辦公自動化對文秘工作的重要性分析

黃志勇

摘要：當前，我國科學技術發展迅速，促使社會的各行各業的生產、經營、工作方式都發生了巨大的改變，尤其是計算機及網絡的誕生及發展，為現代辦公方式帶來了巨大的便利，使得一些企業與政府的辦公效率大大提高。就文秘工作者而言，工作內容繁瑣、廣泛，只依靠傳統的辦公方式已經難以滿足發展的需要，因此，將辦公自動化融入到文秘的工作當中不可避免。本文將主要研究辦公自動化對文秘工作的重要性，并將在完善的過程中需要的注意事項進行簡單闡述。

關鍵詞：辦公自動化；文秘；重要性

前言：文秘的日常工作內容涉及廣泛切繁瑣，文秘主要負責相關會議的開展與籌備、會議記錄的整理、年度季度的工作報表、經理的日常工作安排等，這些工作需要文秘具備耐心品質，一旦一方面出現問題，會導致巨大的損失。辦公自動化的誕生與發展為文秘工作者帶來前所未有的便利，使文秘工作者的工作方式方法發生巨大改變，因此，對秘書及工作單位都有著重大的實際意義。

一、辦公自動化對文秘工作的重要性

（一）辦公自動化極大地提高了辦公質量與辦公效率

由于我國傳統的工作方式，起草稿件要求文秘人員在紙上初步起草、反復修改、反復謄清，然后在交給專業的打字人員進行打印，對打印出來的稿件在于原稿進行校對，一旦打印出來的稿件出現錯別字，要進行整段的刪改或者重新打印。這是文秘工作人員的工作內容大大增加，從而降低了文秘的工作效率與工作質量。然而，辦公自動化的運用，大大的改變這一缺點，工作人員在發現有錯字的情況下，可以通過計算機微處理器的文字處理軟件，進行使用鍵盤將錯字進行修改，完稿之后直接存入磁盤，以預防隨時使用。文秘也可以使用打印機直接進行修改，使鍵盤使用、屏幕編輯、自動打印的起草稿件過程直接代替紙、筆的反復修改、反復謄清，辦公自動化在文秘工作中的運用，極大地提高了辦公人員的工作效率，也是工作人員的工作內容得以減輕，促使文秘工作者的工作熱情極大的提升，從而促使企業的工作效率得以提升[1]。

（二）辦公自動改變辦公活動的辦公面貌

文秘工作實現辦公現代化的前提與條件是辦公自動化的應用。辦公自動化促使傳統的辦公方式與辦公室的結構發生巨大的變化，呈現出全新的面貌。在實行辦公自動化的辦公室中很少能看到大量的文件柜與文件夾，更看不到成堆的紙張與表格。所有的辦公文件都儲存在小小的磁盤中。文秘工作者對計算機發出指令進行工作代替了工作人員一步步的用紙、筆反復抄寫和謄清的工作。在辦公室中使用辦公自動化，促使文書的工作的處理手段更先進，避免辦公電話的無人接聽，辦公電話會自動的將未接來電直接儲存到電腦中，并提醒工作人員接聽電話或提示電話內容。企業建立局部網絡，促使文件的傳遞工作有效率、流暢的完成。在網絡頁面，工作者只需完成辦公指令就可以使文件傳遞到收件人員手中，避免了不必要的工作內容。辦公室的打印機出現故障，工作人員可以通過共享手段借助其他辦公室的打印機工作，促使辦公室工作的正常進行，提高工作人員的辦公效率。文秘還可以通過網絡去查找資料，進行資料共享。辦公自動化的應用促使辦公人員的工作環境發生改變，從而提高了工作效率[2]。

（三）辦公自動化的應用促使管理工作的改革

促進管理工作的改革過程就是實現實用辦公室自動化的過程。辦公室實現現代化時間管理必須使用辦公自動化進行。例如電子備忘錄和電子日程表可以在很短的時間內安排好一個需要很長時間能安排好的會議，辦公自動化的使用還可以巧妙的處理同一時間段中，很多人參加的各種會議，促使工作人員能夠輕松地應對會議的改期或者撤消等情況的發生及時的處理各種信號，提醒工作人員不要出現會議遲到等現象。辦公人員使用辦公自動化還可以科學的、合理的調配交通工具、會議室和其他辦公物品。企業使用辦公自動化軟件可以促進管理手段和管理系統的改革。辦公自動化的使用可以避免管理機構的軟弱和臃腫，使管理機構精簡。決策手段的經驗，不能直接的輸入電腦必須將經驗轉變為科學手段。辦公自動化的使用使辦公格式簡明畫一促使辦公形式標準化科學化。辦公自動化，可以在分享信息的過程中獲得大量的好處，因此可以促進那些小型的單位和企業橫向聯合。企業要想充分實現辦公自動化，必須連接成網，促使整個系統、整個單位、整個地區、甚至整個國家的網絡都連接在一起，為達到此目的，可以促使電話通訊系統迅速發展。

（四）辦公自動化促使文秘的思想觀念發生更改

企業實現辦公自動化，不僅僅是企業購置使用先進的辦公設備，而是在辦公室內進行一場工作和技術思想的相結合的改革。辦公自動化的使用是機器與人與環境和機器與機器之間的綜合，在這些整體之中文秘人員起到主導和決定的作用。文秘人員是生產型辦公人員之中的一部分，這要求文秘人員必須要嚴格的要求自己，使自身的心理結構，思想觀念業務素質發生一系列的轉變，從而促使文秘人員適應辦公自動化的要求[3]。

二、辦公自動化使用過程中應注意的事項

第一，辦公自動化硬件與軟件的同時開發。辦公自動化的使用打破了傳統的辦公方式、簡化了工作人員的辦公流程、精簡了工作人員的數量、為企業實現了利益最大化。但一些企業重視辦公自動化硬件系統的開發而忽視了辦公自動化軟件系統的開發，從而導致辦公自動化為真正實現。這就促使企業在開發辦公自動化硬件的同時應，注意辦公自動化軟件的開發，促使辦公自動化的真正實現。

第二，團隊的重要性。團隊的建立在實現辦公自動化中具有關鍵的作用。辦公自動化的開發不同于其他工作，辦公自動化的實現是鏈條型的工作模式，是環環相扣的，因此團隊的建設極為重要。

總結：辦公自動化為文秘工作者提供了更廣闊的發展平臺，大大的提高了文秘的工作效率與工作質量，提升了文秘工作人員的積極性，節約了辦公的費用，使新時代的文秘工作更具有創造性。同時，辦公自動化的應用，促使文秘工作者提升自身專業素質，使其更好的完成工作。因此，在文秘工作中運用辦公自動化，可以促使工作人員高質量、高效率的完成工作，從而，為企業的發展做出巨大貢獻。

參考文獻：

[1]劉菲菲.淺談辦公自動化及其在辦公室管理中的應用[J].科技創新與生產力，2011，（08）.

[2]曹承祿.淺談當前機關辦公自動化建設[J].科學大眾（科學教育），2013，（05）.

[3]任麗 陳麗 王淑梅.信息時代的文秘工作者[J].黑龍江交通科技，2006，（06）：34.