探究辦公室文書檔案收集與歸檔

馬玉慶

摘要：隨著我國經濟的快速發展，各行業間的市場競爭逐漸增加，企業應加強內部管理，對辦公室文書檔案收集與歸檔工作的管理體現企業內部管理水平，但是現在的企業辦公室文書檔案收集及歸檔工作存在很多問題，影響企業的各項業務的開展。本文對相關的問題進行分析，并提出優化文書檔案收集及歸檔工作的建議。

關鍵詞：辦公室；文書檔案收集；歸檔工作；企業管理

一、辦公室文書檔案收集與歸檔工作存在的問題

1.工作人員意識薄弱。

由于很多企業的辦公室文書檔案工作會出現注意力不集中、文書檔案收集及歸檔工作拖延、滯后等情況，使得工作無法順利進行。文書檔案管理人員由于缺乏對文書檔案管理的意識，只是重視重要文件，對普通文件缺少關注，使得整體文書檔案收集及歸檔工作效率不高，容易出現遺忘、疏漏、檔案丟失等情況。還有的工作人員認為文書檔案收集及歸檔工作與企業發展不相關，無法全身心的投入工作，使得信息資料收集缺乏深度及精度，影響企業的發展。

2.企業對文書檔案收集及歸檔工作管理力度不足。

雖然企業開始重視辦公室文書檔案收集及歸檔工作，但是企業還不注重管理，文件資料缺失、破壞等問題時有發生。使得文書檔案資料損壞，很多企業歸檔模式是文字資料歸檔、電子文檔缺乏重視程度。還有就是沒有按照歸檔流程，文件隨意的放置，在查找的時候需要消耗大量的人力和時間，影響工作的順利進行。

二、新時期下辦公室文書檔案收集和歸檔工作的科學化處理要點解析

1. 文書檔案收集工序中需要全面關注的操作要點。

在不同企業之中，為了確保相關檔案資料收集地更為健全完善，有關工作人員則有必要在文件衍生階段中便細致化觀察認證其完整性效果基礎上，組織文件管理全過程的監督活動。一旦說其間發現任何弊端跡象，則需要在第一時間內向有關機構領導報告，進一步搭建起完善化的組織控制體制，并且確保輔助內部文書、承包機構，以及有關職員，完成辦公室檔案文書在衍生、傳輸、處理、歸檔等環節中遺留缺陷的整改任務。畢竟唯獨這部分文件齊全了，有關機構文書檔案的收集和應用工作的實效性，才會得到合理的保障條件。

2. 文書檔案歸檔環節中應該謹慎對待的處理要點。

第一，科學化分類。辦公室工作人員在組織合理規模的檔案整理工作前期，有必要依照特定標準針對既有的檔案內容進行分類處理。如今經常使用的分類方式包括年度、機構、保管期限等分類模式，它們在工作環節中通常會進行組合式沿用，借此維持檔案類別的清晰性效果。

第二，高效率裝訂。就是要求辦公室工作人員針對各類檔案進行合理程度地拆頂和修裱調試，尤其是在一些破損檔案維修期間，需要注意盡量維持這部分文件的原始面貌。

第三，有序化排列組織。強調工作人員在處理好檔案裝訂任務之后，在分類方案之中的最低一級類目之中，結合特定模式進行歸檔文件的先后排列次序確認。目前經常沿用的排列形式主要就是時間順序法，此類模式不管是針對相同事務的衍生變化順序，或是進行不同事務發生順序認證過程中，都能夠保留較強的操作特性。

第四，細致化地編號。要求工作人員將各類歸檔文件在全宗中的位置進行特殊形式的符號標識，并且保證憑借歸檔章的模式在最終的歸檔文件之中予以注明，這類工序的核心存在意義，就是為后續諸多繁瑣的編目工作交接，奠定基礎。

第五，清晰化編目。歸根結底，就是針對歸檔文件進行目錄編輯。在實際處理期間，編目理當以件為單位布置拓展，其間更應該注意在文件目錄之中一件只可體現一類條目，一旦說來文和復文作為一件時，在歸檔文件目錄之中，便只可以針對復文進行編目處理。

三、辦公室文書檔案收集與歸檔工作的策略

1.加強宣傳，創造良好的工作條件。

為保證辦公室文書檔案收集與歸檔工作順利進行，需要將宣傳工作做到位。對此，檔案管理人員在收集文書檔案時，要將重點放在實用檔案編研與簡報編制形式上，這樣能夠擴大宣傳范圍。通過對文書檔案收集人員的合理引導，促使其切實增強自身管理意識，認真、主動做好文書檔案收集工作，也讓其他工作人員了解文書檔案收集的重要性，今后更加主動配合。同時還要將多媒體技術利用起來，在各個階層做好宣傳工作，不斷提升文書檔案歸檔人員的責任感，規范自己的工作行為，加大對文書檔案的核查力度。這樣檔案管理人員才會樹立起全心全意的服務意識，工作中認真盡責，有效防止出現造假的情況，保證辦公室文書檔案利用率得到提升。

2.完善辦公室文書檔案管理制度。

由于現行辦公室文書檔案管理制度存在很多缺陷，經常發生文件資料丟失、缺損的問題，因此需要盡快對辦公室文書檔案管理制度進行完善，才能保證檔案收集與歸檔順利進行。一是要以制度的形式明確辦公室文書檔案收集時間、保管期限、歸檔范圍和相關注意事項等內容，并有效工作流程，提升文書檔案的真實性與有效性。二是結合事業單位具體狀況，根據相應的規章制度，將責任明確到具體的個人身上，讓他們清楚自己的工作職責，確保文書檔案歸檔范圍更加科學、合理。三是確定文書檔案歸檔期限，對辦公室文書檔案實行統一的保管，避免部分人員私用。采取這種方法以后，既能夠從整體上提升文書檔案的收集、歸檔效率，還能夠為今后的利用提供便利，為事業單位其他業務活動的開展提供可靠、真實的依據。

3.創新文書檔案收集與歸檔工作方法。

從以往辦公室文書檔案收集與歸檔工作情況來看，很多重要文件資料經常發生破損、殘缺和流失的問題，為解決這些問題，需要不斷創新文書檔案收集與歸檔方法。檔案管理人員要主動出擊，及時加強與事業單位各部門之間的聯系，定期做好文書檔案的收集與歸檔工作，定時更新各項文件資料，提升文件資料的真實性與可靠性。針對辦公室文書檔案收集與歸檔中出現的問題，要認真分析并采取相應解決措施，避免對文書檔案的完整性造成不利影響。在信息時代下，還要將先進信息技術應用到文書檔案收集與歸檔工作中，減少人為誤差，提升工作的效率與質量，真正體現出文書檔案應有的價值與作用。

結語

辦公室文書檔案收集及歸檔工作對企業十分重要，應加強工作人員的思想認識、制度構建、模式創新，使得辦公室工作人員及管理人員意識到文書檔案收集及歸檔工作的重要性，構建全面、細化的工作制度，對工作進行監管及約束，以保證文書檔案的規范性及完整性。

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