技校檔案管理工作信息化建設(shè)探析

何晶

【摘要】當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，尤其是信息技術(shù)的快速發(fā)展，對當(dāng)前技校檔案管理工作提出了新的要求，促使將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到技校檔案管理中，以提高技校檔案管理工作的效率和信息化水平。基于此，本文對技校檔案管理工作信息化建設(shè)進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】技校；檔案管理；信息化建設(shè)；探討

檔案管理作為學(xué)校日常管理中重要的組成部分，對學(xué)校管理和發(fā)展具有十分重要的作用。加強(qiáng)技校檔案管理工作可以反映和維護(hù)學(xué)校發(fā)展的真實(shí)歷史面貌，并服務(wù)于實(shí)際教學(xué)，進(jìn)而推動(dòng)學(xué)校穩(wěn)定發(fā)展。近幾年，隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，將其應(yīng)用到檔案管理工作中，極大提高了技校檔案管理工作的效率和工作質(zhì)量，推動(dòng)技校檔案管理的現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。

一、技校檔案管理工作信息化建設(shè)優(yōu)勢分析

（一）提高技校檔案管理工作的效率。在傳統(tǒng)的技校檔案管理中，主要依賴于人工開展檔案管理工作，在工作過程中容易受到人為因素的影響，影響檔案管理工作效率和質(zhì)量。但是將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到技校檔案管理當(dāng)中，可以促使檔案管理工作更加方便、快捷，檔案管理工作人員的工作效率也會(huì)得到很大幅度的提升。與此同時(shí)，借助于檔案管理系統(tǒng)，技校管理者、老師、學(xué)生可以根據(jù)各自的權(quán)限登錄到系統(tǒng)中，對自己想要了解的檔案資料進(jìn)行查詢和瀏覽，在年終歸檔時(shí)，只需要移交一份分類組卷清單，并且通過網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案管理數(shù)據(jù)庫中即可，不僅避免傳統(tǒng)的整理、歸檔流程，也提高了檔案管理工作效率。

（二）有利于各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和共享，提高歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。技校在長期發(fā)展中，累積了很多的數(shù)據(jù)資料，同時(shí)由于技校校內(nèi)管理對象較多，人員流動(dòng)性也比較強(qiáng)，需要對諸如學(xué)生入學(xué)、學(xué)生畢業(yè)、老師退休等數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確的記錄、歸檔，運(yùn)用傳統(tǒng)的手工方式，不僅無法及時(shí)進(jìn)行，還會(huì)影響到最終歸檔數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。但是通過檔案信息化管理，直接通過計(jì)算機(jī)就可以及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并且真實(shí)反映當(dāng)時(shí)的實(shí)際情況。

（三）儲(chǔ)存大量數(shù)據(jù)，提高檔案信息安全性。依托技校檔案管理信息系統(tǒng)，可以容納海量技校檔案數(shù)據(jù)，并且實(shí)現(xiàn)技校檔案管理高效化，保障檔案信息安全。與傳統(tǒng)人工檔案信息管理相比較，信息化檔案管理主要是將檔案以電子檔案的形式儲(chǔ)存到檔案管理系統(tǒng)中，不僅使得檔案查詢、調(diào)取簡便化，還極大地降低了檔案管理的人工成本。

二、技校檔案管理工作信息化建設(shè)途徑

（一）提高檔案管理信息化認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。提高技校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，直接影響到實(shí)際檔案管理工作信息化建設(shè)效果。然而在當(dāng)前技校檔案管理工作中，還有領(lǐng)導(dǎo)對此認(rèn)識(shí)不夠充分，對學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)僅僅是為了實(shí)現(xiàn)按時(shí)歸檔，減少丟檔。同時(shí)，技校將更多的資金用于生源上，在檔案管理信息化建設(shè)上投入較少，進(jìn)而導(dǎo)致技校檔案管理工作只能夠維持現(xiàn)狀，甚至與學(xué)校實(shí)際檔案管理要求不符。因此需要提高技校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，重視檔案管理在日常工作中的重要性。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。為保障檔案管理信息化建設(shè)在技校檔案管理中充分發(fā)揮其積極作用，就需要建立一支專業(yè)化人才隊(duì)伍，主要通過以下兩方面實(shí)現(xiàn)：1.加強(qiáng)對檔案管理人員專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，當(dāng)前技校檔案管理人員除了需要掌握基本檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)之外，還需要加強(qiáng)對檔案管理工作人員計(jì)算機(jī)、檔案管理軟件等知識(shí)、技能的培訓(xùn)，促使檔案管理工作人員能夠熟練進(jìn)行操作，更好地開展日常檔案管理工作。2.進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，除了工作中需要具備的思想、政治素質(zhì)之外，也需要具備扎實(shí)的檔案管理學(xué)科知識(shí)，并且不斷豐富和完善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，在實(shí)際檔案工作中明確自身職責(zé)，有序開展工作，促使他們成為符合檔案信息管理的專業(yè)人才，進(jìn)而提高技校檔案管理工作和服務(wù)水平。

（三）加大檔案管理信息化建設(shè)投入力度。技校開展檔案管理工作信息化建設(shè)不僅需要大量的資金投入，也需要購置大量檔案管理信息化專業(yè)設(shè)備，如：計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、投影儀、掃描儀及應(yīng)用軟件等等。為提高檔案信息管理工作效率和質(zhì)量，還需要將計(jì)算機(jī)技術(shù)、聲像錄制技術(shù)等應(yīng)用到其中，想要實(shí)現(xiàn)技校檔案管理辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化，就需要加快完善檔案管理軟件，對信息化檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行妥善解決，以適應(yīng)當(dāng)前技校檔案管理需求，并且以檔案管理信息化帶動(dòng)技校管理信息化進(jìn)程的發(fā)展，推動(dòng)技校持續(xù)發(fā)展。

三、結(jié)語

本文對技校檔案管理工作信息化建設(shè)進(jìn)行了探討，主要是對技校檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢進(jìn)行分析，加快技校檔案管理信息化建設(shè)不僅提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，還能夠儲(chǔ)存大量數(shù)據(jù)，并且保障檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性。與此同時(shí)，在文中也提出了技校檔案管理信息化建設(shè)的途徑，通過提高技校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)、加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)和加大檔案管理信息化建設(shè)投入力度，并且在實(shí)際過程中不斷積累和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)技校檔案管理信息化建設(shè)和服務(wù)于技校檔案管理。

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