計算機信息處理技術在人事檔案信息化進程中的應用淺析

徐彩云

（江蘇省鹽城東臺教育局檔案室，鹽城 224200）

從現代化網絡科學技術信息發展情況來看，這是一個知識爆炸的階段。現階段，我國信息技術一直處于快速增長的狀態。在現有的發展過程中，有些技術淘汰率比較高，特別是在軟件使用上，逐漸呈現放射性拓展趨勢，其成為一項較為普通的技術，應用該項技術，能夠為每個社會領域的工作帶來良好的服務和支持。

1 有關檔案信息化建設的重要意義

從我國檔案信息化建設階段來看，它不僅是提升科技水平的重要手段，同時，也是檔案管理部門中進行信息化管理的一項基本方式，所以需要不斷提高檔案管理的建設力度，進而為檔案形成的單位提供相應的依據，奠定了堅實的基礎。由此一來，在檔案管理過程中，檔案中的管理人員以及檔案管理部門成為了檔案建設過程中不可缺少的因素之一。

1.1 能夠不斷降低對人員的工作量

一般而言，從檔案管理人員角度出發，在整項工作開展期間，檔案信息化建設可以在基礎上降低人員的工作量，對于管理人員而言，在使用信息技術的時候，其特點比較明顯，其中主要包括收集以及查詢檔案信息，這樣可以在很大程度上提高工作效率，防止出現時間上的浪費，最后可以達到管理工作的效果。

1.2 能夠簡化對部門服務的過程

在檔案信息化建設過程，自身所起到的作用可以幫助管理部門適當的改變整個內部結構和管理方式，進而可以將管理部門過程不斷簡化，有效改善管理部門對檔案信息的管理方式，最后可以為有關管理部門工作的實施提供有效的參考。

1.3 可以幫助檔案形成單位建立檔案網絡

在檔案形成過程中，基于信息化的建設，可以在最大程度上幫助檔案形成單位建立起有效的、穩定的檔案網絡，從而可以對檔案進行規范的信息管理。不僅如此，可以根據檔案網絡，有關單位的領導可以隨時了解到網絡的目前的發展情況和對檔案的管理方式，最后使其成為確定單位發展趨勢的重要根據。

2 檔案信息化進程中存在的安全風險

2.1 物理風險

目前，在檔案管理系統中，經常以信息技術作為載體進行操作，并且因為檔案管理信息系統需要足夠的時間運行，所以，多少會存在安全風險。同樣的情況下，比如，在運行的過程可能會遇到自然風險或者是人為因素的影響，而這些因素的影響會給檔案信息系統帶來嚴重的經濟損失，還會在實際生活中，給系統內部造成嚴重的問題，這些都會給檔案學信息化進程帶來損失。

2.2 傳輸介質的風險

檔案信息化系統在對數據進行運輸的時候，主要是以信息系統為運輸載體進行傳輸，但是在網絡系統中，其具有很大的缺陷，比如，開放性，而該特點在運行的過程中經常會受到外界的入侵和病毒的危害，最后會使得網絡資源被盜取或者是丟失。

2.3 信息操作系統的風險

其實在檔案信息系統管理中，很多時候因為信息操作系統初期運行的過程中會存在問題，這就會使得不法人員會針對信息技術操作的問題等多種方法進行入侵。需要注意的是，一旦入侵成功，會給檔案信息系統帶來嚴重的經濟損失。

2.4 管理工作的風險

在對檔案管理過程中，不僅僅有以上的風險因素，比較基礎的一個問題是安全隱患在檔案管理過程中的風險問題。在管理過程中，可能會因為安全教育力度的問題，會使得管理工作人員行為上散漫、工作上出現問題，缺少安全理念，同樣的情況下，檔案管理部門的很多體系不完善，會使其落實不到位，最后會使得檔案信息系統會出現安全風險。

3 信息處理技術在檔案管理過程中的使用

3.1 檔案信息化系統的使用

在實際的信息時代發展過程中，每天會出現大量的數據，伴隨著數據量的不斷提升，對于我國檔案管理工作而言，這個時候變得比較復雜，除了比較重要的檔案以外，這個時候需要增加文本和圖像等多種文件對檔案進行整理，從而會使得檔案信息收錄范圍發生改變，長時間一來，可以根據人工的方法對檔案進行管理，而且還可以在滿足的前提下對檔案進行管理。另外，在應用檔案管理信息化的時候，需要從基礎上幫助檔案管理工作人員不斷提高對管理工作的效率，減少時間，以此降低檔案管理人員的工作壓力。

3.2 需要專網專用，專人管理

從檔案管理部門角度出發，在實際工作中，面對一個單位中應用的管理軟件而言，需要保持一樣，還需要對檔案進行錄入、查詢以及對數據進行調整，從而方便和其他部門進行交流。當然，需要防止這些數據被隨意的讀取、修改和查詢。在對檔案管理部門的員工進行培訓的時候，在這樣的情況下可以使得這些員工履行自身的職能，并且可以根據不同的檔案類型來建立起不同的管理系統模式，比如，可以針對黨政機關、媒體影響以及會計等不同的類型，來建立健全類型不同的管理和歸檔體系，而且還需要由專門的人員負責進行管理，對于那些不同系統中的訪問限制以及操作口令等多個方面的內容進行規劃，從而可以確保資料在進行審閱的時候可以順利。

3.3 為檔案信息化系統提供數據完整性保護

在檔案信息化工作管理中，因為雙方之間的信息是單獨存在的，還存在一定的邏輯原理，特別是當數據傳輸到網絡信息以后，會直接進入到數據庫范圍中，從而加深數據庫和數據庫之間的緊密聯系，還可以根據利用檔案信息化系統程序直接將這些關系整理起來，所以有關檔案管理人員要想了解到不同的數據庫之間的關系，這樣一來，在軟件出現問題時，要及時找出解決措施，并且進行檢查。

4 結束語

以上所述，因為檔案信息化在管理過程中，可以在最大程度上帶動檔案管理信息化工作的實施，同時可以為檔案信息化系統提供了一定程度的保證，因此，可以在提高檔案管理員職業素養的基礎上，為檔案信息化未來發展奠定堅實的基礎。