船舶運輸企業檔案電子化管理面臨的問題及優化對策分析

摘 要： 檔案是用來記錄企業內部信息及相關數據的物件，它能夠在極大程度上維護公司的合法權益，以此留存有效的公司訊息。隨著我國科技水平的不斷提高，信息化技術水平已經被廣泛的應用于我們的日常生活中。而船舶運輸企業對檔案的管理方式也由人工管理形式逐漸轉變為電子化管理。然而，電子化管理雖然為船舶運輸企業管理提供了極大的便利條件，但也面臨著一些問題。

關鍵詞： 檔案；電子化管理；船舶運輸企業；對策

引言

檔案電子化已經被廣泛的普及、并應用于船舶運輸企業的信息管理過程中。它不僅為企業數據管理提供了方便，還具備檔案數據共享的功能。而企業資料共享的形式，能夠減少企業部門同事之間的交接時間，以此提高工作效率。但隨著檔案電子化管理被越來越多人關注，其應用過程中存在的問題也逐漸顯露出來。本文對其應用優勢及存在問題進行探究，并對檔案電子化管理存在問題整改提出相應對策。

1檔案電子化管理存在的問題

1.1思想局限化

我國經濟水平的不斷提高，推動了船舶運輸企業的發展。而企業平穩的發展狀況，也使檔案資料的數量有了大幅度增加。這樣的現象，在一定程度上增加了檔案整理及看管的難度。因此，傳統的手工化形式已經無法滿足企業的需求，檔案電子化的發展與應用成為了必然?？墒窃谶@個轉變過程中，很多人的思想仍然停留在過去保守階段。認為電子化保存企業重要信息和數據是非常不可靠的做法，企業工作者對檔案電子化的不信任感，在很大程度上制約了檔案電子化的有效應用。不僅如此，檔案電子化認識片面的管理者，在應用電子形式進行管理時確實存在一定的風險性，假使計算機系統出現故障、導致檔案丟失，后果不堪設想。

1.2技術安全性

船舶運輸企業在進行電子化檔案管理過程中，最重視的問題就是檔案的安全性。因為檔案中所留存的有關信息及數據，對企業而言是至關重要的。它是企業的機密，是絕不準許對外泄露的重要資源。因此，電子化檔案保存形式、在技術上所存在的非安全性，是很關鍵也是很嚴重的事情。另外，由于計算機系統是電子化管理的主要支撐，其硬件配置及機器性能，也直接影響著企業檔案共享及輸送效率。為保證計算機的正常運行，相關專業性較強的個人及團隊資源是必不可少的，這些工作者不僅需要具備網絡建設及計算機維護的能力，還要充分考慮不同檔案在系統中的兼容性。其工作性質的復雜繁瑣，也增加了聘請難度。

1.3法律效力不足

由于電子化檔案管理形式實行時間不長，其仍然有很多問題沒有得到完善和解決。而傳統的紙質檔案是具有相關部門印章的，這樣的檔案是有法律效力去維護的。但是電子化檔案的實行，并沒有使印章問題得到解決。這一現象，會在極大程度上消減檔案的法律效力。因此，電子化檔案雖然得到了很多企業的應用，但在各大企業面臨重要合同簽約時，仍然會選擇更加保守的形式進行紙質檔案留存。由此可見，法律效力的缺失會使企業失去安全感，而這一問題也是限制電子化檔案管理發展的關鍵因素。

2 完善檔案電子化管理的對策

2.1提高檔案電子化管理的安全性

檔案作為船舶運輸企業重要信息及數據資源的保存者，提高其管理過程中的安全性、避免企業信息泄露是至關重要的事情。為促進檔案電子化管理的發展，為企業提供參考便利、保證企業信息的保密性，做好檔案電子保存的安全建設工作是前提基礎。而安全建設主要表現在幾個方面：首先，檔案的備份工作。因為在電子檔案保存的過程中，計算機故障是無法預料的，假使計算系系統出現嚴重的故障問題無法及時修復，就很有可能導致電子檔案損壞甚至丟失，對電子檔案的提前備份，是未雨綢繆、更是對企業的負責。其次，檔案信息的共享要按照企業要求實行。電子化檔案管理雖然提供了資源共享的便利條件，但是很多企業信息是不可共享的。因此，在資源共享中需要有選擇性，要嚴格的按照企業制度、檔案保密性去實施共享。加強防范意識、避免重要信息泄露或盜取。最后，明確企業電子化檔案的管理流程。無論是檔案的資料查詢、操作還是更新，都有著相應的管理制度。因此在電子化檔案實行期間，嚴格遵守管理流程，保證數據的安全性、避免數據丟失和損壞現象，以此實現檔案的有效保護。

2.2提高檔案電子化管理的專業性

檔案電子化管理是一項繁瑣又復雜的工作，因此為將其做到完善就要求相關管理者具備著很強的專業水平。船舶運輸企業電子化檔案管理者不僅要明確檔案管理流程、具備計算機系統的維護能力，還要充分掌握企業的發展狀況，并懂得與時俱進、根據企業的變化去調整和完善檔案的管理要求。在檔案管理的過程中，管理者需要將企業的全部信息和數據進行歸納和審核，將其進行統一化管理。此條件，就需要考慮不同檔案在同一個計算機系統中是否具備兼容性。而企業也需要投入一定的資金去進行電子平臺的建設工作，強化企業計算機硬件配置，以此提高企業工作效率的同時，增加了電子檔案的安全性。

2.3提高檔案電子化管理的法律效力

檔案的法律效力，直接影響著檔案的保存價值。為促進電子化檔案形式的發展，使其被更廣泛的選擇并應用于更多的船舶運輸企業，提高檔案電子化管理的法律效力是非常關鍵的事情。而其是否具備法律效力，也是企業非常重視的問題。檔案管理工作者在對其進行管理的過程中，應結合企業發展現狀，有針對性的解決檔案管理中存在的問題。而對于國家而言，完善電子化檔案的法律效力、使其受到法律的保護、拿出如有違反行為將以法律形式嚴懲的力度去約束和保護船舶運輸企業的合同制度。

結語

綜上所述，信息化時代的來臨使檔案電子化管理形式的實行成為了必然。它被船舶運輸企業的廣泛應用雖然在一定程度上為企業運營提供了便利，但也存在著一些問題。為推動檔案電子化的發展，完善其管理制度、提高電子化管理的安全性、強化管理人員的專業性、確立檔案電子化的法律效力，都是十分關鍵的因素，也是提高船舶運輸企業工作效率的前提基礎。

參考文獻

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作者簡介：姓名：李憲，工作單位：宜昌市港航管理局，學歷：大專。