關(guān)于提高檔案管理工作效率的途徑

張錫川 陳冬梅

武漢市江夏區(qū)環(huán)境監(jiān)測站 湖北武漢 430200

一、提高檔案管理效率的意義

檔案管理對企業(yè)單位各項工作的開展具有重要意義，檔案信息資源的合理化利用可以減輕勞動強(qiáng)度，提高工作效率。社會形勢的日新月異的發(fā)展對檔案管理工作也提出了新的要求，高質(zhì)量的完成檔案管理工作，促進(jìn)檔案工作與經(jīng)濟(jì)社會協(xié)調(diào)發(fā)展，成為了下一階段檔案工作的重點(diǎn)，其中提高檔案管理的效率是檔案管理工作的價值核心。

隨著新時期我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，市場競爭力也在不斷地擴(kuò)大，企業(yè)單位如果想要有更好的發(fā)展，就必須進(jìn)一步提升自身的競爭能力，提高競爭力的途徑之一就是提高工作效率。加強(qiáng)檔案管理工作能力不僅可以提高企業(yè)單位自身管理水平，對企業(yè)單位的發(fā)展也有著深刻意義。提高檔案管理工作效率不僅對檔案管理工作水平有所幫助，也可以滿足社會快速發(fā)展的需要。

二、檔案管理工作存在的問題

（一）重視力度不夠

一直以來部分企業(yè)單位認(rèn)為檔案管理只是項附加性的輔助工作，各級領(lǐng)導(dǎo)也很少重視和關(guān)注，只是單純?yōu)榱藨?yīng)付檢查。檔案管理工作本身也涉及到多領(lǐng)域多方位，程序冗繁，手續(xù)復(fù)雜，企業(yè)單位投入的精力和關(guān)注度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，大部分工作人員認(rèn)為檔案管理工作只是機(jī)械的程序性工作，對檔案本身的價值沒有整體性清晰的認(rèn)識，這也容易造成輕視和疏忽大意，從而影響檔案管理工作的良好發(fā)展。

（二）規(guī)章制度不健全

如果一項工作沒有健全的制度所制約，沒有標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范所遵循，其完成的質(zhì)量肯定讓人擔(dān)憂。目前企業(yè)單位的檔案整理、收集、保護(hù)、保密等管理制度都不夠健全規(guī)范。有的單位根本沒有制定檔案管理制度，無章可循，檔案并未進(jìn)行合理收集分類及裝訂，只是簡單散放在角落里；有的單位雖然建立了管理制度，但流于形式，缺乏可行性，使檔案失去了其原有的價值，給檔案管理工作的開展帶來了一定的障礙。

（三）配套設(shè)施設(shè)備不完善

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)在管理工作中廣泛運(yùn)用，無紙化辦公是目前辦公發(fā)展的主流趨勢，檔案管理工作也勢必走向信息化和數(shù)字化。通過對檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和管理，方便調(diào)閱和查詢，使數(shù)據(jù)分析更準(zhǔn)確和便利。檔案管理信息化也需要各方面資金投入，如基礎(chǔ)設(shè)備及專門儲存場地等。完備的設(shè)施和設(shè)備才能確保檔案管理工作的高效能。大部分企業(yè)單位的投入遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足新時期檔案管理工作的需要，有的連基本所需要的電腦都不能確保到位。

（四）管理人員素質(zhì)不高

檔案管理人員學(xué)歷普遍不高，知識水平低下，專業(yè)能力和業(yè)務(wù)能力差強(qiáng)人意。企業(yè)單位對檔案工作也缺乏專門培訓(xùn)，工作人員得不到專業(yè)培訓(xùn)，就無法提升自我，造成了整個領(lǐng)域觀念陳舊，缺乏創(chuàng)新能力。同時，部分工作人員由于缺乏計算機(jī)基本操作技能，不能熟練應(yīng)用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)。熟悉檔案管理工作，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱，歸根究底是專業(yè)出身的人員少，知識結(jié)構(gòu)不合理，這制約著檔案管理工作的開展。

三、提高檔案管理效率的途徑

（一）樹立正確檔案管理意識

檔案的管理工作要跟上時代步伐，不斷創(chuàng)新發(fā)展，才能順應(yīng)時代發(fā)展，不被淘汰。要結(jié)合實際更新工作理念，樹立正確的檔案管理意識，增強(qiáng)檔案管理工作的高效性。應(yīng)提高檔案管理工作重要性的認(rèn)識，把檔案管理工作放在重點(diǎn)管理工作之中，明確做好檔案管理工作是各級領(lǐng)導(dǎo)和同志們義不容辭的義務(wù)和責(zé)任。進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)單位檔案管理工作，采用各種現(xiàn)代化科技手段，建設(shè)制度完備、管理體制科學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代化檔案管理體系。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)并結(jié)合企業(yè)單位自身實際情況，編寫有針對性和操作性的檔案管理規(guī)章制度，并進(jìn)行統(tǒng)一管理考核；加大檔案管理工作投入保障，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化信息化，促進(jìn)檔案管理工作的積極發(fā)展[1]。

（二）合理利用信息技術(shù)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作的主流趨勢就是依托于信息化管理技術(shù)。完善檔案信息庫的建立在提高工作的效率同時，還可以減少工作中人為失誤。積極參與信息化建設(shè)，使企業(yè)單位檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。以現(xiàn)代的計算機(jī)技術(shù)作為核心的檔案管理信息化可以充分對檔案信息資源進(jìn)行有效開發(fā)，保證服務(wù)層次和質(zhì)量，大力提高工作效率。要確相應(yīng)設(shè)施設(shè)備資金投入，根據(jù)檔案管理的需求，建立符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案陳列室、檢索室以及獨(dú)立的檔案資料室，配置專用電腦及其他電子設(shè)備，同時要確保網(wǎng)絡(luò)安全，加強(qiáng)對電子檔案的網(wǎng)絡(luò)安全管理。

（三）提高工作人員專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了充分發(fā)揮檔案管理工作人員的主觀能動性和積極性，使檔案管理工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作不斷發(fā)展的需要，要定期組織系統(tǒng)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提高檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平和現(xiàn)代科技知識的學(xué)習(xí)應(yīng)用能力，從而不斷提高檔案管理工作水平；加大宣傳力度，建立目標(biāo)責(zé)任制，增強(qiáng)檔案管理工作人員的責(zé)任心，讓檔案管理工作管理人員意思到做好檔案管理工作的重要性和緊迫性；建立獎勵競爭機(jī)制，調(diào)動工作人員的工作積極性，優(yōu)勝劣汰，提高檔案管理的效率；把住人才入口關(guān)，大力引進(jìn)招聘專業(yè)對口，具有良好技術(shù)能力的人才充實檔案管理工作隊伍。

企業(yè)單位的檔案管理工作對企業(yè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，提高檔案管理工作效率要結(jié)合企業(yè)單位實際情況，樹立正確的檔案管理意識，合理的利用先進(jìn)信息技術(shù)，提高檔案管理人員素質(zhì)，才能不斷提高檔案管理工作能力。