用友財務軟件采購退貨業(yè)務流程解析

薛梅 溫希波 王寶玲

摘 要：采購退貨業(yè)務是采購管理系統(tǒng)的重要功能之一，由于采購退貨發(fā)生的時點不同，造成用ERP軟件處理采購退貨業(yè)務的復雜性。因此，采購退貨業(yè)務一直是整個采購管理系統(tǒng)的重點、難點之一。本文將以用友ERP U-872供應鏈為例，說明采購退貨業(yè)務處理需要注意的問題并結(jié)合相關(guān)案例，提出了解決方法。

關(guān)鍵詞：采購管理系統(tǒng)；采購退貨業(yè)務；用友ERP U-872

在企業(yè)日常業(yè)務中，因為貨物質(zhì)量等原因，會發(fā)生退貨業(yè)務，因此采購退貨業(yè)務是供應鏈中采購管理子系統(tǒng)的重要功能之一。在我們教學過程中，由于在信息化方式下采購退貨和手工方式下退貨處理有較大區(qū)別，因此學生覺得難度較大。在ERP系統(tǒng)中，由于退貨發(fā)生的時點不同，我們采取的處理方法也不同。根據(jù)退貨發(fā)生的時點不同，我們將分為以下五種情況：

1.貨物已到達企業(yè)，但未錄入采購入庫單

在這種情況下，貨物雖然已經(jīng)運達企業(yè)，但還未驗收入庫，即我們還未在庫存管理系統(tǒng)中錄入采購入庫單，這種情況處理較簡單，把貨物退換給供應商即可，在系統(tǒng)中不用做任何處理。

2.在庫存管理系統(tǒng)中已錄入“采購入庫單”，但尚未錄入“采購發(fā)票”

這種情況下又可分為兩種情況全部退貨和部分退貨。對這兩種情況處理，我們在系統(tǒng)中可以有兩種處理方式：無痕跡修改方式和有痕跡修改方式。

（1）如果采用無痕跡修改方式。①如果是全部退貨，直接刪除庫存管理系統(tǒng)的“采購入庫單”即可，不用進行任何業(yè)務處理；②如果是部分退貨，先取消審核采購入庫單后直接修改庫存管理系統(tǒng)中的“采購入庫單”中的數(shù)量即可。這種修改方式在系統(tǒng)中不會留下任何退貨痕跡。

（2）如果采用有痕跡修改方式，對全部退貨和部分退貨來說，退貨發(fā)生時在庫存管理系統(tǒng)錄入退貨單或紅字采購入庫單并審核，然后在采購管理系統(tǒng)中參照藍字采購入庫單和退貨單或紅字采購入庫單生成采購發(fā)票，發(fā)票上的數(shù)量系統(tǒng)會自動改為退貨后的數(shù)量。

（3）有痕跡修改的相關(guān)案例

2017年10月3日，收到A供應商甲材料100公斤，單價100元（不含稅價格），企業(yè)在庫存管理系統(tǒng)錄入采購入庫單但尚未錄入采購發(fā)票。10月4日，企業(yè)倉庫發(fā)現(xiàn)甲材料2公斤有質(zhì)量問題，要求退回給A供應商。10月4日，收到A供應商開具的專用發(fā)票一張，進行采購結(jié)算。

這個題目符合在退貨時在庫存系統(tǒng)中已錄入“采購入庫單”，但尚未錄入“采購發(fā)票”。如果采取有痕跡修改方式，那么在10月3日在庫存管理系統(tǒng)中已錄入采購入庫單（藍字，數(shù)量為100公斤）的前提下，在10月4日可以錄入紅字采購入庫單或退貨單，數(shù)量為2公斤并審核。然后收到A供應商開具的專用發(fā)票時，參照前面系統(tǒng)中已經(jīng)保存的藍字采購入庫單和退貨單或紅字采購入庫單生成相關(guān)采購專用發(fā)票，系統(tǒng)會自動計算出在采購管理系統(tǒng)中生成的采購專用發(fā)票的數(shù)量為98公斤，最后把庫存管理系統(tǒng)中的藍字入款單和紅字入款單或退貨單和采購專用發(fā)票進行采購結(jié)算即可。

3.在庫存管理系統(tǒng)已錄入“采購入庫單”，在采購管理系統(tǒng)中已錄入“采購發(fā)票”但尚未結(jié)算

在這種情況下，分為兩種情況：（1）如果是全部退貨，直接刪除庫存管理系統(tǒng)“采購入庫單”和采購管理系統(tǒng)中的“采購發(fā)票”即可；（2）如果是部分退貨，可直接取消庫存管理系統(tǒng)中的“采購入庫單”和采購管理系統(tǒng)的“采購發(fā)票”審核，然后修改庫存管理系統(tǒng)中的“采購入庫單”和采購管理系統(tǒng)的“采購發(fā)票”的數(shù)量即可。

4.在庫存管理系統(tǒng)已錄入“采購入庫單”，在采購管理系統(tǒng)已錄入“采購發(fā)票”并執(zhí)行了采購結(jié)算

這種情況相對于前面三種情況來說在實務中是最復雜的，這種情況下又可分為三種情況：

（1）若結(jié)算后的發(fā)票沒有付款，采購入庫單未在存貨管理系統(tǒng)中記賬，可以先取消采購結(jié)算，再刪除或修改庫存管理系統(tǒng)中的“采購入庫單”和采購管理系統(tǒng)中的“采購發(fā)票”。

（2）若結(jié)算后的發(fā)票沒有付款，但采購入庫單已在存貨管理系統(tǒng)中記賬、制單，這種情況下，可以先取消采購結(jié)算，再在在采購管理系統(tǒng)中錄入并審核采購入庫單（紅字，即退貨單）。在物流方面，在存貨核算系統(tǒng)對紅字入庫單記賬、制單，生成的憑證內(nèi)容為：

借：原材料（紅字金額）

貸：在途物資或原材料（紅字金額）

（3）若采購結(jié)算后的發(fā)票已付款，采購入庫單在存貨管理系統(tǒng)中已記賬、制單，則必須在采購管理系統(tǒng)中錄入并審核采購入庫單（紅字，即退貨單）。在物流方面，在存貨核算系統(tǒng)對紅字入庫單記賬、制單，生成的憑證內(nèi)容為

借：原材料（紅字金額）

貸：在途物資或原材料（紅字金額）

在資金流方面，根據(jù)紅字入庫單可在采購管理系統(tǒng)中生成紅字采購發(fā)票，將紅字入庫單和紅字發(fā)票結(jié)算后，在應付管理系統(tǒng)對紅字發(fā)票審核、制單，生成的憑證內(nèi)容為：

借：在途物資或原材料（紅字金額）

應交稅費-應交增值稅（進項稅額）（紅字金額）

貸：應付賬款（紅字金額）

在應付管理系統(tǒng)將付款單轉(zhuǎn)換為收款單，把紅字收款單錄入、審核、制單，生成的憑證內(nèi)容為：

借：應付賬款（紅字金額）

貸：銀行存款（紅字金額）

5.采購結(jié)算后退貨的案例

2017年10月2日，從A供應商購入甲材料200公斤，單價為100元（不含稅價格），企業(yè)已在庫存管理系統(tǒng)填制采購入庫單，在采購管理系統(tǒng)填制采購發(fā)票，并進行采購結(jié)算，并對這筆采購進行了付款。10月25日，發(fā)現(xiàn)甲材料質(zhì)量有問題，退回2公斤，單價為100元，同時收到紅字專用發(fā)票一張。

在本題中，因為在2017年10月2日在庫存管理系統(tǒng)已錄入“采購入庫單”，在采購管理系統(tǒng)已錄入“采購發(fā)票”并執(zhí)行了采購結(jié)算。因此，在10月25日發(fā)生采購退貨時在庫存管理系統(tǒng)先填制紅字采購入庫單金額為200元并審核；在采購管理系統(tǒng)中由紅字采購入庫單參照生成紅字采購專用發(fā)票金額為200元；在采購管理系統(tǒng)中，對紅字采購入庫單、紅字采購發(fā)票進行自動或手工結(jié)算。

在物流方面，在存貨核算系統(tǒng)對紅字入庫單記賬、制單，生成的憑證內(nèi)容為：

借：原材料 200（紅字金額）

貸：在途物資或原材料 200（紅字金額）

在資金流方面，在應付管理系統(tǒng)對紅字發(fā)票審核、制單，生成的憑證內(nèi)容為：

借：在途物資或原材料 200（紅字金額）

應交稅費-應交增值稅（進項稅額） 34（紅字金額）

貸：應付賬款 234（紅字金額）

在應付管理系統(tǒng)中將付款單轉(zhuǎn)換為收款單，把紅字收款單錄入、審核、制單，生成的憑證內(nèi)容為：

借：應付賬款 234（紅字金額）

貸：銀行存款 234（紅字金額）

總之，采購退貨時企業(yè)日常經(jīng)常發(fā)生業(yè)務之一，但由于它退貨發(fā)生時間的多樣性，造成了學生在學習使用ERP系統(tǒng)處理這部分業(yè)務時不能從本質(zhì)上理解采購退貨業(yè)務發(fā)生的原理，出現(xiàn)各種錯誤。退貨業(yè)務看似復雜，但只要掌握了這幾個時點，找出規(guī)律就簡單多了。通過本文對采購流程退貨流程的分析，可以幫助學生盡快掌握采購退貨處理流程，為學生全面掌握ERP軟件操作打下堅實基礎。

參考文獻：

[1]財政部.《企業(yè)會計準則2006》[M].經(jīng)濟出版社，2006年版.

[2]汪剛，王新玲，牛海霞.《會計信息系統(tǒng)》[M].清華大學出版社，2016年版.

作者信息：薛梅，山東科技大學泰安校區(qū)經(jīng)管系講師，長期從事會計電算化、會計信息系統(tǒng)教學工作；溫希波，山東科技大學泰安校區(qū)經(jīng)管系副教授，長期從事會計電算化、電子商務教學、科研工作；王寶玲，山東科技大學泰安校區(qū)經(jīng)管系講師