淺談新時期的檔案信息化建設

李 俊

吳江區人民檢察院 江蘇蘇州 215200

1.檔案信息化建設的重要性

所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門（主要為各級檔案局）的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代化信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。一般而言，檔案信息化建設主要包括信息化基礎設施建設、檔案信息資源建設、檔案標準和規范建設以及檔案信息化的應用系統建設四方面內容。

檔案信息化建設是一項長期而又艱巨的戰略任務，也是當前信息時代發展的必然趨勢，檔案信息化建設是一個復雜的系統工程，檔案信息化標準規范的建設應該遵循以下原則：符合國家信息化和檔案管理的有關方針政策；符合國情并適合國家和不同地區之間的標準銜接；嚴格采用國際標準；具有綜合性和可操作性；具有導向性數字檔案館建設。檔案信息化建設的本質是信息記錄載體轉換，形式轉換。所以，不管檔案的信息化建設，或傳統檔案建設，要真正做到認識到位、組織到位、措施到位。以信息化建設帶動檔案工作的規范化。促進檔案工作水平的進一步提高。

2.新時期下檔案管理信息化建設面臨的問題

2.1 思想認識不足

伴隨信息技術的快速發展和普遍應用，我國檔案信息化建設取得了一定成績；但是，受到傳統檔案管理模式的影響，檔案管理人員中仍然普遍存在“為保管而保管，重保管輕利用”的思想。很多工作在檔案管理一線的工作人員缺乏對檔案信息化建設的正確認識，沒有認識到檔案管理信息化的重要性、必要性以及緊迫性，所以在檔案信息化建設中表現出懈怠、不配合等消極情緒，這嚴重阻礙了我國檔案信息化建設的進程。

2.2 基礎設施建設不完善

檔案信息化建設由于發展時間較短，基礎設施建設方面還不夠完善。由于基礎設施建設不完善，一些地區的檔案信息化建設水平較低。檔案信息化建設中，對于基礎設施的要求比較高，既要有外部硬件設施同時還應具備內部的軟件設施，如專業化檔案管理軟件。

2.3 信息化、數字化標準不統一

新時期下，檔案信息化管理要求更高。檔案信息化建設水平參差不齊、無法統一形式，共享較差，不能適應新的檔案信息資源的共享。建立檔案管理的規劃化標準，有利于實現檔案之間的有效銜接，減少檔案管理的難度，因此標準化較低的現狀急需得到有效的轉變。

2.4 缺乏專業的復合型人才

檔案信息化建設的深入實施，對于管理人才的專業性也提出了更高的要求。由于過去對于檔案的管理多以人工管理為主，信息化水平較低，而信息化管理必然要求管理人員應該具備熟練的信息化處理能力，能夠熟練的操作信息化設備及軟件來處理檔案管理工作，同時檔案部門普遍待遇不高，存在優秀人才流失的風險，導致檔案管理崗位年齡偏大職工較多，長期整理冗長繁瑣的檔案資料，對檔案工作缺乏工作激情，工作效率低。因此，專業人才的缺乏對檔案管理信息化造成了很大的阻礙，不利于檔案管理信息化建設水平的有效提升。

3.推進檔案管理信息化建設的對策

3.1 加強檔案管理信息化建設的重視程度

檔案管理工作決定著我們將為黨和國家、為當前和今后、為歷史和子孫留下多少文化財富和留下什么樣的文化財富。通過多次檔案學習培訓班的交流，了解到現在大多數單位的檔案管理員仍是兼職崗位，每天被大量的繁雜工作纏身，外加對檔案工作的重視程度不夠，認為檔案管理只是把收集的資料保存好即可，偏重于“收”的過程，從而忽視了“用”的目的。檔案信息化建設的另一個原因是需要前期投入資金，資金短缺是制約檔案信息化建設長遠發展是一個重要的因素，尤其是檔案信息化建設是一個高投資、見效遲緩和長周期的系統性工程，不是一個時間段就能建立和完成的，多種因素的制約，導致檔案信息化工作發展較慢。人員培訓工作應該重視對檔案管理重要性、檔案管理未來趨勢以及未來檔案管理工作提出的新要求等內容的詳細講解與培訓，幫助管理人員成功轉變管理思維與管理理念，真正重視信息化建設對于檔案管理工作的重要意義，能夠積極主動的學習相關管理知識，加深理解，從而更好的適應新型管理工作的要求。

3.2 加強檔案管理信息化的基礎設施建設

基礎施設建設是檔案信息化建設的基礎和重要保障，因此，加強檔案管理信息化的基礎設施和資源體系建設十分必要。在基礎設施建設方面，檔案管理部門一方面應該努力購進專業的檔案信息處理軟件及硬件設備，確保信息化處理工作能夠順利進行；另一方面檔案管理人員應該圍繞自身檔案管理工作的實際情況，綜合考慮檔案的數量、信息化管理的要求等內容，努力開發特色管理功能，體現自身管理的高質量、高水平。同時，檔案管理還應努力建立統一的、完善的信息化資源體系，努力實現檔案信息的全民共享，可以通過建立專業的檔案管理網站來整合相關的檔案信息資源，并充分運用信息化處理技術推進相關工作的順利進行。

3.3 加強檔案管理信息化的標準體系建設

檔案管理信息化的標準體系不僅能夠為檔案管理信息化提供有力的依據，同時還能夠有效克服因為標準不統一而帶來的一些的工作阻礙。比如說，在檔案的錄入、掃描以及網絡傳輸等環節，如果標準不統一產生的信息文件格式就有可能存在差異，而不同格式的信息文件之間往往很難實現無差錯的轉變，這樣就給后續的檔案信息化管理工作造成了很大的麻煩。在建設檔案管理信息化標準體系過程中，既要從整個行業領域去規范檔案信息化的相關標準和內容，同時還應該具體到檔案管理信息化的每一個環節當中。比如說，對于檔案信息的存儲格式做出明確的規定、掃描的清晰度有一個準確的界定等等。