加強新形勢下檔案管理工作的思考

張滿意

河北秦皇島91404部隊 河北秦皇島 066000

檔案管理工作實際上就是收集整理檔案，然后分類檔案，并立足于分類展開編號，保證在后期查詢使用的過程中可以第一時間查詢到。在信息化的大力發展下，傳統的檔案管理模式已不能和數字化檔案管理的需要相適應，在檔案管理工作中電子檔案的運用越來越廣泛，這種發展趨勢加大了檔案管理工作的難度。在信息化的形勢下，檔案管理工作要用科學發展觀對檔案工作進行指導，應做到標準化、規范化，重視風險控制，促進自身素質的不斷提高，從而切實做好檔案管理工作。

一、進一步強化檔案管理的制度規范

優質的檔案管理有利于經濟社會的良好發展，提供完善得勁經濟信息等[1]。立足于市場的發展趨勢，對檔案管理的內容進行調整，將檔案管理的科學價值充分弘揚出來。在把檔案管理的基本工作完成的基礎上，相關人員應和現階段的發展狀況相結合對合適的檢索工作進行選擇，從而促進檔案資料的水平和質量的有效提高。不僅要完成工作，還需要具備完善的監督制度對資料的完整性進行監控，特別是針對重要檔案資源的處理上。一個完整的管理制度還離不開良好的客觀環境為支撐，如調整檔案管理措施和模式、完善檔案管理的基礎設施，從而構建良好的工作環境。有序高效的制度管理既能促進工作效率的提高，同時也能推動社會的發展。因此，檔案管理人員應進一步強化自身的管理素質，保持良好的工作態度。

二、做好檔案管理人才隊伍建設

檔案管理人員的綜合素質直接決定了檔案管理工作質量的高低，因此在檔案管理工作中必須對檔案管理人員的素質引起高度重視，加大對檔案管理人員素質的培養力度。第一，檔案管理工作者需要主動利用信息技術和網絡技術積極主動展開學習，尤其是要借助圖書館和網絡等各種渠道對和檔案管理有關的信息資源進行收集，確保自己管理思想的先進性，并和一些成功的檔案管理案例相結合，不斷提高自身的管理水平和工作水平。第二，在具體檔案管理工作環節中，相關人員還應第一時間和其他部門的工作人員積極交流溝通，促進檔案管理工作集中管理和歸檔整理工作質量的提升，并確保檔案信息種類、內容的規范性和完整性。第三，管理者需要在某一固定時間對檔案管理人員展開培訓和教育，使其工作能力和綜合素質得到提高。在培訓管理人員的時候，相關人員要對此項培訓工作的目的性和針對性引起高度重視，從而從人才上大力支持檔案管理工作的有序高效開展。

三、完善硬件設施

完善的檔案管理設施是把檔案工作做好的關鍵。檔案管理工作并非借助人工就可以完成的，尤其是新形勢下的答案管理工作，必須以先進的設備為支撐，因此，需要加大檔案硬件設備設施的建設力度[2]。第一，要把獨立的檔案室建立起來。由于檔案室對防蟲、防鼠、防潮、防盜、防火和溫度有著很高的要求，不能和普通辦公室相提并論，要立足于檔案工作的特點設立專門的房間，條件較好的，要事先展開規劃設計，以和檔案室設計要求相符。第二，要確保相應設施配備的齊全性。不僅要配備傳統的檔案盒、檔案柜、裝訂和裁剪等設備，同時還要重視檔案管理現代化的要求，對充足的掃描儀、存儲介質、打印機、計算機等進行配備，為檔案工作者更好地利用現代技術管理檔案提供方便。尤其是要對檔案管理辦公系統的應用引起重視。要加大投入力度，積極購置必要的軟件，以促進檔案管理工作水平的提高。第三，要把設施維護工作做好。要經常檢查和維護檔案管理設施，確保運行狀態的良好性。

四、創新檔案管理工作的信息化建設

現階段，現代科學技術的發展速度越來越快，在各行各業中計算機技術的運用極為廣泛，檔案管理工作實施信息化管理滿足了檔案信息管理需求不斷增強的客觀需求[3]。對檔案資源進行合理開發和利用，盡量把檔案使用壽命延長并促進工作效率的提高，這些均是現代檔案管理改革創新的主要任務和目的。從現階段而言，在檔案管理中運用先進的科學技術手段，以使當前檔案管理工作的要求得到滿足，已十分急迫。第一，各級事業單位的檔案部門要第一時間準確地傳遞信息，使檔案信息的時效性得到保證；第二，檔案管理部門要借助掃描儀、計算機等現代設備，在計算機中準確的輸入檔案資料，在借助相應的技術處理，把圖片、文字等變成數據資料，從而使紙質檔案和數據檔案共同存在；第三，充分借助網絡技術創新檔案管理，借助網絡把高效的檔案信息服務提供給社會，以有效共享檔案信息資源，如此便能為廣大民眾提供方便，也促進了檔案使用效率以及檔案管理工作質量的提高。

當前，科學技術的發展極為迅猛，在很大程度上改變了人們的日常生活方式和工作方式，同時，既帶給了檔案管理工作發展機遇，同時也加大了檔案管理工作的難度。不斷增多的檔案資料，逐漸提高了檔案管理工作的復雜性，所以，必須對檔案管理工作進行創新，使其和現階段的發展形勢相適應，更好地為人們的工作和生活服務，所以，十分有必要積極對檔案管理科學化水平路徑進行探索。