關于企業采購環節的財務管理策略的若干思考

【摘要】加強采購環節的財務管理對于現代企業來說至關重要，除了保證企業采購質量外，還應充分考慮采購物品的市場價格，不斷促進企業核心競爭力的提升。

【關鍵詞】企業 采購環節 財務管理 策略

企業只有節約采購成本，并確保采購物品的高質量，才能處于市場不敗之地。出于對企業市場競爭實力的考慮，有效節約采購成本，就必須注重采購環節的財務管理工作。然而現階段，多數企業采購環節中還存在諸多問題，基于此，本文提出了企業采購環節的財務管理策略。

一、企業采購環節中存在的問題

現階段，仍然有很多企業依舊沿用著過去陳舊的采購方法，也就是由采購人員全權負責所有采購事務，是整個采購工作的中心。采購工作結束后，再開展相關驗收。這明顯違背了科學，同時在采購人員個人原因的影響下，難以綜合有效監督各個采購環節和采購細節，進而使企業采購環節中出現了諸多異常，最終削弱了企業的經濟效益。

（一）采購人員缺乏較高的專業素質

當前，大多數企業都未認識到采購環節的重要性總是錯誤地認為采購工作對專業知識的要求不高，所以在選聘采購人員時存在很大的隨意性，整個采購隊伍的專業素質均較低。所以采購部分專業性強的商品時就會露出很多馬腳。簡單舉例，在采購部分專用儀表或儀器中，倘若采購人員缺乏專業素質，那么將很難準確辨別儀器儀表的規格、信號，同時影響了采購計劃及相關技術參數的精準審核，從而導致購置的商品達不到企業的實際需求，面臨重新采購的局面，既要付出大量的時間又加劇了采購成本。由于采購人員缺乏較高的專業素質，經常會采購一些質量很低劣的商品，并且也會造成企業生產的產品質量低下，從而使得企業風險劇增。

（二）采購過程與采購操作流程不規范

當前，企業并未將項目負責制納入到采購過程中，所以當采購環節發生問題時很難找到具體責任人，同時采購人員的操作流程也缺乏規范性，比如，在采購部分核心商品時，缺少精準的估價，導致企業發生一定的經濟損失，使企業需要付出更高的生產成本。

（三）缺少采購成本數據庫

采購人員在采購完所需商品后，應將不同類型的商品分開管理，所以企業往往把百分之八十的采購成本用在了百分之二十的采購商品種類上。如此一來，加強采購商品的分類管理就顯得特別重要。但是當前，企業還缺少專門的采購成本數據庫，導致企業的信息和供應商的信息難以對稱，實際采購中過程中就無法充分掌握采購商品成本，更別說用較低的成本來采購大量高品質的商品。此外，企業采購部門與其他部門缺少溝通交流，嚴重影響了采購人員對采購商品信息的及時全面了解，采購環節中問題不斷。倘若企業忽視了構建采購成本數據庫，那么將阻礙了企業與供應商之間的良好合作關系，只是進行簡單的貿易往來，無法更進一步溝通，因此企業日后中很難得到質優價廉的商品，最終加劇了企業的生產費用。

（四）采購發票管理異常

具體體現在以下幾方面：首先，采購發票獲取不及時，財務部門在采購商品入庫過程中主要以暫估處理的方式為主，倘若采購發票無法在第一時間取得，那么將延長暫估時間，更有甚者最終失去了發票獲取機會，尤其是商品的運輸發票可謂是“一票難求”。其次，采購發票雖然第一時間到了采購人員手中，但報賬不及時，進而縮短了發票的納稅抵扣期限，使企業發生較大的損失。最后，實際采購中經常有供應商多開或者少開發票的行為，加大了賬務處理工作難度，需要對多開的部分進行退票處理等。再有，實際取得的采購發票和供應商名稱不一致，供應商冒用他人發票。

（五）信息化程度低，加大了數據分析難度

由于企業無法及時共享并有效利用采購合同、收料信息、發料信息等各種信息，進而導致所有采購環節都必須重新開展業務處理，存在嚴重的重復勞動現象。企業無法全面匯總并深入分析各類采購數據，對采購人員缺乏績效考評。

（六）績效考核制度不完善

由于企業忽視了對采購部門商品到達的及時性、采購成本節約及商品質量等情況考核不力，導致采購部門內部人員過于臃腫，工作效率不理想，工作責任感不強。

二、企業采購環節的財務管理策略

（一）加強監督和制約

為了保證企業采購環節的財務管理高效性，就必須加強采購環節的監督制約力度。實際開展監督制約工作時，企業內部所有職能部門相互之間應建立制衡關系，同時采用委托代理方式，確保企業與經營者平衡發展。實際進行采購業務時，應注重嚴格審核現有的、采購商品的市場價以及所有采購票據，采購的各種票據進行審核，確保各類采購因素的精準性，采購部門應與其他部門積極協作共同完成采購環節的審核工作，確立自身具體的審核權限，對采購環節進行審核的根本目的在于，確保采購商品的市場價格趨于合理性。注重對采購過程進行事前審核與事中審核，并且事后檢查也必不可少而且不僅需要事前和事中的審核，在商品的采購過程完成后也需要進行事后的檢查，從而確保采購商品的高品質，滿足企業預期的生產需求。企業應配備專業的人員對訂貨和驗收付款方面辦理收貨清單、入庫單的書面手續，辦理手續的人員應嚴格遵循不相容職務相分離原則，防止自己驗收、自己審核的現象。

（二）加強采購商品消耗定額控制

對采購商品消耗定額控制過程中，企業相關技術部門應準確計算出采購商品的定額，并且采購人員采購商品時要嚴格根據已經確認的商品消耗定額標準進行。實際采購中，若商品存在損壞問題或者商品價格波動幅度大，那么應立即展開深入調查，找出具體的原因，在獲得審核批準后加強處理。

（三）確保采購商品的良好庫存

企業采購過程中，除了要考慮商品具體數額外，還要保證所購置的商品達到了庫存量要求，這樣當企業某一商品緊缺時，可以通過庫存商品確保企業生產的順利進行，保證原材料的及時供應。對采購商品的庫存量進行計算時，還必須深入分析和思考如何提高庫存量的安全性，比如在企業具體庫存量和商品儲存時間上，應防止商品數量太多而導致商品存儲不良，對購置的商品儲存時需要嚴格檢查其質量情況，從而為企業的正常生產提供有利條件。

（四）嚴格檢查采購付款與監督程序

企業在細致檢查采購程序的同時，還必須重點關注采購付款情況和當前運行的采購監督程序。關于采購程序方面，在采購程序上，應充分落實企業已經確認的采購計劃，比如采購商品的具體數額、規格以及類型等嚴厲禁止采購人員隨意更改，并實施嚴肅高效的驗收機制，確保購進的商品無論是其品質還是其性能指標均與企業的要求相一致。關于采購付款程序方面，應綜合審核采購的入庫、結算等單據及所有相關證明是否真實且合法，審核批準后完成商品付款。此外，企業還要構建一套行之有效的采購監督機制，清晰劃分作業人員的責任和義務，規范采購工作行為。

（五）構建完善的采購發票管理制度

供應部門工作人員要主動催促供應商出具采購發票，如果供應商采用郵寄的方式將發票郵來，那么應第一時間交到供應部門手中，由供應部門嚴格核對該發票的金額、數量是否和采購通知單上的編號相一致。核對一致后，把發票信息復印附于供應部門的采購通知單編號上，然后由財務部門完成相關的賬務處理工作。詳細記錄該發票和應來發票（從購置的商品數量開始算起）的數額，同時和供應商溝通找出引起差額的具體原因，由供應部門負責退票辦理。倘若多開或者少開的發票金額屬于正常范圍，那么應由財務部門進行審核并入賬。如果由于供應部門原因而導致獲取的增值稅專用發票無法順利抵扣，或者增值稅專用發票已經過了有效期限，應立即追究相關責任人的責任。在采購商品入庫以及發票取得后，交由會計核銷并入賬，到這里該項業務完成。

（六）基于ERP提高采購數據監控、匯總分析能力

企業采用ERP信息化系統有助于采購人員了解整個采購流程，對采購訂單執行過程、采購成本及供應商資信情況進行動態化有效監控，從而幫助企業與理想的供應商建立長琴合作關系，并獲得最優的價格策略，公開透明整個采購過程，加強事前、事中監督，為采購過程提供有力依據。在龐大的ERP數據系統支持下，有助于詳細對比分析商品采購價格的預算、實際與上一年同期數，幫助企業適應不斷變化的市場。此外，ERP數據的匯集分析還有助于采購部門落實商品采購價格及年度預算降本目標，提高商品達到速率。

（七）構建完善的績效考核制度

科學完善的績效考核制度有利于調動采購人員的工作熱情，明確采購部門的職責權限，對采購人員的績效情況綜合評價。績效考核涵蓋了月度指標、季度指標、年度指標，并且密切聯系了采購人員的工資薪酬、職位晉升，督促采購人員不斷完善自身的業務知識結構，將個人利益與企業利益相掛鉤。在選用績效考核指標時，應從采購訂單完成率、成本控制率、商品達到速率、年度降本總體數量等指標加強考核，財務部門、銷售部門、生產部門等部門配合協作綜合考核采購部門。

綜上所述可知，目前，多數企業采購環節中還存在一些問題，為了保證企業采購工作順利展開，就需要不斷強化采購環節的財務管理。實際進行財務管理過程中，應綜合有效監督采購全過程，并加強采購商品消耗定額的控制，盡可能節約采購成本，同時所購進的商品數量應滿足庫存需求，嚴格檢查采購付款程序及采購監督程序，從而為企業各項采購環節的順利進行奠定堅實基礎。

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作者簡介：張小艷（1972-），女。