干部人事檔案管理之我見

(中化地質礦山總局貴州地質勘查院 貴州 貴陽 550002)

干部人事檔案是各級單位全方位了解干部的重要依據，是單位人事制度的重要一環。干部人事檔案管理工作沒做好，就會出現檔案篡改、偽造和人為毀壞等現象，不利于單位人事工作的有效展開。如何挖掘干部人事檔案中潛在的價值，提升管理水平，是現階段干部人事檔案管理領域的一個重大命題。對干部人事檔案管理進行相應的探討，不僅能夠切實解決實踐工作中存在的困難，也能夠使干部人事檔案中的各項信息更加全面、真實、準確和可靠。筆者立足于信息時代這一基點，對干部人事檔案工作中的主要矛盾和重點問題進行探討，找出問題所在并提出相應策略，以期能夠幫助干部人事檔案管理工作在現代化、標準化、信息化和科學化發展的良性軌道上運行。

一、干部人事檔案管理概述

我國檔案管理學界對于干部人事檔案的定義并沒有形成通說觀點，干部人事檔案的定義、外延以及定義會隨著檔案事業、人事制度改革而逐步發展。筆者認為干部人事檔案主要指對干部社會活動和工作經歷的最原始的記載，主要是反映干部綜合能力、品德素質和成績表現的信息資源和文件材料的集合體。干部人事檔案既具有人事檔案的共性，也有自身特性所在。

一方面，檔案內容的全面性和形成材料的分散性。干部人事檔案記錄了某個人從參加工作開始所產生的與人事有關的信息，這些信息形成的單位不統一，材料也大多分散的形成于不同時期。因此，人事檔案里面的內容較為全面，大體上包括政治歷史、政治身份、個人履歷、獎勵處分、任免調動等幾個方面。

另一方面，內容連續性和立卷方式的獨特性。內容連續性主要是指時間上的連續，一份人事檔案完不完整、真不真實主要看這份檔案能否連貫地反映某個干部的工作經歷和個人歷史，如果其中存在遺漏，則可能會影響人事檔案的完整性和真實性。同時，時間上的連續也是人事檔案內部各種材料之間存在密切聯系的體現，組織部門在調取和考察干部人事檔案中的內容時，只有相互可以佐證的內容才具有參考價值。立卷方式的獨特性主要是指以干部為單位進行立卷，同一人的所有檔案必須保管在一個單位，且不能與他人的檔案混淆，立卷時不得采取“多人一卷”或“多人多卷”的立卷方式。

二、人事檔案管理問題研究

(一)檔案收集材料不齊全

干部人事檔案應當全方位、多角度的來反映一個干部的個人經歷，這是干部人事檔案工作的本質要求。然而現階段許多單位在干部人事檔案管理工作上存在“缺漏”現象，許多與個人經相關的人事信息沒有收錄到干部人事檔案中。一方面，檔案管理人員被動思維較重，部分單位的檔案管理人員沒有主動收集干部人事資料，在需要用到干部人事檔案時收集過于倉促，收集工作出現紕漏，進而導致許多重要的信息沒有收錄到干部人事檔案中。另一方面，檔案材料的來源渠道過于狹窄，需要檔案管理人員充分發揮主觀能動性進行拓展和疏通。許多干部人事檔案這種反映干部管理能力、思想政治狀況和工作業績的資料上存在套話、空話，無法全面、真實的反映干部的管理能力、思想政治狀況和工作業績。檔案管理人員不能通過單位調研、社會訪談等形式去主動收集干部的人事信息，一定程度上削弱了干部人事檔案的功能。

(二)管理體制存在缺陷，信息化建設程度低

一方面，單位性質的不同決定了單位人事結構的不同，許多單位制定契合本單位人事實際的管理體制，導致管理體制中的許多內容與檔案管理工作實際脫軌。例如，對干部人事檔案的整理規范、工作流程上缺乏具體的規定，導致實際工作中存在分類不當、編排無序、裝訂漏頁和目錄模糊等現象，人事檔案的案卷質量不高。另一方面，信息化建設滯后。信息技術迅猛發展為干部人事檔案管理提供了可行性的思路。現階段許多單位只是簡單的將干部個人信息錄入到計算機當中，或者運用數字化技術對檔案目錄進行編排以方便檢索。許多單位沒有建立人事檔案數據庫，人事檔案共享程度較低，不利于組織部門和人事部門在互聯網上一站式查閱、調取人事檔案

三、干部人事檔案管理策略

(一)健全管理體制

管理體制的健全是保障干部人事檔案工作規范、標準運行的必然要求。一方面，單位需要根據單位人事實際狀況來健全管理體制，要細化各項規章制度的內容，制定可操作性強的內容。例如，單位要細化工作流程、合理進行崗位安排，通過落實崗位責任制提升檔案管理人員的責任意識，使人事檔案管理工作更有成效。另一方面，單位要對鑒別工作進行規范，規范檔案管理人員的鑒別工作。例如，規定抽檢和復檢等內容，可以確保人事檔案內的各項信息完整、真實和準確。同時，檔案管理人員在鑒別、審核人事檔案時，要注重內容的連貫和時間的連貫，對于存有疑問的人事檔案可以要求當事人進行相應說明，抑制材料造假、篡改等情況的發生。

(二)重視信息化建設

隨著單位規模的擴大化，未來人事檔案的作用性會愈發突出，不僅人事、組織部門需要查閱人事檔案，其他工作部門和單位也需要查閱人事檔案。因此，單位要投入相應的資金引進互聯網管理系統，將人事檔案上傳到云系統中并設置相應的秘鑰，方便其他部門調取、查閱人事檔案中的人事信息。除此之外，單位要利用信息技術對人事檔案進行深度開發，通過構建人事檔案數據網實現人事檔案收集、整理、歸類和利用的一站式服務，提升檢索效率。

四、結語

隨著干部人事制度改革進入到深水區和攻堅期，我國干部人事檔案的作用會愈發的凸顯，干部人事檔案中存在的一些不適應的現象也會顯現出來。完善干部人事檔案管理制度，能夠切實解決干部人事檔案中存在的短板，使干部人事檔案中的各項材料更能夠真實、全面的反映干部的工作歷程。同時，干部人事檔案管理制度的變革也反映了我國干部人事制度的發展進程。相信隨著各項配套措施的完善，我國干部人事檔案一定會呈現出嶄新的面貌。