高職院校檔案管理工作中的問題與改進對策

郭昱伶

【摘要】本文主要分析了當前高職院校檔案管理工作中存在的主要問題并針對性地提出改進對策和改進措施，為高職院校改革發展保駕護航。

【關鍵詞】高職院校；檔案管理；改進對策

近年來，高職教育的熱度不減，對專業技術人才的需求使得側重知識的綜合運用的高職院校教育受到越來越多人的肯定和青睞，這無疑對高職院校的管理工作和教學工作提出了更高的要求。

一、高職院校的檔案管理工作

學校以“教書育人”為基本任務，為保障教學活動的正常開展和完成教學目標任務，需要政務、后勤等多部門的共同支持，是牽涉多方的綜合性教育體。隨著現代教育的不斷發展和國家對不同階段教育任務的政策調整，高職教育呈迅速發展之勢，為社會、企業等提供了大量的專業程度強的技術人才；高職院校在發展過程中，要“理性地認識實力與硬條件適配、外援壓力與內生動力并重、傳統傳承與創新改革并舉、成果顯現與過程積累并舉并行”，以大政方針政策為綱，推動教育工作再上新臺階。

檔案管理工作是學校教育穩定發展的重要保障，對高職院校來說，也要將檔案管理工作當作一項重要工作來抓，對學校發展進程中的重要資料做好存儲工作，并不斷提高對檔案的使用水平。檔案管理，不僅僅是資料的保存，也要注重檔案功用的發揮。根據檔案存儲形式的不同可以將檔案分為文字檔案、影音檔案等，現代信息技術的不斷發展極大地推動了電子檔案管理工作的發展；根據檔案存儲內容的不同可以將檔案分為基建檔案、校史檔案、學生檔案等等，尤其是學生檔案的管理工作內容量大、工作難度大。檔案管理工作是伴隨學校各項工作推進而進行的動態性工作，需要根據實際情況進行實時調節。分析高職院校的檔案管理工作，可以從三個方面入手：一是管理的對象，即檔案本身的問題；二是管理的主體，即管理者的情況；三是對管理形式的剖析，即從檔案到檔案管理者，這之間具體的管理渠道、方法等。

二、檔案管理工作中的主要問題分析

高職院校的檔案管理工作在多數院校中已被列入日常管理工作的重要一項，但在具體的實施過程中還多多少少存在口號大于行動、管理工作不到位等問題。這些問題的出現是長期檔案管理工作不到位累積而形成的，同時也為高職院校下一步的檔案管理工作提出了更高的要求，全面分析問題，為下一步問題的解決及對策研究提供支持。

（一）就檔案本身來說，問題不少。“以基建、黨務、行政、教學、財會類檔案為主，其他門類的檔案數量很少或基本沒有，如照片檔案、聲音檔案、影像檔案、實物檔案等嚴重匱乏”，即高職院校的檔案在內容上還有待豐富、在形式上也要注意與時俱進。檔案管理工作考核的另一重要標準就是檔案材料的真實性、完整性，高校改革的發展鼓勵個體價值的創造，難免出現一些單位或個體為了個人私利、職稱評選等偽造檔案材料，這是需要在檔案管理工作中準確甄別、堅決杜絕。

（二）從事高職院校檔案管理工作的人員及整個隊伍的能力和素養都有待提高。這部分人員對于檔案管理工作的好壞具有直接的決定作用。現階段，高職院校從事檔案管理工作的人員在檔案管理專業知識和資料管理工作綜合素養方面都還欠佳，有的是對檔案管理工作本身認識不充分，認為只要把材料保存好就可以了，而對檔案內容并不了解；有的是在工作方法上不注意學習、比較落后，從而影響了整體的工作效率；還有的檔案管理人員職業素養較低，應付工作、敷衍了事，這些因素都使得高職院校檔案管理工作質量低、效率低。

（三）管理方式和方法方面的欠缺也是現階段高職院校檔案管理工作面臨的一大問題。一些院校還是老思路、老方法，檔案的存儲形式單一，對于檔案的進一步使用及作用的發揮極為不利；還有些部門及單位在檔案的查找及調用等方面手續繁瑣，或者因信息量比較多而影響了檔案調用的效率，這些都是高職院校在下一步的檔案管理工作中應努力克服的。

三、改進檔案管理工作的對策研究

（一）各院校及相關教育部門要在制度上做好保障工作。建立并逐漸完善檔案管理的各項制度，從檔案的內容管理到使用管理等，事無巨細、做到全覆蓋；在制度建設的基礎上，“各單位要嚴格執行檔案工作制度，使檔案管理規范化、標準化、制度化，同時要根據各單位的特點，創新適合本單位特點的管理辦法”，在遵循基本原則的基礎上靈活形式、創新管理。

（二）全面提高檔案管理工作人員的檔案管理能力和職業道德修養。在思想上高度重視檔案管理這一工作對象，學習、掌握檔案管理相關知識并運用到自己的工作實踐中去；在日常工作中能夠嚴格落實各項規章制度并能就工作中出現的問題及時想出解決的思路和方案。

（三）要與時俱進，更新檔案管理的方式方法和手段。加快推進檔案管理工作的數字化、信息化建設；計算機網絡技術的進步不僅能夠存儲海量的資料信息，而且在檔案的搜索、查找上具有得天獨厚的優勢；檔案資料既要做好電子版的存檔工作，也要注意更新檔案存儲柜、資料夾等物質載體，保證檔案存放不受損害，同時在調用時能夠方便、快捷。

四、結語

檔案管理工作是高職院校日常工作中一項常態性、動態性的工作，針對工作中出現的問題要積極應對、及時解決；各院校既要有完善的檔案管理制度和實施方案，也要在工作中注意總結經驗、不斷創新，全面做好檔案管理工作。

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