新形勢下做好事業(yè)單位人事檔案管理工作的幾點思考

(黃梅縣五祖寺挪步園風景名勝區(qū)管理處 湖北 黃岡 438000)

隨著我國經(jīng)濟飛速發(fā)展，人們生活水平的提升，事業(yè)單位對于社會穩(wěn)定發(fā)展發(fā)揮著巨大的作用，事業(yè)單位的人事檔案管理工作，作為事業(yè)單位統(tǒng)籌全體工作中的一項重要工作，加強事業(yè)單位人事檔案管理對于新時期事業(yè)單位更好的履行社會責任有著巨大的幫助。但與經(jīng)濟形勢發(fā)展不對應的是我國事業(yè)單位人事檔案管理還存在諸多急需解決的突出問題，如管理制度尚需完善、管理人員素質(zhì)有待提升、管理信息化尚未普及和利用范圍有限等。隨著事業(yè)單位的改革和快速發(fā)展，提升人事檔案管理水平已成為事業(yè)單位人事部門必須高度重視且穩(wěn)步推進的一件大事。

一、事業(yè)單位人事管理檔案工作現(xiàn)狀

我國近年雖然在干部選拔、職稱管理、人才流動等方面進行了積極的改革并取得了一定的成效，但這些改革缺乏完整的目標與準確的定位，是比較局限、不徹底的，而且與社會各項事業(yè)的發(fā)展不相適應，主要表現(xiàn)在:事業(yè)單位人事檔案管理方法因循守舊，管理方式墨守陳規(guī)，適應事業(yè)單位特點的人事管理制度還未系統(tǒng)化、規(guī)范化;競爭、激勵、監(jiān)督機制尚不健全;崗位、人員安排設置還需進一步調(diào)整、規(guī)范;人員管理、任用和績效考評在施行中缺乏可操作性等等。這些情況不僅使一部分人員缺乏危機感，助長了不思進取、安于現(xiàn)狀的思想，還使得一些有干勁、有能力的干部因缺乏機遇逐漸流于平庸。既不利于人才的培養(yǎng)、選拔和流動，也不利于事業(yè)單位各項工作的開展。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題

(一)一些領導干部對人事檔案管理工作重視不足

人事檔案管理工作是一項基礎性的工作，它不容易取得明顯成績，因此也不容易引人注意。一些領導干部認為人事檔案工作就是抄抄寫寫和分類保管的事務性工作。只要不丟失、不泄密，可以應付查檔、外調(diào)就行，完全可以由人事管理部門自行開展或由其他人員兼任。因此，許多單位的人事檔案管理工作長期處于被動應付的狀態(tài)，難以為事業(yè)單位各項工作的開展乃至進一步的改革和發(fā)展提供高質(zhì)量的服務。

(二)人事檔案管理人員素質(zhì)有待提升

人事檔案管理是一項比較繁雜且專業(yè)性、連續(xù)性極強的工作，沒有一定的人力、物力、財力投入，就不可能保證檔案管理的質(zhì)量。在事業(yè)單位改革的進程中，許多單位人員編制較以往大幅縮減，管理部門的人員更是首當其沖。在這種情況下，事業(yè)單位檔案管理工作基本是由人事部門的人員兼任，部分單位甚至是由臨時工負責。由于這些工作人員的非專業(yè)性，導致許多材料沒有及時歸檔或根本沒有歸檔，或者沒有督促其他資料收集部門及時移交資料，造成員工檔案資料的缺失。

(三)人事檔案管理信息化尚未普及

目前，雖然許多事業(yè)單位安裝了“人事檔案管理系統(tǒng)”或類似的系統(tǒng)，但由于系統(tǒng)設計等原因，大部分系統(tǒng)只是對員工個人的基本信息進行記錄、統(tǒng)計，并不收錄員工在工作、生活中形成的原件，使得檔案信息化大打折扣。一些事業(yè)單位的人事檔案管理習慣于純手工操作，檔案利用仍然依賴查閱紙質(zhì)檔案。這樣不僅工作量大不利于檔案的長期保管，而且大大影響了工作效率。

(四)人事檔案利用范圍有限

人事檔案管理的根本目的就在于有效的利用。就目前而言，許多事業(yè)單位人事檔案管理仍存在重保密、輕利用的現(xiàn)象。即使利用，范圍也非常有限。查閱的大部分內(nèi)容是基本情況、簡歷等，而且利用的方式也十分陳舊單一，只有上級領導調(diào)閱和需要者登門查閱才提供，工作長期處于被動服務的狀態(tài)。這種重管理輕服務的現(xiàn)象，使得人事檔案的利用價值遠遠未能充分發(fā)揮。

三、事業(yè)單位人事檔案管理工作存在問題的對策

(一)完善人事檔案管理工作制度

進一步完善人事檔案管理制度，可以極大程度地提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的水平。人事檔案管理工作是一項連續(xù)性極強、比較繁雜的工作，必須有一定的制度來約束。因此應結(jié)合人事檔案管理工作的實際和工作需要，進一步完善各項檔案管理制度，并在抓落實上狠下功夫。首先要進一步完善人事檔案，提升檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化水平，嚴格按照標準開展檔案材料收集歸檔等各項工作，從源頭上杜絕虛假材料進檔。其次要進一步完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加規(guī)范、標準，為上級領導考察、選拔、任用工作人員提供真實準確的信息。最后要大力宣傳檔案法，使檔案管理人員知法、守法，推動檔案管理工作朝著程序化、規(guī)范化和標準化的方向發(fā)展。

(二)提高認識，加大對人事檔案管理工作的投入

當前，許多事業(yè)單位人事檔案是由人事部門兼管，管理比較隨意。人事檔案的收集、整理、審核以及鑒定工作通常都是需要時才去開展，人事檔案管理工作沒有得到應有的重視。要改變這種狀況，首先應該從事業(yè)單位領導干部的認識上著手，通過各種方式讓領導明白檔案管理的重要性，積極爭取領導的支持，加大對檔案基礎設施的財力和人力投入，改善人事檔案管理條件和設施。其次應該努力爭取設置檔案管理專職崗位，從根本上改變當前檔案管理工作的被動局面，為檔案管理工作的專業(yè)化、規(guī)范化發(fā)展提供堅強保障。最后，應通過開展各種方式的宣傳活動，引導事業(yè)單位內(nèi)部各部門和社會各界重視人事檔案管理工作，為檔案管理工作的開展和發(fā)展營造良好的外部環(huán)境。

(三)加強檔案管理人員隊伍建設

隨著事業(yè)單位人事制度的不斷改革和各項工作的不斷推進，我們必須建設一支具有較高管理水平和較高工作效率的檔案管理人才隊伍，培養(yǎng)一批具有較強實際操作能力和較強創(chuàng)新意識的檔案工作能手。要定期組織業(yè)務知識培訓，讓檔案管理工作人員深刻認識檔案管理工作的重要性，緊隨現(xiàn)代科技發(fā)展的潮流和方向，及時了解和掌握最新的檔案管理手段和管理技術(shù)并應用于具體工作，在工作中注意總結(jié)、創(chuàng)新方式方法，為事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展提供強大的力量源泉。

(四)加快推進人事檔案管理的信息化進程

實現(xiàn)人事檔案管理信息化，建立完善社會化開放式的人事檔案管理模式，是人事檔案服務于人事工作的迫切需要，也是適應社會對檔案信息需求日益增強的客觀需求。這就要求檔案管理部門依托現(xiàn)有的管理系統(tǒng)和發(fā)布平臺，利用計算機等現(xiàn)代設備和先進技術(shù).將檔案資料輸入管理系統(tǒng)，通過相應的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，并及時、準確地傳輸人事信息.提高人事信息發(fā)布的時效性，方便上級部門和領導根據(jù)需要通過系統(tǒng)查閱有關(guān)內(nèi)容，提高人事檔案管理工作的效率。

總之，當前人事檔案管理工作存在的問題是較為明顯的，這也決定了人事檔案管理工作的改革勢在必行。在進一步完善各項管理制度、切實提高事業(yè)單位領導干部對人事檔案管理工作重要性認識的同時，推進人事檔案管理方法的創(chuàng)新就十分重要。通過加強檔案管理人員隊伍建設和積極采用先進科技手段進一步推進檔案管理工作的規(guī)范化、信息化進程，充分利用人事檔案管理系統(tǒng)和發(fā)布平臺，建立完善人事檔案社會化開放式管理模式，人事檔案對人才流動的制約將會得到極大地改善，許多問題都會迎刃而解，我國事業(yè)單位人事檔案管理工作必將得到極大地提升，也必將為我國經(jīng)濟社會各項事業(yè)的發(fā)展提供更堅實的保障。