高校教務處的教學檔案建立與管理

殷霞

【摘要】在對教學檔案的概念進行界定的基礎上，提出高校教務處建立教學檔案的重要意義。在此基礎上，指出教學檔案的具體內容及建立管理中應注意的幾點問題：教學檔案的建立和管理需有章可循；教務處需細化教學檔案管理的方法；應委派專人負責教學檔案管理工作；各級部門應配合教學檔案建立工作。

【關鍵詞】高校教務處 教學檔案 建立 管理

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）06-0215-02

對于高校而言，教學檔案是教務處對全校教學質量進行考察的重要資料依據。要想真正提升高校教務管理工作的有效性，必須對教學檔案的建立與管理予以足夠重視。

一、教學檔案的概念界定

何謂教學檔案呢？周華青（2007）在《論高校教學檔案管理》中認為：“教學檔案是指教師、學生、教學管理人員在日常教學管理和教學活動中形成的對學校和社會具有參考價值和憑證作用的文字、圖片、音像、實物、電子文檔等記錄資料。”劉俊（2011）在《高校教學檔案管理和利用策略》中指出：“教學檔案是高校在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的、按照一定的歸檔制度集中保管的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料的總和。”基于上述概念界定，我們可以將教學檔案簡單理解為：是高校在日常教育教學管理實踐中形成的具有一定保存價值的，對學校教育教學具有一定參考和指導意義的資料，這些資料主要包括圖像、視頻、文字資料等。

二、高校教務處建立教學檔案的重要意義

高校教務處建立教學檔案具有極為重要的意義，具體主要體現在如下幾點：

1.凸顯高校教務管理工作的科學化水平

高校教務處的主要工作即是做好日常的教育教學管理工作，要想真正提高高校教務處的教育教學管理水平，教務處的教育教學管理工作必須細化到位。建立教學檔案即是高校教務處細化教育教學管理工作的重要體現。高校教務處通過建立教學檔案，可以將相關教學文件、教研資料及教學成果等方面的原始記錄進行更好的整理和歸納，可以為接下來的教育教學工作的順利開展提供重要參考。高校教務處建立教學檔案可以更好地凸顯教務管理工作的科學化水平。

2.可以促進高校教育教學水平不斷提高

教學檔案所整理、搜集、歸納的相關資料可以真實反映出高校各種教育教學信息，能夠為高校接下來的教育教學工作開展提供更為翔實的一手資料，可以幫助一線教師及教學管理人員更好的對其分析，從中獲取更多有益經驗。例如，一線教師通過教案存檔的研究可以獲取很多有益教學經驗。教務管理人員通過對教師業務檔案的研究分析，發現本校教師在教育教學工作中存在的各種問題，進而有的放矢的解決存在于教師教育教學中存在的問題。所以說，高校教務處建立教學檔案可以促進高校教育教學水平的不斷提升。

3.可以更好的迎接上級對本校的教育檢查

上級主管部門每年均會定期或不定期的對高校的教育教學工作進行檢查。由于部分高校的教務處并未注重教學檔案的建立，因此當上級教育主管部門蒞臨本校檢查時，往往由于提供的資料和數據不夠詳盡而影響上級教育主管部門對本校教育教學質量的評估。而建立教學檔案之后則有很大不同，通過建立教學檔案，可以將高校歷年的教育教學信息真實、客觀的反映在教育主管部門面前，有利于上級教育主管部門對本校教育教學工作水平更好的進行評估。

三、教學檔案的具體內容及建立管理中應注意的幾點問題

1.教學檔案的具體內容

高校教務處的教學檔案建立應主要包括如下兩個部分：教學文書檔案和教學業務檔案。教學文書檔案的內容主要如下：（1）本校的具體教育教學改革方案與資料；（2）本校上報的各種教育教學工作方面的原始材料；（3）本校歷年的教學評估及績效考核資料；（4）本校歷年的教育教學質量檢查總結資料；（5）教務處及其它院系的教育教學工作計劃和總結報告；（6）上級下發的相關文件；（7）其它教育教學管理資料。教學業務檔案的內容主要為：（1）各專業、學科的教學大綱及具體教學計劃；（2）各專業、學科的具體教學課程表；（3）選修課實施的具體方案；（4）學生考試試卷及答案；（5）畢業生實習計劃大綱等。教學文書檔案即教學業務檔案主要由高校教務處負責搜集整理，相關院系配合教務處的教學檔案建立工作。

2.教學檔案建立管理中應注意的幾點問題

在上述論述中已然提及到，高校教務處建立教學檔案具有極為重要的意義。為提高教務處的教學檔案管理質量，在具體的教學檔案建立及管理過程中仍需把握如下幾點問題：

（1）教學檔案的建立和管理需有章可循

高校教務處在建立教學檔案時必須要做到有章可循。如若無章可循，那么所建立起來的教學檔案也很難發揮出預期作用。教務處建立教學檔案必須要遵循如下幾點基本原則：①簡明扼要；②系統完整；③真實可靠。建立教學檔案后，教務處相關工作人員需根據不同教學檔案的具體使用價值及史料價值對教學檔案實施分類管理。教學檔案在教務處的存放年限也應作出規定。一般而言，凡在教務處存放10年以上的教學檔案，應交由高校檔案館統一存放。

（2）教務處需細化教學檔案管理的方法

高校教務處建立教學檔案后，需根據教學檔案的不同類型及用途，對其實施分類編號，如果人力充足，還應建立電子檔案。教學檔案的建立需遵循統一規范。這樣的做法便于相關人員對教學檔案進行查詢、查閱。對于所有教學檔案，應將其正件放置于前，將附件放置于后。應將批復放置于前，將請示放置于后。應將印件放置于前，將定稿放置于后。這樣的教學檔案存放方式也同樣利于翻閱、查找。教學檔案管理工作是教務處的一項重要工作內容，相關工作人員需對相關教學檔案的目錄定期進行整理，所形成的目錄必須要做到格式統一、字跡工整。各種教學檔案均應在A4紙張上形成。總而言之，高校教務處應積極細化教學檔案的管理方法，爭取讓教學檔案的管理呈現出更高的科學化水平。

（3）應委派專人負責教學檔案管理工作

高校教務處為更好的實現本校教學檔案的建立與管理，必須要委派專人負責教學檔案的建立與管理工作。從上述論述中我們明顯可以看出，教學檔案的建立和管理工作是一項極為龐雜的系統工作，如若僅讓教務處的部分工作人員兼職完成，那么則很難保證教學檔案建立和管理的質量。委派專人負責教學檔案的建立和管理之后，還應對相關工作人員提出嚴格要求。應要求相關工作人員認真做好本校的教學檔案形成及積累工作，對教學檔案的材料搜集應做到不丟失、不遺漏，真實可靠。應負責教學檔案的原始資料保存工作和教學檔案的電子歸檔工作。由專人負責教學檔案的建立和管理工作，并對相關工作人員提出嚴格的要求，這樣的做法定然會在一定程度上提高高校教務處的教學檔案建立與管理成效。

（4）各級部門應配合教學檔案建立工作

教學檔案的建立僅由高校教務處一個部門負責是遠遠不夠的，很多教學檔案所需要的資料均需各級管理部門、院系及一線教師配合完成。因此，高校教務處在教學檔案建立期間，應嚴格要求各級管理部門、院系及一線教師積極配合。一旦發現有部門或個人不配合教學檔案的建立工作，必須對其予以嚴厲批評。嚴重者還需向全校師生對其進行公開批評。如若發現相關部門亦或是個人提供的資料不真實，弄虛作假，亦需對其提出嚴厲批評。在對其進行績效考核時也必須將此與其掛鉤，從而有效提升相關部門、院系及一線教師配合建立教學檔案的積極性。

四、結語

總而言之，高校教務處建立教學檔案具有極為重要的意義，可凸顯高校教務管理工作的科學化水平，可以促進高校教育教學水平不斷提高，可以更好的迎接上級對本校的教育檢查。教學檔案的建立和管理不僅是一門學問，更是一門藝術。高校教務處在建立教學檔案和對教學檔案進行管理的過程當中，必須要事無巨細，爭取讓教學檔案的建立和管理呈現出更高的科學化水平。

參考文獻：

[1] 周華青.論高校教學檔案管理[J].浙江師范大學學報（社會科學版）.2007（08）：122-124

[2] 劉俊.高校教學檔案管理和利用策略[J].北京教育學院學報.2011（06）：53-57