試論新建本科高校二級學院科研秘書工作

譚東麗 陳芬

摘 要：文章分析了地方新建本科高校的二級學院科研秘書產生的背景、工作職責、現狀，明確科研秘書是連接學校科研管理部門與二級學院科研工作人員的重要橋梁，是學校科研管理的重要力量。提出科研秘書隊伍建設的措施如下：學校重視，給予相應權利；制定相關制度，保障其權利；加強業務培訓，助其職業定位。

關鍵詞：新建本科高校；二級學院；科研秘書

中圖分類號：G64 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2017）08-0199-02

在我國，高等教育基本由大學和研究院所完成，它們肩負的最主要任務就是人才培養、科學研究和社會服務。我國高等教育1999年開始擴招，到2002年基本實現高等教育大眾化。大學是我國基礎研究和科技創新研究的主要生力軍之一，隨著我國高等教育迅速發展、大眾化，地方新建本科院校也契合時機孕育而生，其與國家部屬高校和省屬高校不同，是由原專科學校單獨或者合并升格而來，一般地處地級市，體制上屬于省市共建共管。

一、新建本科高校的二級學院科研秘書工作產生背景

據教育部統計數據，我國現有一百七十多所地方新建本科院校。欽州學院屬于地方新建本科高校。隨著科學技術的進步，國家為了提升科技創新能力，不斷加大科研投入，據中華人民共和國統計局2015年11月發布的《2014年全國科技經費投入統計公報》：2014年全國共投入研究與試驗發展（R&D;）經費13 015.6億元，比上年增加1 169.0億元，增長9.9%，而2006年全國共投入研究與試驗發展（R&D;）經費3 003.10億元，二者相差4倍多[1]。欽州師范高等專科學校于2006年更名為欽州學院，2006年投入科研經費六十多萬元，2014年欽州學院投入科研經費887.95萬元，增長幅度超過10倍，同時地方新建本科院校的辦學規模不斷擴大，師資力量不斷增強，造成以前單一科研管理體制（學校科技處工作人員直接與學校各系部搞科研的老師一一聯系）無法勝任當前新形勢下的科研管理工作。基于以上因素，地方新建本科院校高校的人事結構發生變化——新部門和新崗位產生：如經過人員重組和配置，原來的系部升級為二級學院，產生二級學院的科研秘書等崗位，科技處脫離教務處，成為獨立的處級單位等。同時這類地方本科高校的科研管理也開始實行校院兩級管理：校指學校的科研管理部門——科技處（科研處），院指由二級學院分管科研工作的院領導和科研秘書。科研秘書是高等教育發展的產物，確切地說是高校科研進步、發展結果的必然產物。

二、新建本科高校的二級學院科研秘書工作的職責

科研秘書在科研管理中起著承上啟下、上傳下達的重要作用。科研秘書是科研管理的基層管理員，為服務性工作，負責內協外聯和日常科研管理的工作。內協外聯的工作表現為：在二級學院分管科研的領導授權下及時落實科技處及設在科技處的科學技術協會、社會科學聯合會等部門下發的各類通知、制度、文件，使本學院老師及時了解和掌握學校的科研動態，保證學校到學院的科研信息流暢，協助院領導策劃好本學院各類學術活動的宣傳和服務工作，并邀請兄弟單位往來交流等。日常科研管理工作包括熟悉各類科研管管理、項目申報等文件，組織本學院的科研人員項目申報、督查項目進展、監管項目及時結題，如項目有延期應督促項目負責人在規定時間內做好延期申請等，組織做好成果登記和報獎、學科建設、重點研究實驗室或研究基地等整理工作，協助院領導做好本學院學術交流活動的年度計劃上報、完善科研資料的建檔、歸檔工作，完成本學院年終科研工作量、科研獎勵計算工作的統計，協助開展科技服務、技術咨詢、成果轉化等。科研秘書的專業性要求較強：要熟悉各級各類項目的申報，而且熟知各級各類項目研究內容和性質等的差異，了解相關的政策，同時還要求科研秘書熟悉國家關于科研的導向政策，參透各級各類科研文件精神。同時還要求科研秘書要有職業道德——保密，因為他參與科研人員項目申報、資料成果的整理，接觸廣大科研人員的“科研秘密信息”等。從以上可以看出，科研秘書的工作對象主要面向老師，工作服務性強，繁雜、重復、具有專業性、保密性。

三、新建本科高校的二級學院科研秘書工作的現狀

（一）隊伍不穩定，工作積極性不高

學校不太重視科研秘書的工作，雖然每個學院都有科研秘書，但截至2015年幾乎所有的二級學院的科研秘書都是兼職，換而言之沒有專門的編制。同時學校也沒有特定津貼，盡管在2014年的績效科研文件有所體現和規定，但由于各種原因，得不到很好落實。科研秘書工作有的學院由輔導員兼任、有的學院由行政秘書兼任、有的學院由專任教師兼任、有的學院由教務人員或教學秘書兼任等等。由于都是兼職，科研秘書頻繁換人，隊伍很不穩定。據統計，全校14個二級學院僅有兩個學院的科研秘書做了四年，大多是一年換一個，甚至一學期換一個，隊伍的不穩定會導致學校科研管理工作脫節，無法保證科研開展順利進行。由于是兼職，科研秘書只是其所有工作的很小一項，不會花太多時間和精力在此，他必然會首先完成主要崗位的工作，科研管理的工作一般都放到最后。據調查，在2014年以前科研秘書沒有津貼，隨著學校將科研秘書津貼列入欽州學院教職工績效考核制度，部分二級學院領導執行學校文件，所以部分科研秘書有補助，津貼為50-600元/月不等，有三分之一的科研秘書沒有任何津貼，以上種種揭示了科研秘書的尷尬工作位置，非常不利于學校科研工作的開展[2]。

（二）隊伍工作職責不明確，缺乏專業培訓

由于科研秘書是“臨時工”，一般對自己的工作職責不是很明確，工作態度比較被動，不主動學習各級各類科研管理文件。大多數科研秘書認為自己的職責是把科技處下發的通知和文件，能及時轉發本學院的每一位老師，在規定時間上交相關的材料。有個別科研秘書認為只負責轉發通知，承擔“傳話筒”，后續不怎么管，到了交材料時間，借故推脫，遲遲不交材料。大多數科研秘書對各級各類科研項目分類搞不清楚，因為欽州學院很少對科研秘書的工作進行培訓。據文獻分析，大多數高校，包括985等高水平的高校，均不同程度存在這種情況[3]，缺乏對科研秘書進行崗前培訓和在崗出外專門系統培訓交流學習。

（三）隊伍專業素質不高，考核制度缺失

科研秘書大都是研究生學歷，但單有學歷也是不行的，一個合格的科研秘書要求有良好的個人素質和專業素質。個人素質要求有健康的體魄、良好的溝通能力和良好的職業道德修養。專業素質要求對本職工作有著清晰的認識，并且工作態度認真、負責、有耐心。由于科研秘書都是兼職，沒有經過系統培訓，整體素質不高，勢必影響學校科研管理水平。欽州學院暫時沒有針對科研秘書工作管理的任何制度文件，如聘用、崗位職責、待遇、考核管理等文件。唯一有考核并有獎勵——評選年度科研管理先進個人，一般在年度科研工作總量排名靠前的二級學院分管科研的領導和科研秘書中產生，而與科研秘書的平時工作完成質量及工作態度無關，畢竟進排名的二級學院一般也較為穩定，意味著科研工作總量排名在后的科研秘書怎么認真工作也是徒勞，從而也助長了其工作的消極態度。從以上可以看出，既沒有制度對科研秘書的權利和利益給予保障，也沒有制度硬性規定科研秘書必須怎樣，而實際上科研秘書都在履行義務（工作），沒有權利可言，因此完成的工作質量差別比較大，這顯然很不利于調動科研秘書工作的積極性和穩定性，也影響學校科研管理隊伍素質建設。

四、新建本科高校的二級學院科研秘書隊伍建設的措施

科研秘書是連接學校科研管理部門與二級學院科研工作人員的重要橋梁，在科研過程起著不可忽視的作用，提高科研秘書工作的積極性勢在必行。根據現代管理學基本原理——人本原理：人是管理的核心，管理的動力就是人的積極性，即要想管理水平提高，調動人的積極性才是解決問題之根本[4]。這個原理同樣適合調動科研秘書工作的積極性。

（一）學校重視，給予相應權利

欽州學院現正在籌建北部灣大學，科研投入逐年增長，重視科研秘書的工作有利于其更好地服務于學院、高校科研管理部門及科研人員。正如馬斯洛需要理論和基本人權理論提到的：某項工作應該使得工作人員被尊重，擁有生存權和發展權，這個工作才可能持續做好，即學校既要重視科研秘書（被尊重），也要保障科研秘書的利益（生存權、發展權）。如學校要對科研秘書工作認可，并在日常工作給予其較大自主權和一定決策權，還可以先在大的二級學院可以設立科研秘書專崗，由專職人員擔任。給所有科研秘書發放適當津貼，在校級課題評審、中級職稱評定給予適當傾斜等。據調查，截至2016年底，欽州學院各二級學院的科研秘書基本實現崗位津貼，即各二級學院的崗位津貼為200-1000元/月不等。

（二）制定相關制度，保障其權利

要有據可依，有理可循，制度制定必先行。應對科研秘書管理制度進行制定，包括科研秘書入職條件，一般認為至少本科以上，根據不同學院對科研秘書有學科背景要求，工作職責、津貼待遇、考核制度等有明確規定。根據考核制度結合科研秘書完成工作態度、質量等發放崗位津貼，完成質量良以上100%發放、合格60%發放，以此體現賞罰分明。此外，科技處工作人員與其打交道最多，可以記錄每次工作不同二級學院科研秘書完成的質量和按時提交材料以及工作態度等方面情況，定量考核，并將此納入考核指標，作為評選年度科研管理先進個人的重要依據，而不是完全取決于二級學院總的年度科研工作量的排名。

（三）加強業務培訓，助其職業定位

建立培訓和學習交流機制，有計劃地開展培訓，以提高科研秘書業務素質。一是學校內部之間的交流，舉辦科研秘書和科技處以及科研秘書之間相互交流的沙龍；二是參加更高級別的科研管理學術研討會，和區內外的兄弟院校學習交流，引進先進的管理經驗和理念，提高其管理水平。經過培訓，科研秘書對自己的職業有了清晰的認識，準確定位，感受職業成就感和歸屬感，結合職業生涯規劃使科研秘書進一步明確科研秘書工作發展前途，進而激發和提高科研秘書對工作的自主學習積極性和熱情，充分發揮其應有的作用。

參考文獻：

[1]2014年全國科技經費投入統計公報[EB/OL].[2015-11-23].http：//www.stats.gov.cn/tjsj/tjgb/rdcgb/qgkjjftrtjgb/201511/t20151123_1279545.html.

[2]楊寓哲，郭建如.組織文化對院系科研秘書的激勵作用分析——以某“985”綜合性大學為例[J].高校教育管理，2013（4）：64-71，83.

[3]劉占勇，李晴.國內對高校科研秘書的研究現狀與展望——基于對CNKI中“1997～2013年相關文獻”的分析[J].南方論叢，2015（1）.

[4]斯蒂芬·P·羅賓斯，瑪麗庫爾特.管理學（第11版）[M].北京：中國人民大學出版社，2012：55.