高校檔案管理信息化建設的途徑分析

白晶

【摘要】在當前高校檔案管理工作中，通過引入信息技術，突出了檔案管理工作的高效性和檔案信息的共享性，這促使各高校對檔案管理信息化建設工作都十分重視，并采取積極的措施進一步完善檔案管理方式，全面推進高校檔案管理信息化建設的進程，更好地發揮高校檔案的重要作用。文中分析了高校檔案管理信息化建設中存在的問題，并進一步對高校檔案管理信息化建設的途徑進行了具體闡述。

【關鍵詞】高校;檔案管理;信息化建設;問題;途徑

一、高校檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）檔案意識淡薄。當前高校在發展過程中，更重視教學、科研等工作，而對于檔案工作較為忽視，這就導致部分高校檔案管理工作還局限在建檔和管檔，檔案管理水平普遍偏低，檔案資源沒有得到有效的開發利用，一些具有較高價值的檔案材料往往被長期保存起來，無法充分發揮檔案信息資源的重要價值。

（二）資金投入不足。當前大部分高校檔案信息化建設過程中普遍存在資金投入不足的問題，這就導致檔案管理信息化建設過程中存在設備、軟硬件、人員和技術無法及時供給的問題，嚴重制約了檔案信息化建設的進程。同時檔案信息化建設中設備和軟硬件還存在維修和更新升級問題，這必然需要資金的消耗。高校大部分經費都用于教育科研方面，檔案信息化建設過程中很難做到資金的足額保障，這必將制約高校檔案管理信息化建設工作的開展。

（三）缺乏健全的檔案管理信息化建設機制體制。當前高校檔案管理信息化建設工作開展過程中，制定完善的監督體制，對檔案管理信息化建設進程缺乏動態的監管，這樣就導致具體建設過程中存在的問題無法及時發現并解決。另外，當前高校檔案工作人員薪酬待遇實行統一的標準，這就導致信息化建設過程中信息技術人員付出與收獲存在不對等，薪酬制度的不合理會對信息技術人員的工作積極性帶來較大的影響，從而影響高校檔案管理信息化建設的進程。

（四）檔案管理信息化建設中存在網絡安全問題。高校檔案管理信息化建設需要依托于計算機技術和網絡技術，但網絡具有開放性的特點，而檔案信息具有保密性，再加之當前電腦病毒及黑客攻擊等現象頻繁發生，這對檔案信息的安全帶來了較大的威脅。可以說當前我國檔案信息化建設過程中網絡安全是其中最為薄弱的環節。而且高校檔案管理系統與各部門系統之間實現了有效的銜接，信息利用互聯網進行傳遞和共享，這無疑更加劇了檔案信息的安全性問題。

二、加強高校檔案管理信息化建設的途徑

（一）加強對高校檔案管理信息化建設重要性的認識。高校中的辦公基本都實現了自動化管理，所以檔案管理也應該做到與時俱進，才能夠與高校發展保持一致性。所以要想加強高校檔案管理信息化建設，首先應該在思想意識上有所轉變，深刻認識到檔案管理信息化建設的重要性，能夠在高校管理工作中發揮什么樣的作用，由此才能夠為后續工作的開展奠定良好的基礎。思想意識的轉變也是更好發揮檔案管理信息化價值的重要驅動力，所以對重要性的認識非常關鍵。

（二）加大資金投入力度，夯實高校檔案管理信息化基礎。檔案管理信息化建設需要充足的資金保障，信息化建設的開展需要硬件、軟件、人員等各項支撐，所以這是一項投資較大的工作。資金投入一直以來都是高校檔案管理工作中存在的重要問題，所以只有加大資金的投入力度，才能夠為高校檔案管理信息化建設夯實基礎。在資金比較充足的情況下，就可以購置先進的硬件設備和各項基礎設備，使用先進的軟件管理系統，并且配置高素質的人才管理隊伍。由于高校檔案管理的資金來源基本為財政，部分可以依靠政府解決，但是數量依然會存在一定的局限性。所以高校應該拓寬思路，加強資金籌集渠道的多樣化，募集檔案管理信息化的專項資金，確保檔案管理信息化建設工作的順利開展。

（三）規范高校檔案管理信息化建設。為了保證高校檔案管理的規范性，高校管理人員必須制定符合高校實際情況的管理工作標準，進一步完善相關的體制和機制，盡可能保證所有檔案管理環節的規范性和合理性。在高校檔案管理信息化建設過程中，需要嚴格執行制定的檔案信息化建設工作標準，進一步完善檔案目錄標準，全面提升檔案管理工作的規范性和便捷性，為檔案利用者查詢提供更多的便利，進一步推動高校檔案管理信息化建設工作的有序開展。

（四）完善高校檔案管理信息化安全保障體系。因為檔案的特殊性決定了檔案具備較強的保密性以及使用權限，但基于計算機互聯網的檔案管理更容易受到黑客攻擊，檔案的信息容易被竊聽篡改，技術程序等也極易遭受病毒的侵害，因此，只有逐步完善網絡安全保障體系，才能為實施檔案信息化管理提供保障。在具體工作中，要嚴格執行與信息安全管理相關的法律規則標準，全面提升安全意識，防止檔案信息資源利用時以及網絡系統建設過程中出現失密、泄密的情況。充分利用現有的網絡保護措施提升高校檔案管理信息的安全系數。積極探索新的防護技術，為檔案信息資源的安全、有效使用提供健康的網絡環境。

三、結束語

高校檔案管理信息化建設是時代發展的必然結果，也是促進高校管理水平提升的重要環節。由于受到資金、技術等各方面因素的限制，高校檔案管理信息化建設工作還存在各種問題，所以通過對問題的分析，可以更加有針對性地提出改善措施，有利于檔案信息化建設工作的有效開展，為促進高校的健康持續發展創造有利的條件。