試論如何實(shí)現(xiàn)檔案綜合管理中的優(yōu)化管理

范麗潔

摘要：檔案可以看作是各種信息的集合，檔案管理工作的目的不僅在于保證這些信息的完整性，而且要通過優(yōu)化管理，深入挖掘檔案信息的潛在價(jià)值，進(jìn)而為相關(guān)工作的開展提供必要的借鑒與參考。但是由于檔案本身具有復(fù)雜性和多樣性，給綜合管理增加了一定的困難，因此如何實(shí)現(xiàn)檔案綜合管理的優(yōu)化管理，也成為現(xiàn)階段檔案人員需要重點(diǎn)考慮的問題之一。

關(guān)鍵詞：檔案管理 綜合管理 特點(diǎn)分析 問題與對策

時代的發(fā)展對檔案管理模式產(chǎn)生了深刻的影響，尤其是在信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用后，許多簡單、重復(fù)的檔案管理工作都可以由計(jì)算機(jī)來完成，從而減輕了檔案管理壓力和提高了工作效率。除此之外，借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)還能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息深層次價(jià)值的綜合利用，從而更好的發(fā)揮了檔案本身的服務(wù)價(jià)值。文章首先概述了檔案綜合管理具備的一些優(yōu)勢，隨后指出了當(dāng)前檔案管理工作中面臨的一些問題，最后結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，提出了檔案優(yōu)化管理的具體措施。

一、檔案綜合管理的優(yōu)勢分析

（一）有利于保障檔案資料的安全

現(xiàn)階段的檔案資料主要分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式，但是無論采用何種載體進(jìn)行檔案信息存儲，都面臨著一定的安全隱患。例如傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保存過程中可能會出現(xiàn)丟失、損壞，電子檔案容易被黑客竊取等。而檔案包含了個人的許多隱私信息，一旦這些信息泄露或被不法分子利用，將會給檔案擁有者帶來嚴(yán)重的負(fù)面影響。檔案綜合管理能夠采用多種安全保障手段，例如實(shí)行“五防”工作制度和信息化管理相結(jié)合的綜合管理方式，杜絕了檔案信息泄露的隱患，確保了檔案資料的安全。

（二）有利于推動檔案事業(yè)的發(fā)展

信息時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理工作既迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，同時也面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。要想在新時期實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的健康和可持續(xù)發(fā)展，做好檔案綜合管理工作尤其關(guān)鍵。現(xiàn)代人對于檔案管理的要求不斷提高，除了要保障檔案信息安全外，還要求體現(xiàn)出檔案本身的價(jià)值屬性，包括在求職方面、薪酬方面以及保險(xiǎn)方面等。基于信息系統(tǒng)的綜合化檔案管理，可以根據(jù)人們的不同需求，對檔案資料進(jìn)行多樣化的管理、維護(hù)，從而為個人的發(fā)展提供必要的支持和幫助。這樣一來，才能為檔案工作本身的優(yōu)化開展起到必要的支持。

二、當(dāng)前檔案綜合管理面臨的問題

（一）缺乏檔案綜合管理制度

檔案綜合管理是一項(xiàng)復(fù)雜性的工作，不僅要求檔案管理人員具備較為豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，而且也需要完善的檔案綜合管理制度，從而為各項(xiàng)管理工作的有序開展提供必要的支持。但是目前來看，一是檔案管理部門沒有結(jié)合自身的工作需要，建立起健全的綜合管理制度，二是即便初步建立了綜合管理制度，也因?yàn)闆]有將這些制度貫徹落實(shí)，而難以取得檔案管理的預(yù)期效果。例如，許多新入職的檔案管理人員由于沒有制度的規(guī)范和約束，經(jīng)常會存在檔案文件目錄順序錯亂、部分重要文件缺失的問題，這樣的檔案其應(yīng)用價(jià)值也會大打折扣。

（二）檔案管理的信息化程度不高

在檔案的綜合化管理中，信息技術(shù)的應(yīng)用不僅可以減輕工作壓力，而且也可以實(shí)現(xiàn)對檔案資源的優(yōu)化利用。目前來看，雖然許多檔案管理部門都引進(jìn)了信息化管理系統(tǒng)，但是信息化程度不高，加上檔案管理人員自身素質(zhì)的影響，對于這些信息設(shè)備的使用也停留在檔案資料查詢、搜索等簡單應(yīng)用上，沒有發(fā)揮信息化管理應(yīng)有的價(jià)值。

三、實(shí)現(xiàn)檔案綜合管理的具體措施

（一）制定檔案工作的計(jì)劃和目標(biāo)

檔案綜合管理的開展，需要首先明顯基本的任務(wù)和最終要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，這樣才能以此為基礎(chǔ)進(jìn)行工作任務(wù)的細(xì)化，為實(shí)現(xiàn)檔案的優(yōu)化管理提供必要的支持。作為檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)人員，要樹立發(fā)展的眼光，加強(qiáng)對信息技術(shù)的重視，并主動在部門內(nèi)部建立起信息管理系統(tǒng)，減輕檔案管理壓力。同時，也要安排專人服裝檔案工作計(jì)劃的制定和落實(shí)，確保各項(xiàng)計(jì)劃能夠按部就班的完成，在提高檔案安全性的同時，也能夠進(jìn)一步挖掘檔案本身的利用價(jià)值。從領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制到管理體系，從規(guī)章制度到檔案管理，在組織上、制度上要形成一套科學(xué)、合理、完整的管理辦法，為檔案管理工作的有效開展提供可靠的保障。

（二）做好檔案綜合管理的“五個統(tǒng)一”

抓好組織建設(shè)，完善管理制度，做到“五個統(tǒng)一”抓好組織建設(shè)是做好檔案管理工作的關(guān)鍵。一是成立由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長、辦公室主任為副組長、主要科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組；二是把檔案管理工作列入領(lǐng)導(dǎo)層辦公室的議事日程年初有部署年底有總結(jié)平時有檢查指導(dǎo)，并接受上級和地方檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)；三是完善檔案管理制度，確保檔案管理工作協(xié)調(diào)發(fā)展，檔案部門做到統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一規(guī)劃計(jì)劃，統(tǒng)一檢查指導(dǎo)和統(tǒng)一培訓(xùn)交流。這樣一來，實(shí)現(xiàn)了多部門的聯(lián)合行動，對于實(shí)現(xiàn)檔案的綜合利用、確保其價(jià)值的最大化也起到了必要的幫助。

（三）提高檔案資料的利用效率

檔案綜合管理的目的并不是簡單的對檔案資料進(jìn)行保存，而是要深入挖掘檔案本身的利用價(jià)值，從而為檔案擁有者提供更加完善的服務(wù)。以往的檔案管理中，由于人工管理的效率較低，因此檔案的利用效率不高，不利于人才的管理。而借助于信息化技術(shù)、實(shí)現(xiàn)綜合化管理，則可以通過對數(shù)字化檔案的調(diào)用、分析，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合。這樣一來，原本單一的檔案資料呢過過依托網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行有機(jī)聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)了資源的共享。除此之外，對于大型的人才市場來說，還可以在本單位內(nèi)部建立局域網(wǎng)，專門用于數(shù)字檔案的管理，這樣還可以在很大程度上避免了網(wǎng)絡(luò)病毒或黑客的供給，對于保障檔案資料安全也有積極作用。

四、結(jié)語

檔案管理工作是容易被忽視的組織工作，但是它在工作中起到的作用是不可忽視的，所以檔案的綜合管理是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化的必要之舉。檔案綜合管理的加強(qiáng)是對企業(yè)、事業(yè)單位、社會基礎(chǔ)資料、數(shù)據(jù)的整合和統(tǒng)一化管理，只有建立高效、統(tǒng)一的檔案管理和查詢系統(tǒng)才能更好的發(fā)揮檔案的真正作用。

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（作者單位：黑龍江省人才服務(wù)局）