事業(yè)單位檔案管理工作研究

張錫川 陳冬梅

武漢市江夏區(qū)環(huán)境監(jiān)測站 湖北武漢 430200

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理對事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開展具有十分重要的作用，檔案信息資源的合理化利用可以減輕勞動強(qiáng)度，提高工作效率。但長期以來，事業(yè)單位對于檔案總是重藏輕用，認(rèn)為檔案管理只是項(xiàng)附加性的輔助工作，對檔案工作重視程度不夠，投入精力不多，資源開發(fā)不足，信息利用率不高。

首先，相關(guān)檔案的整理、收集、保護(hù)、保密等管理制度不夠健全規(guī)范。檔案管理工作沒有制度所制約，沒有規(guī)范所遵循，檔案管理質(zhì)量差強(qiáng)人意。有的單位根本沒有制定檔案管理制度，無章可循，檔案并未進(jìn)行合理收集分類及裝訂，只是簡單散放在角落里；有的單位雖然建立了管理制度，也只是為了應(yīng)付檢查，流于形式，缺乏執(zhí)行力，編號混亂、標(biāo)題內(nèi)容不符，嚴(yán)重影響了檔案的使用價(jià)值，給查閱尋找工作帶來非常大的困難。

其次，近年來科學(xué)技術(shù)日新月異發(fā)展，信息技術(shù)在管理工作中廣泛運(yùn)用，無紙化辦公是現(xiàn)在機(jī)關(guān)、事業(yè)單位及企業(yè)辦公發(fā)展的主流趨勢，檔案管理工作也勢必走向信息化和數(shù)字化。通過對檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和管理，方便調(diào)閱和查詢，使數(shù)據(jù)分析更準(zhǔn)確和便利。但部分事業(yè)單位的檔案管理工作仍舊停留在上一階段，依舊采用手工收入檢索，工作量繁冗，信息量小，不利于檔案資源的充分利用及發(fā)展。人們對于信息化檔案管理理念也存在一定誤解，認(rèn)為紙質(zhì)儲存的資料文件才是檔案，電腦儲存的就不是；另外，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化也需要各方面資金投入，如檔案室建設(shè)，電腦硬件采購，也需要專業(yè)人員的時(shí)間和精力進(jìn)行日常管理維護(hù)工作，檔案管理工作得不到必要的資金和人力保障[1]，檔案管理的信息化工作就得不到良好發(fā)展。

另外，檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，檔案管理專業(yè)出身的人員少，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍不高，知識水平低下，高層次人才少，不能滿足新時(shí)期檔案管理工作的要求。單位對檔案工作也缺乏專門培訓(xùn)，工作人員全憑經(jīng)驗(yàn)工作，沒有專業(yè)培訓(xùn)和提升，觀念陳舊，缺乏創(chuàng)新能力。同時(shí)，部分工作人員缺乏計(jì)算機(jī)操作的基本技能，不能充分利用各種現(xiàn)代化的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行相關(guān)的開發(fā)以及研究，基礎(chǔ)性管理工作都難以完成。

二、優(yōu)化檔案管理的建議

（一）提高檔案管理的認(rèn)識

要充分認(rèn)識檔案工作的重要作用，增強(qiáng)做好單位檔案工作的使命感和責(zé)任感。高度重視檔案管理工作，把它放在單位日常管理工作中，明確做好檔案管理工作是各級領(lǐng)導(dǎo)和同志義不容辭的義務(wù)和責(zé)任。進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案工作，采用各種現(xiàn)代化科技手段，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力建設(shè)制度完備、管理體制科學(xué)、基礎(chǔ)設(shè)施健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代化檔案管理體系。建立檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，建立檔案管理考核機(jī)制，對檔案管理工作實(shí)行定性定量考核，有效推進(jìn)檔案管理工作的開展。

（二）全方位加強(qiáng)檔案管理工作

建立科學(xué)的檔案管理體系的基礎(chǔ)是健全的檔案管理規(guī)章制度。事業(yè)單位要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)并結(jié)合本單位實(shí)際情況，編寫有針對性和操作性的檔案管理規(guī)章制度，并進(jìn)行統(tǒng)一管理考核；加大檔案管理工作投入保障，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化信息化。采用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)設(shè)備及信息化科學(xué)技術(shù)儲存、檢索、分析檔案資料，在節(jié)省時(shí)間和人力的同時(shí)更好的服務(wù)社會。保證檔案管理專業(yè)人員和工作場地的到位，有利于檔案管理工作的順利開展；創(chuàng)新檔案管理模式，做到與時(shí)俱進(jìn)。推行部門立卷、整合檔案管理系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)等創(chuàng)新方式促使信息化管理模式的優(yōu)勢得以最大程度的發(fā)揮，提高事業(yè)單位檔案管理工作的能力水平，滿足不斷發(fā)展的時(shí)代要求。

（三）提高人員素質(zhì)水平

檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了充分發(fā)揮檔案管理工作人員的主觀能動性和積極性，使檔案管理工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作不斷發(fā)展的需要，首先要加強(qiáng)系統(tǒng)培訓(xùn)，提高檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平和現(xiàn)代科技知識的學(xué)習(xí)應(yīng)用能力，從而不斷提高檔案管理工作水平；建立目標(biāo)責(zé)任制，使檔案管理工作人員充分認(rèn)識到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，提高對檔案管理工作重要性認(rèn)識；加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)能力，檔案管理不僅涉及到本單位，還有其他單位及企業(yè)，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都正常才能確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。

三、總結(jié)

檔案管理工作是事業(yè)單位工作的重要部分，相關(guān)單位要提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識，加強(qiáng)有關(guān)宣傳，建立完善制度，加大信息化力度，提高人員素質(zhì)，從而提升事業(yè)單位檔案管理工作水平，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的不斷發(fā)展。