新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法

馬榮

[摘 要]在事業單位的發展過程中，檔案管理工作是不可忽視的重要內容，做好事業單位的檔案管理工作，不僅能夠有效提高企業的管理服務水平，而且還是促進工作人員工作積極性的保證。對于事業單位來說，做好其必要的檔案管理工作是重中之重。文章以新時期事業單位檔案管理現狀為切入點，對其管理工作提出必要的建設性創新思路，從而不斷地促進我國事業單位的持續穩定發展。

[關鍵詞]新時期；事業單位；檔案管理；創新思路

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2018.12.181

新時期事業單位的檔案管理工作應該摒棄傳統單位中的管理思想，為事業單位后期的發展和規劃提供全面詳細的指導。基于此，我國事業單位要想做好其檔案管理的創新工作，首先要從時代的發展眼光出發，全面提高管理人員的綜合素質，改進檔案管理的各項工作，最終為事業單位的穩定發展打下堅實的基礎。

1 新時期事業單位檔案管理的現狀

1.1 事業單位不夠重視檔案管理，管理思想落后

從目前情況來看，在我國大部分的事業單位中，檔案管理工作就是一項各種資料堆砌的過程。正因為事業單位對檔案管理工作的不重視，一方面，不僅影響了工作人員的工作效率，而且查找和翻閱資料需要浪費太多的時間，在一定程度上又打擊了工作人員的積極性；另一方面，檔案管理缺乏必要的人力、物力等方面作為支撐，最終導致各種資料胡亂堆積的現象。不僅如此，在大多數的工作人員看來，整理檔案就是一項機械的工作，以至于單位領導想要獲取有價值的信息，還要親自重新進行篩選，這足以見得員工檔案管理工作的不規范性。另外，在事業單位的領導眼中，檔案管理工作不僅要做到嚴格的保密，更要保證所有資料內容都能清晰，這樣嚴格的工作要求，在一定程度上打擊了工作人員的工作積極性，最終其檔案管理觀念難以實現創新性的突破和發展。

1.2 事業單位檔案管理手段落后，業務基礎偏低

目前情況下，在大部分的事業單位的檔案管理過程中，不僅其管理設備落后，而且更是缺乏先進的管理手段，因此，很難滿足新時期事業單位的檔案管理工作的需求。另外，由于單位領導對檔案管理工作的不重視，投入的資金較少，只是單純開出一間極其簡陋的庫房作為檔案管理室，再加上傳統落后的管理方式，很大程度上限制了檔案管理工作的創新性發展。不僅如此，在我國科技飛速發展的時代，各種先進技術不同涌現，但是對于事業單位的檔案管理工作來說，其整理資料的方式還是傳統手工整理方式，工作人員思維上的局限性，是造成事業單位檔案管理工作不足的直接原因。最后，其工作人員業務基礎水平較低，員工在檔案管理過程中，缺乏鑒定檔案內容的能力，在工作人員的工作流程中，只是將檔案進行保存，這樣的工作模式，最終很大程度會導致檔案的安全問題。

1.3 事業單位檔案管理制度不完善，缺乏對信息的有效利用

在事業單位檔案管理工作中，完善的管理制度是不可缺少的。但是目前大多數的事業單位制度混亂現象時有發生，以至于員工整理檔案時總有種無處下手的感覺。而造成這種局面具體還包括以下幾方面內容。第一，事業單位的檔案管理制度流于形式，執行效果差。比如說有些資料外借之后，管理人員做好了外借的相關工作，但是對檔案的還檔工作卻不管不問，而且在小部分的工作人員心中，他們認為檔案何時歸還并不是屬于自己的工作范圍。第二，沒有完善的管理制度作依托。簡單來說，在檔案管理工作過程中，不僅工作人員的責任劃分并不明確，而且沒有相應的獎罰制度，這些弊端都在一定程度上降低了工作人員的積極性。比如說在員工整理一些較為重要的檔案資料時，為了不讓自己擔責任，員工之間就相互推卸責任，最終致使重要檔案不僅沒有很好地歸納整理，而且當領導審查工作時，又不能交出一個令領導滿意的結果。第三，其檔案管理制定未能把握時代發展的步伐，尤其是新時期下，隨著信息量的不斷增加，其舊時的管理制度需要進行改革，否則管理人員在短時間內很難對所有信息進行規整，從而就會造成各種錯誤的發生。

2 現階段事業單位檔案管理的創新思路

2.1 創新管理理念，提高事業單位對檔案管理的重視程度

新時期下，為了我國事業單位的檔案管理能夠高效率工作，進行必要的管理理念創新是不可忽視的重要環節。首先，對于事業單位的領導來說，就要從各渠道出發，大力宣傳檔案管理工作的重要性，提高每一位工作人員對其的高度認知。除此之外，鼓勵員工積極加入到建言獻策的行列中，從而提出一些自己對檔案管理工作的認識或是建議，在每一位員工都能積極參與到檔案管理工作的同時，激發出員工工作的積極性。其次，提高單位領導對其檔案管理工作的重視程度。作為單位領導首先要發現每一位員工的重要作用，對于管理過程中表現出色的人員提出表揚，努力營造良好的工作環境，而最終目的，是要讓每一位員工都能在心中形成一個正確的理念：雖然作為普通員工，但是在事業單位的發展中，自己的綿薄之力也是一份重要的力量。這樣，不僅使得每一位員工都能實現自身的價值，而且促進了事業單位的不斷發展。最后，事業單位要想實現其檔案管理工作的創新發展，還應該充分借鑒國際上成功創新的案例，以自身實際情況為基礎，制定出適合自身發展的創新性管理理念。比如可以將目前的建檔方式不斷創新，從而建立相應的電子檔案，不僅方便工作人員進行查閱，而且還能避免紙質檔案容易破損丟失的弊端。

2.2 加大資金投入，引進先進的管理手段

事業單位在進行檔案管理工作過程中，各部門的相互協作是重要的力量。因此，為了促使每個部門中的每一位員工都能參與到檔案的管理工作中，政府等有關部門可以通過多種途徑，加大檔案管理的資金投入力度。有了充足的資金作支撐，事業單位不僅可以引進先進的管理設備，而且還能讓每一位員工都能參與到實踐活動中，從而為做好全面的檔案管理創新工作打下堅實的基礎。基于此，為了更好地進行檔案管理的創新發展，首先就要做好工具的創新，簡單來說，就是要求工作人員充分利用好計算機技術，提高自身的實踐操作能力，在進行檔案管理工作中，能夠高效率地完成工作。其次，借助多種管理手段方式。簡單來說，對于檔案級別較高的資料內容，必須經過工作人員的多次核查后進行歸檔，而較低級別且重復利用性較小的檔案資料，則可以建立電子文檔進行保存，但是對于極其重要的文檔來說，必須先反復核實，然后做好相應的電子以及手動備份，而為了后期文檔的鑒定，最好是安排專人負責該類型文檔。最后，在做好檔案管理的保密性工作的同時，還應該做到對檔案信息資源的開發利用。充分利用好計算機網絡技術，以事業單位檔案管理工作為基礎，不斷地總結其管理經驗，最終使信息有其準確性和真實性的保證。

3 結 論

簡單來說，企業要想長期穩定地發展，做好必要的檔案管理工作是重中之重。因此，為了事業單位的檔案管理工作，首先對于單位中的每一位員工來說，就要對其形成高度的重視，在進行實際的管理過程中，用創新性的工作思路來管理，促使事業單位的檔案管理工作能夠符合新時代的發展需求。當然，事業單位檔案管理的創新發展過程并不是一蹴而就的，這也就要求單位領導和職工們能夠堅持不懈地加以努力實踐，做好本職工作，為社會的不斷發展貢獻出一份綿薄之力。

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