新時期企業辦公室管理實踐思考

蒲偉偉

中圖分類號：C931.4 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2017）11-000-01

摘 要 企業在經營過程中，隨著面臨問題的增加，對其內部管理能力提出了更高的要求，辦公室作為企業經營管理的重要組成部分作用凸顯。基于此，本文通過分析新時期辦公室管理出現的問題，重點在更新思想觀念、完善規章制度、優化辦公室職能等方面提出了改進措施，以供參考。

關鍵詞 企業辦公室管理 人員配置 服務理念

現代企業的辦公室是一個綜合部門，在企業中既是橋梁、又是樞紐。辦公室在發揮輔助決策、協調各部門工作、服務保障等方面的重要作用，直接體現了一個單位的綜合實力與素質。完善辦公室管理，對轉變工作作風、營造企業良好工作氛圍、調動員工工作積極性、提高企業的運營效率有重要意義。

一、新時期企業辦公室管理存在的問題

（一）企業辦公室管理方式陳舊

一些企業的辦公室管理模式較為陳舊，采用經驗式管理，沒有做到制度化、規范化，企業也沒有將辦公室管理方法納入統一的制度和規范中。管理方式陳舊的缺陷有以下幾點：（1）一部分辦公室工作人員服務意識與規范化管理意識淡薄，認為辦公室就是給領導跑腿、打雜的部門，處理問題較為被動。此外，一些辦公室人員工作態度不端正，且由于自身條件不能達到崗位要求等原因，造成無法對工作進行創新，辦事效率低下，處理問題不當。（2）辦公室考核工作不完善、管理混亂無章、不同崗位的職責劃分不明確等問題，使得辦公室管理與工作能力不足，各項工作任務不能很好地完成。（3）辦公室對于出現的問題沒有制定相應的制度，導致執行力低，管理混亂。

（二）企業辦公室設備落后工作效率低

在新時期，提高企業的工作效率是實現企業利益最大化的保證，但需要注意的是，現在很多企業辦公室中所使用的設備落后、陳舊，甚至很多需要用手工實現，這種情況直接導致了辦公室獲取信息滯后，影響辦公室辦事效率和職能實現。此外，一些員工由于對辦公室職責重點把握不清或對工作缺乏熱情，對領導下達的任務只進行最基本的處理，而把大量時間放在日常事務如打掃衛生、資料整理等工作上，缺乏對決策制定的輔助作用，不利于辦公室職能的發揮。

二、新時期企業辦公室管理實踐措施

（一）改變陳舊思想觀念更新服務理念

接待服務，是辦公室的一個主要職能，通過做好對領導、員工、客戶等不同人員的接待工作，展現本企業的良好印象，這對企業未來的發展至關重要。因此，辦公室人員在為領導做好輔助工作的同時，也要更新服務理念，樹立正確的服務觀念，給基層人員以優質的保障與服務。

更新服務理念，在另一個方面要做到對員工來訪的接待。辦公室的職能，是輔助決策和提供服務，而對員工來訪的重視，不僅可以讓辦公室和公司領導對企業管理現狀有了更深刻的了解，還可拉近企業與員工的距離，讓員工有歸屬感。因此，辦公室要完善職工來訪渠道，讓公司管理層及時了解企業發展情況，緩解企業與員工、員工與員工間的矛盾，通過關注和解決員工工作與生活難題，促進企業和諧、穩定發展。

（二）建立健全辦公室各項規章制度

要實現企業辦公室的規范化、制度化，完善辦公室各項規章制度是重點。企業規范辦公室的事務處理程序、處理標準、各個員工的崗位職責，要做到以下兩點：（1）對辦公室人員的崗位職責加以明確，將辦公室每一件事務、每一個職責、每一項權利義務都分解落實到每一個位員工身上，并形成規范化流程。通過職責的明確，才能使辦公室人員責、權、利清晰，促進工作任務順利完成。（2）理順每一件工作的處理程序，為提高員工的工作效率，減少失誤，方便員工找到工作規律。辦公室要嚴格按程序辦事，辦公室在制定規章制度時，要保證制度的科學性、可行性，確保每一個規章制度都有實施的環境。此外，部門之間不可因制度的不同產生沖突，因此要保證制度的融合性。例如：某公司辦公室在公司內部審批方面的管理規定，有如下幾點：第一、規定總公司中的各個部門，各子公司、專業公司等需用書面呈批件的形式向總公司領導進行工作匯報項目審批。第二、總公司各個部門的呈批件，從該部門直接送到分管領導處，在審批后返回該部門辦理。如出現分管領導無法處理的情況，需由辦公室呈送總經理處審批，在批示后經分管領導審閱返回原部門。第三、呈批件由總公司領導審批后，辦公室將呈報件復印件返辦理部門，呈報件原件存檔。通過以上規章制度，大大提高了辦公室辦事效率，實現了公司的內部合理化運作。

（三）對辦公室的職能與人員配置進行優化

很多企業辦公室的職責紛繁復雜，一方面，辦公室要為領導服務，按領導要求辦事，另一方面，辦公室要協調各個部門的工作，使辦公室人員在處理具體事務時，在很大程度上限制了辦公室職權的行使。因此，企業要對辦公室的職能進行規范和明確，如果是辦公室的本職工作，就由辦公室人員處理，如果是非辦公室性質的任務，就要把任務從辦公室分離。而且要平衡辦公室與其他部門及辦公室內部的各個職能，如果辦公室工作任務多、管理范圍廣，企業要相應增加辦公室的權利與職能，如辦公室中某種任務比較重要，就要相應增加職員，對辦公室人員結構進行優化。此外，針對企業辦公室設備落后的問題，企業要將專項資金投入到辦公室設備的采辦、以及設備維修與更新上來，通過提高辦公室硬件設備水平，保證辦公室的事務處理效率。

三、結語

綜上所述，辦公室通過更新服務理念、促進管理制度化，明確崗位職責可完善辦公室管理。通過分析可得，辦公室管理的完善，對營造企業良好工作氛圍、提高企業工作效率、促進企業平穩發展意義重大。因此，辦公室應采取以上措施，完善辦公室管理。

參考文獻：

[1] 王琳.新時期企業辦公室管理實踐思考[J].現代商貿工業，2013，25（12）：68-69.

[2] 馬東亮.新時期企業辦公室管理實踐思考[J].中小企業管理與科技（中旬刊），2015（04）：3.