探討檔案管理的重要性

陳春霞

摘要： 隨著市場經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，組織管理環(huán)境也更為復(fù)雜，這就為現(xiàn)代檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。雖然近年來檔案管理工作已經(jīng)獲得了較大發(fā)扎，但是其中仍有不少問題亟待解決，這就需要檔案管理人員充分認(rèn)識檔案管理的重要性，在工作當(dāng)中積極創(chuàng)新，改變管理模式和管理理念，創(chuàng)新管理方法，提高管理效率，使檔案管理成為組織發(fā)展的有效動力。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重要性；完善對策

無論是個人職業(yè)發(fā)展還是用人單位選拔人才，都需要檔案作為參考、考察依據(jù)。檔案是跟隨個體一生的、公平記錄其經(jīng)歷、發(fā)展、歷程的文本，是一個人工作、生活狀態(tài)的全面反映。針對檔案進(jìn)行管理，能夠充分發(fā)掘人事服務(wù)作用，檔案管理者需要充分認(rèn)識工作的重要性，深度發(fā)掘檔案的社會價值和崗位價值，從而使檔案管理工作成為促進(jìn)組織發(fā)展、社會安定和諧的有利因素。

一、檔案管理工作的重要性分析

（一） 信息全面，真實客觀

檔案能夠全面記錄個人或單位工作、發(fā)展的相關(guān)信息，對于管理層來說，則能夠通過檔案對單位效益、管理水平等直觀了解。在檔案當(dāng)中，會詳細(xì)記錄單位發(fā)展相關(guān)的各類信息，而管理者利用檔案查閱，有利于對未來發(fā)展趨勢進(jìn)行分析和部署。隨著時代與科技的不斷發(fā)展，檔案管理不再局限與信息記錄，其應(yīng)用作用更是不斷被強(qiáng)化，應(yīng)用價值也再不斷被發(fā)掘。對于決策者來說，利用檔案查閱制定組織發(fā)展計劃、提升經(jīng)濟(jì)效益、增強(qiáng)組織競爭力有著極高的可行性，通過檔案資源整合制定出更有利于組織發(fā)展的戰(zhàn)略規(guī)劃。

檔案管理工作的意義首先體現(xiàn)在考察依據(jù)方面，檔案具有法律效力，因此其中所記錄的信息更加真實客觀。在使用檔案的同時也能夠有效提升信息公信力。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理能夠避免資料被篡改，因此在實施方面更具可靠性。檔案管理涉及層面較廣，記錄內(nèi)容更為廣泛，如果管理層或者相關(guān)人員需要資料查閱，都能夠在檔案中獲取相應(yīng)信息，并尋求解決問題的方法，從這一點來看，檔案的參考價值非常明顯。

（二）能夠?qū)θ耸鹿芾硖峁﹨⒖家罁?jù)

檔案內(nèi)容涵蓋了個體學(xué)歷、資歷、各種學(xué)習(xí)社會經(jīng)歷等信息，能夠較為全面的反應(yīng)出個體的成長軌跡這些信息為用人單位選拔人才提供了一定依據(jù)，其參考價值不容忽視。在組織內(nèi)部，檔案管理已經(jīng)成為人員調(diào)動、職業(yè)晉升、制定薪資標(biāo)準(zhǔn)的重要依據(jù)，尤其是在薪資標(biāo)準(zhǔn)的制定中，不但需要根據(jù)人員現(xiàn)有工作業(yè)績作為考評依據(jù)，更需要結(jié)合檔案內(nèi)容對其工作年限、崗位成績等進(jìn)行綜合評價，同時檔案中還有針對人員成績、過失、思想道德等方面的評價，這些都具有較高的參考價值，是組織人員晉升、調(diào)整工資等級的主要依據(jù)，由此可見，檔案管理具有重要的社會價值。

檔案管理不但對組織發(fā)展有著重要的引導(dǎo)作用，同時也關(guān)系到組織人員的職業(yè)發(fā)展，因此，檔案管理具有雙重性。作為檔案管理人員，需要深刻認(rèn)識到檔案管理的重要性，在日常工作中強(qiáng)化規(guī)范管理意識，加強(qiáng)工作的嚴(yán)謹(jǐn)性和科學(xué)性，從根本上提升檔案管理成效。

二、加強(qiáng)檔案管理工作的可行措施

（一）注重對檔案管理工作人員的培訓(xùn)

作為單位領(lǐng)導(dǎo)，需要對檔案管理的重要性有全面認(rèn)識，只有這樣才能在人力物力方面給予更多支持，只有領(lǐng)導(dǎo)重視才能使檔案管理人員對工作崗位的重要性有重新認(rèn)識。單位需要定期組織人員參加檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，加強(qiáng)《檔案法》學(xué)習(xí)，利用正規(guī)培訓(xùn)提升檔案管理人員的專業(yè)能力。

（二）注重檔案收集工作

在日常管理當(dāng)中，工作人員需要做好檔案收集、整理工作，只有不斷更新檔案內(nèi)容，才能體現(xiàn)出管理價值。管理層需要多方督促檔案收集工作的落實，保證相關(guān)部門及時上交資料，促進(jìn)檔案內(nèi)容及時更新并歸檔。

（三）注重檔案價值鑒定

檔案鑒定是在種類繁多的檔案中選擇有價值的內(nèi)容進(jìn)行專項管理。這就需要管理人員具備良好的甄別能力，能夠從現(xiàn)有檔案中發(fā)掘其價值所在，通過歷史檔案分析，結(jié)合國家政策、組織發(fā)展需要等，確定檔案的保存價值。

（四）注重對現(xiàn)代化技術(shù)的利用

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，在檔案管理當(dāng)中引入信息技術(shù)有利于提高管理效率和管理質(zhì)量。利用信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的及時更新，在檔案搜索、查閱、歸檔方面提高效率。通過信息技術(shù)處理，檔案管理效率將得到全面提高，管理質(zhì)量也會同步發(fā)展。

結(jié)語

隨著市場經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，組織管理環(huán)境也更為復(fù)雜，這就為現(xiàn)代檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。雖然近年來檔案管理工作已經(jīng)獲得了較大發(fā)扎，但是其中仍有不少問題亟待解決，這就需要檔案管理人員充分認(rèn)識檔案管理的重要性，在工作當(dāng)中積極創(chuàng)新，改變管理模式和管理理念，創(chuàng)新管理方法，提高管理效率，使檔案管理成為組織發(fā)展的有效動力。

通過上述分析可以看到，檔案管理具有廣泛性、客觀性和公正性。在組織建設(shè)、發(fā)展的不同階段，檔案的應(yīng)用價值都是不容忽視的。做好檔案管理需要從內(nèi)容收集、整理方面入手，強(qiáng)化管理人員專業(yè)素質(zhì)，利用現(xiàn)代科技建立更高效的管理模式，促進(jìn)檔案管理價值不斷提升。