我們必須要建立和規(guī)范保險業(yè)務檔案，也體現(xiàn)出了社會保險業(yè)務檔案建立的必然性。

二、社保業(yè)務檔案管理工作中需要注意的問題

（一）做好檔案工作，離不開高層領導的決策與實施

我們在工作的時候，無論是寫文件，還是在分享經(jīng)驗做講話的時候，都會有意識或無意識地加上一句話，那就是“單位領導的重視和支持”。很多人覺得這句話是一句空話，只是為了溜須拍馬，毫無實際意義，那就大錯特錯了，這句話實則里面蘊含了非常深刻的經(jīng)驗。我們通過對很多單位進行的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，單位領導，尤其是單位一把手對某項工作的重視程度，直接關(guān)系到該項工作的成功與否。很簡單的道理：受到老師重視的學生，往往學習成績高于那些老師不管不問的學生。單位領導重視的工作，對該項工作能投入較多的精力，配備充足的人員、提供滿足工作的經(jīng)費，工作自然要輕松得多。所以更多時候，我們應該去更多的向領導宣傳檔案工作，用我們檔案發(fā)揮作用的實例去宣傳。這樣領導對檔案有了新的認識，對檔案的重要性有了新的了解，自然而然就會重視檔案工作了，而我們的檔案工作自然也就越做越好了。

（二）做好檔案工作，離不開對業(yè)務檔案的收集與整理，其一定要具備完整性

檔案的收集整理工作是整個檔案管理工作的基礎性工作，也是所有檔案工作應用的基礎與前提，這個基礎性工作完成度的好壞，關(guān)乎著所立案卷的質(zhì)量，也就會對日后檔案的提供利用造成直接影響。檔案的收集工作是檔案管理環(huán)節(jié)的第一步，假若檔案文件材料收集不齊全、不完整，我們整理出的案卷也是不齊全完整的，日后工作需要對以往檔案進行調(diào)查比對的時候，它的證明力和實際應用率就會大大折扣，甚至不能證明某些問題，失去檔案工作的有效性。比如，我們發(fā)現(xiàn)，有些經(jīng)辦單位，在工作過程中，經(jīng)辦規(guī)程和業(yè)務規(guī)范上要求的表單是收集起來了，參保人員也簽了字了，可是卻沒有審核單位的簽章，那么就像一份公文沒有加蓋公章一樣，文件材料就失去了法律效力，連這份文件材料的真實性都不能證明，又怎么能指望用這份文件材料去證明某些實際問題呢？因此，要做好檔案管理工作，就必須完整的去做好業(yè)務檔案的收集與整理工作，任何的材料都必須能夠具有實際的應用效益。

（三）做好檔案工作，離不開檔案管理制度的約束

我們檔案室里有很多檔案制度，比如檔案收集制度、整理制度、保管制度、借閱利用制度、統(tǒng)計制度等等，這些制度的制定，并不是用來掛在墻上展覽用的，或者是應付上級主管機關(guān)檢查用的，而是需要切切實實地去執(zhí)行。只有依靠完善的制度來管理，我們的檔案室管理才會井然有序，我們的檔案工作才會一步步提高。

三、對社會保險業(yè)務檔案管理的期望

（一）加強社會保險業(yè)務檔案管理工作隊伍的培訓工作，培養(yǎng)一支思想覺悟高，業(yè)務能力強的檔案管理干部隊伍。各級社保經(jīng)辦機構(gòu)單位，要把培養(yǎng)和使用檔案管理人員作為工作重點，選拔骨干人員，加強培訓，系統(tǒng)掌握檔案管理工作的基本要求，做到檔案管理工作常抓不懈；不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓，把檔案管理工作人員培養(yǎng)成思想覺悟過硬業(yè)務能力超群的復合型人才。

（二）對檔案管理工作的基礎建設加大投入，升級業(yè)務檔案保密等級，劃設管理紅線。各級社保經(jīng)辦機構(gòu)在抓好檔案管理人員培訓的基礎之上，要加強檔案室的基礎建設，縣區(qū)以上各級社保經(jīng)辦機構(gòu)，要設立獨立的檔案室，并且檔案室的位置要設置在各業(yè)務部門的中心位置，方便各業(yè)務部門對檔案的查詢與審閱。

（三）完善法制法規(guī)，加強法制建設，在遵守檔案法的基礎上，進一步完善社保業(yè)務檔案管理制度，做到有法可依，違法必究，執(zhí)法必嚴。黨的十八大提出依法治國理念，社會保險業(yè)務檔案管理工作也必須緊緊靠攏這一理念，任何工作都要依法開展。

總而言之，我國的社會保險業(yè)務檔案管理工作起步較晚，我們在這方面，還有許多工作需要探索和完善，我們要正視自己的差距，我們要在模范遵守檔案法的基礎上，制定和細化社會保險業(yè)務檔案管理制度，做到人人懂法，守法，護法，使社會保險業(yè)務檔案管理工作健康有序開展起來。