探討檔案管理的重要性

陳春霞

摘要： 隨著市場經濟的深入發展，組織管理環境也更為復雜，這就為現代檔案管理工作提出了新的挑戰。雖然近年來檔案管理工作已經獲得了較大發扎，但是其中仍有不少問題亟待解決，這就需要檔案管理人員充分認識檔案管理的重要性，在工作當中積極創新，改變管理模式和管理理念，創新管理方法，提高管理效率，使檔案管理成為組織發展的有效動力。

關鍵詞：檔案管理；重要性；完善對策

無論是個人職業發展還是用人單位選拔人才，都需要檔案作為參考、考察依據。檔案是跟隨個體一生的、公平記錄其經歷、發展、歷程的文本，是一個人工作、生活狀態的全面反映。針對檔案進行管理，能夠充分發掘人事服務作用，檔案管理者需要充分認識工作的重要性，深度發掘檔案的社會價值和崗位價值，從而使檔案管理工作成為促進組織發展、社會安定和諧的有利因素。

一、檔案管理工作的重要性分析

（一） 信息全面，真實客觀

檔案能夠全面記錄個人或單位工作、發展的相關信息，對于管理層來說，則能夠通過檔案對單位效益、管理水平等直觀了解。在檔案當中，會詳細記錄單位發展相關的各類信息，而管理者利用檔案查閱，有利于對未來發展趨勢進行分析和部署。隨著時代與科技的不斷發展，檔案管理不再局限與信息記錄，其應用作用更是不斷被強化，應用價值也再不斷被發掘。對于決策者來說，利用檔案查閱制定組織發展計劃、提升經濟效益、增強組織競爭力有著極高的可行性，通過檔案資源整合制定出更有利于組織發展的戰略規劃。

檔案管理工作的意義首先體現在考察依據方面，檔案具有法律效力，因此其中所記錄的信息更加真實客觀。在使用檔案的同時也能夠有效提升信息公信力。嚴謹的檔案管理能夠避免資料被篡改，因此在實施方面更具可靠性。檔案管理涉及層面較廣，記錄內容更為廣泛，如果管理層或者相關人員需要資料查閱，都能夠在檔案中獲取相應信息，并尋求解決問題的方法，從這一點來看，檔案的參考價值非常明顯。

（二）能夠對人事管理提供參考依據

檔案內容涵蓋了個體學歷、資歷、各種學習社會經歷等信息，能夠較為全面的反應出個體的成長軌跡這些信息為用人單位選拔人才提供了一定依據，其參考價值不容忽視。在組織內部，檔案管理已經成為人員調動、職業晉升、制定薪資標準的重要依據，尤其是在薪資標準的制定中，不但需要根據人員現有工作業績作為考評依據，更需要結合檔案內容對其工作年限、崗位成績等進行綜合評價，同時檔案中還有針對人員成績、過失、思想道德等方面的評價，這些都具有較高的參考價值，是組織人員晉升、調整工資等級的主要依據，由此可見，檔案管理具有重要的社會價值。

檔案管理不但對組織發展有著重要的引導作用，同時也關系到組織人員的職業發展，因此，檔案管理具有雙重性。作為檔案管理人員，需要深刻認識到檔案管理的重要性，在日常工作中強化規范管理意識，加強工作的嚴謹性和科學性，從根本上提升檔案管理成效。

二、加強檔案管理工作的可行措施

（一）注重對檔案管理工作人員的培訓

作為單位領導，需要對檔案管理的重要性有全面認識，只有這樣才能在人力物力方面給予更多支持，只有領導重視才能使檔案管理人員對工作崗位的重要性有重新認識。單位需要定期組織人員參加檔案管理專業培訓，加強《檔案法》學習，利用正規培訓提升檔案管理人員的專業能力。

（二）注重檔案收集工作

在日常管理當中，工作人員需要做好檔案收集、整理工作，只有不斷更新檔案內容，才能體現出管理價值。管理層需要多方督促檔案收集工作的落實，保證相關部門及時上交資料，促進檔案內容及時更新并歸檔。

（三）注重檔案價值鑒定

檔案鑒定是在種類繁多的檔案中選擇有價值的內容進行專項管理。這就需要管理人員具備良好的甄別能力，能夠從現有檔案中發掘其價值所在，通過歷史檔案分析，結合國家政策、組織發展需要等，確定檔案的保存價值。

（四）注重對現代化技術的利用

隨著信息技術的發展與普及，在檔案管理當中引入信息技術有利于提高管理效率和管理質量。利用信息技術能夠實現檔案管理的及時更新，在檔案搜索、查閱、歸檔方面提高效率。通過信息技術處理，檔案管理效率將得到全面提高，管理質量也會同步發展。

結語

隨著市場經濟的深入發展，組織管理環境也更為復雜，這就為現代檔案管理工作提出了新的挑戰。雖然近年來檔案管理工作已經獲得了較大發扎，但是其中仍有不少問題亟待解決，這就需要檔案管理人員充分認識檔案管理的重要性，在工作當中積極創新，改變管理模式和管理理念，創新管理方法，提高管理效率，使檔案管理成為組織發展的有效動力。

通過上述分析可以看到，檔案管理具有廣泛性、客觀性和公正性。在組織建設、發展的不同階段，檔案的應用價值都是不容忽視的。做好檔案管理需要從內容收集、整理方面入手，強化管理人員專業素質，利用現代科技建立更高效的管理模式，促進檔案管理價值不斷提升。