網絡環境下高校教學檔案管理研究

（湖南財政經濟學院 湖南 長沙 410205）

0.引言

隨著我國網絡信息技術的不斷發展與廣泛應用，現代社會已全面進入互聯網時代。網絡環境為人們提供了全新的溝通平臺，打破時間與空間的限制，拓展了人們接受信息的渠道，從根本上實現了信息的及時共享與傳遞。而高校由于不斷的擴招生源，致使辦學規模逐漸擴大，檔案信息數量日益增多，傳統的教學檔案管理工作模式已無法適應當前發展形勢，檔案管理部門的價值也不再是通過檔案的數量來決定，管理工作的效率及質量才是網絡環境下，衡量高校教學檔案管理的標準。在網絡信息技術的影響作用下，高校教學檔案管理工作應積極進行革新，打破傳統管理模式、轉變傳統管理觀念，利用網絡技術的優勢，建設現代化的教學檔案管理機制，從根本上提高管理工作的能效，突顯其重要價值。

1.網絡環境對高校教學檔案管理的作用

1.1 教學檔案載體多樣

高校教學檔案管理，在以往工作過程中，主要的載體是紙張，所謂變化也只是改變紙張的規格，而在網絡環境下，檔案信息的保存的載體、傳播的方式正在不斷的更新與發展，檔案部門中的儲存不在單純以紙張為載體，會出現多種形式的非印刷類的檔案，例如CD、磁盤、視頻資料、壓縮資料等檔案，并且還會相繼產生更多難以預料的先進技術載體，呈現出檔案載體的多樣化。

1.2 檔案管理范圍拓展

在傳統的具體檔案管理基礎上，網絡環境讓更多的信息庫及系統也逐漸變得智能化、現代化，網上出現的信息類別也多種多樣，信息數量變得越發龐大，而在這其中，檔案管理中的信息將實現數字化管理。用戶可以根據自己實際需求，查找閱覽相關檔案信息，并且在網絡的支持下，用戶不用特意到固定的場所查看檔案，可以隨時隨地的通過校園網絡及移動設備，或是在能夠上網的場所瀏覽檔案網頁，及時獲得相應的信息服務。因此，現代高校教學檔案管理不僅可以管理傳統實體文件，還可以利用大量的網絡虛擬文件，并對其進行管理。

1.3 管理方式更加便捷

網絡環境為用戶提供了更快的搜索及閱覽檔案的平臺，高校教學檔案管理工作將徹底打破傳統的人工的搜索模式，網絡技術為人們展示了最新的文本、媒體閱覽及自動化高效檢索，檔案的歸類、立卷、編制、收藏等工作在網絡技術以及硬件設施的推動下，實現了大規模的智能化作業，有效提高了工作效率。傳統的檔案文件中的知識及內容只能夠按照具體的線性規律進行排序，嚴重影響了閱覽及搜索的速度，但通過網絡閱讀相關檔案信息，能讓原本抽象性的文字轉變成由圖像、視頻、聲音等具象化的形式，為使用者提供了諸多便利條件，為用戶的閱讀及使用帶來許多方便，可以更高效、更便利的得到想要檔案的信息。當管理者需要翻閱檔案的原始文件時，可以再到校園檔案室或是部門中查找，這樣的模式，充分降低了檔案管理人員翻閱原始文件的頻率，不僅能夠長期保存檔案，又能提高其使用效率。

2.網絡環境下高校教學檔案管理的困境

2.1 檔案保存時間較短

隨著網絡技術的廣泛應用，對高校教學檔案管理工作提出了全新要求，要將傳統紙質的檔案全部轉換成現代化網絡虛擬檔案文件，也就是所謂的電子文檔，這種基于網絡技術的新型檔案，不僅體積小，同時儲存空間較大、保存方便，并且可以隨時隨地進行復制粘貼以及信息共享，而這一轉變也讓原本檔案管理工作中的原始性、安全性等特點變得不穩定，容易出現信息丟失、重要信息泄露或是被盜取等危險問題，與其相對應的法律效力也將受到不良影響。在現代化信息不斷大量被傳播過程中，檔案已成為現代社會多種信息資源中的重要基礎內容，數量也會逐漸增長，其內容將更為豐富，而檔案的載體類型也會更多，因此，在未來的長時間內，高校教學檔案與網絡虛擬檔案會并存。

2.2 立卷制度急需改革

立卷制度已經推行了幾十年的時間，但受到網絡技術的影響，以往的卷級管理正在逐漸向文件管理靠攏，希望能以此滿足網絡環境下對檔案進行網絡化管理的的全新要求。高校教學檔案管理工作應根據網絡技術的發展形勢、技術特點以及具體要求，對傳統管理工作模式進行革新，這樣才能在眾多高校中脫穎而出，長期生存下去。因此，高校應打破傳統立卷制度為其工作帶來的諸多瓶頸，但由于目前沒有具體的規定標準，在這樣的摸索使其，各高校應做好自身本職工作，并且加快制定出檔案保存、統籌、整理等方面的工作標準。

2.3 管理人員素養較低

高校教學檔案管理工作的現代化模式，需要網絡技術及通信技術等先進科學技術的支持。比如標引的自動化處理、磁盤的保存、多媒體技術、人工智能化、網絡檔案管理、信息安全工作等都是教學檔案管理工作將來常用的高新技術。因此，就要求高校教學檔案管理人員應具備熟練的計算機操作能力、扎實的理論知識，懂得隨機應變，并且要掌握一定程度的英語，只有成為這樣綜合應用型人才，才能夠更加適應當前網絡技術日新月異的發展形勢，才能更加的面對當前社會的新格局。

3.網絡環境下高校教學檔案管理有效策略

3.1 提高對檔案管理認識及工作領導

高校應全面貫徹并落實國家對檔案工作提出的全新指導方針與政策，充分明確檔案管理工作是保護黨及國家最為真實面貌的根本性事業，是發展建設國家各項事業中無法替代的領導精神，要用建設性眼光與現代化的工作理念，正確認識、對待檔案管理工作的重要意義與積極影響，進加強對其工作的領導。而對于高校教學檔案管理工作來說，在院校工作中占據重要地位，是管理工作中主要構成部分，其工作所包含的范圍較廣、工作任務多，高校應將納入到院校未來的發展建設中，將其提上日程，逐漸提高工作環境，讓教學檔案管理工作能夠與院校中其他各項工作保持協調發展關系。同時，高校還應將檔案管理的工作的信息化建設一并納入到學校一體化規劃當中，將該項工作中各類文件內容的歸檔整理工作實行崗位責任制度，劃分到教學、科研項目以及各部門管理者的職責范疇中。加大關于網絡虛擬檔案的工作宣傳力度，讓校內職工人員深刻意識到檔案管理工作的重要意義，因而全面支持該項工作，促進網絡化建設。此外，高校應提高教學檔案管理工作的服務意識，對于校內的工作職能及所承接的業務范圍，結合相關市場中的知識經濟對信息的需求，靈活多變、更貼近使用者的實際要求的方式為學校、社會提供更加優質服務。將管理工作中的重要方向由以往的整理向信息的重構及創新方向靠攏，為院校各系領導、廣大教師、科研團隊以及管理者們提供更加有力的文獻綜述、重要事記、章程匯編、研究成果、主題目錄、精彩論文以及目錄檢索等，將傳統被動、低端的服務轉變成主動、高端、先進的知識服務。

3.2 加快現代化教學檔案資源庫建設

高校教學檔案管理工作的信息化建設的核心應是資源的建設，將信息網絡作為建設工作的重要前提，有序開展各項工作，主要內容有：（1）高校教學檔案信息化建設，開發與高校教學檔案管理系統相適應的綜合性管理軟件，該軟件具有收納、整理、分類、歸檔、保存、統計、搜索、編制、使用等功能，能夠充分的對教學檔案進行管理與把控，制定出標準化的制度體系，充分實現檔案管理的智能化。（2）加強信息資源庫建設，是檔案信息資源能夠進行網絡化的保存于傳輸，高校教學檔案信息資源的網絡化主要是由管理部門中資源的網絡化及新生資源網絡化兩部分構成的。（3）加大對教學檔案的開發與利用力度，儲存檔案的最終目的是能夠對其有效利用，高校教學檔案管理部門想要最大化體現出檔案的重要價值，就應編訂好各類別檔案的卷宗目錄、按照類別制作卡片，以及開發更為便捷的搜索工具。應全面了解檔案使用時的具體規律，分析用戶的實際需求，加強對主題的跟蹤搜集，研制出教學檔案中的服務信息項目，比如可以制定具體章程，干部評選、職位評定、碩士論文等資料的信息庫，團隊共同編寫出科研項目等方面的材料，便于使用者隨時上網查詢。

3.3 強化教學檔案管理人員綜合素養

在網絡環境下，人才是提升高校教學檔案管理工作質量的關鍵因素，信息化的檔案管理模式需要對網絡技術應用熟練的現代化人才，若綜合素養欠缺，將難以勝任當前教學檔案管理中的各項工作，也無法真正的讓其發揮出重要價值。因此，高校教學檔案管理人才的綜合素養，決定著管理工作整體的質量及信息化建設水平。因此，首先高校應樹立先進的服務觀念，在網絡時代，觀念的落后將會成為最大的落后，先進的技術需要創新的理念及思想支持，網絡環境下，高校教學檔案管理工作需要先進的服務觀念，檔案管理者應積極轉變傳統以檔案數量、藏館面積等來衡量管理工作的服務水平觀念，應建立以為用戶提供高質量的信息以及優質服務為管理水平標準的觀念，打破以往被動、封閉式的服務模式，全面實行開放化、主動性的檔案信息服務。其次，高校應加強對檔案管理人員的培養，應對管理人員的職業素養進行再教育，強化他們的職業精神及熱愛崗位的意識，加強他們的思想能力，進一步讓管理者明確自身的工作責任。同時，還要對他們進行專業技術的培訓，積極參與各類檔案的研討大會，與檔案界的工作同仁進行具體的探討、交流，相互分享工作經驗，學習別人先進的管理觀念及工作模式，以此來拓展管理人員的視野，實現共同進步。此外，還應加強管理人員的計算機實際操作能力，讓他們掌握具體操作流程，注意事項、日常維護等方面的知識與能力，從根本上讓他們意識到網絡管理模式的優勢，提高對其的重視程度，從而建立全面的工作觀念，進一步促進高校教學檔案管理的信息化建設及發展。

4.結語

在網絡環境下，人們的思想、日常生活、工作方式等都發生了重大轉變，高校的教學檔案管理工作也因而面臨了諸多困境。因此，高校應立足于當前網絡時代，把握住寶貴的機遇、積極轉變工作觀念、正確定位工作方向、全面創新管理模式、明確檔案管理工作未來的發展趨勢，就完全能夠開啟高校教學檔案管理工作的新篇章，迎來事業的新輝煌。

【參考文獻】

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