淺談辦公室文檔一體化管理

摘 要：隨著科學技術的不斷發展，計算機技術在很多領域已經得到應用和普及，對于辦公室工作中的文件檔案管理來說，文檔一體化管理是一種趨勢和必然。本文主要從當前文檔管理工作的現狀出發，結合文檔一體化管理中存在的問題，闡述開展文檔一體化管理的必要性以及在辦公自動化系統中如何實現文檔一體化。

關鍵詞：文檔一體化；辦公室管理；辦公自動化

一、文檔一體化管理概述

文檔一體化管理是從公文處理和檔案管理的連續性和整體性出發，以文件生命周期理論為依據，借助計算機及網絡技術，實現從文件生成到歸檔管理的全過程控制。推行文檔一體化管理就是要實現文件工作和檔案工作的無縫銜接，達到對文件檔案工作的前端控制，使文檔實現管理流程一體化、系統設計一體化、信息利用一體化，最終實現文件工作與檔案工作信息共享的目的[1]。

二、目前文檔一體化管理存在的問題

（一）無法確定檔案的完整性

檔案部門尚未建立有效的措施來完整、全面地收集文件，文件在歸檔之前分散在各個部門的辦公室，檔案部門只能在文件辦理完畢后被動的接收文件。文件收集的完整性完全依賴于辦公室文件管理人員的工作是否認真負責、專業素養是否高，具有很大的主觀性，這就使歸檔文件的完整性缺乏保證并最終影響檔案工作的質量。

（二）辦公室工作與檔案工作發展不平衡

辦公室由于具有職能權力，其文件工作與現實利益有直接聯系，因此更重視文件工作而忽視檔案工作。檔案部門沒有實權，許多管理制度得不到實行，雖然已實現辦公自動化但對歸檔工作的監督指導毫無實質性。

（三）部分文件工作與檔案工作具有重復性

一方面，在OA辦公系統中生成或流轉的文件形成之初就進行過著錄卻不能直接與檔案管理系統掛接。另一方面，OA系統中流轉電子文件的紙質文件歸檔后再進行數字化掃描也是重復的勞動。

三、辦公室實現文檔一體化管理是必然趨勢

（一）文件工作與檔案工作的內在聯系要求實行文檔一體化

文件管理是辦公室工作中必須采用的一種突破時空的基本管理方式，辦公室每天都會產生許多文件，其中有些文件在完成一項工作后就失去了作用，可以立即銷毀；而有些文件在今后的工作中還具有參考或憑證價值，需要對其進行歸檔和妥善管理。檔案工作是辦公室主體工作的重要組成部分。由于檔案與文件是同一事物在不同管理階段的兩種稱呼，文件工作是檔案工作的前提和基礎，檔案工作是文件工作的延伸和發展，檔案與辦公室管理活動密切相關，因此實現文檔一體化是辦公室工作的內在需求，能夠實現文件運轉的高效率和檔案管理的高質量。

（二）有效管理電子文件的前提是實現文件、檔案一體化管理

在現代辦公環境下，電子文件大量產生，因為電子文件具有信息的非人工識讀性、系統依賴性、信息的易變性等特點，所以對電子文件的管理與對傳統紙質文件的管理存在很大不同，為保障電子文件真實性、可靠性和長期可讀性，需要對電子文件實行全程管理和前端控制。因此，對電子文件的有效管理客觀上要求實行文件、檔案一體化管理，對電子文件從產生到永久保存的整個生命周期進行管理。

（三）大數據時代對文件、檔案管理的新要求

隨著計算機技術的不斷更新快速發展，大數據時代已然到來，數據在各行各業中都存在并占據重要的位置。因此，記錄整理好數據便是檔案管理工作的最基本意義。對數據文檔的一體化管理既能夠保證數據的完整性、準確性，又能夠保證數據的重新利用，提高檔案管理工作的效率。“互聯網+”時代，數據呈現出碎片化的發展趨勢，我們在新時代下對于檔案管理的要求不僅僅是文件收集、整理、保存這樣一個簡單的存儲過程，而是要求檔案在存儲之后還能夠隨時隨地被調用，檔案數據的重復使用并更新， 是新時代對于檔案管理的新要求。

四、文件檔案一體化管理的實現途徑

（一）文檔一體化依靠辦公自動化管理系統來實現

辦公自動化系統簡稱OA系統，是辦公室面向日常運作和管理的辦公系統。在OA平臺上設計文件處理程序必須注入文件檔案一體化管理的理念，充分考慮文件檔案一體化管理的需求。如果說文檔一體化管理的思想在傳統環境中是“應該”遵循的原則，在電子環境中一旦被嵌入系統便成為“必須”遵循的原則和“不得不”履行的實踐[2]。

在這個系統中，各部門辦公室工作人員都可以是文檔的創建者，也可以是檔案的記錄者。在“互聯網+”時代，OA系統是計算機網絡技術和檔案建設發展的產物，是一種優化的辦公模式，也符合社會對于環保辦公的要求，辦公自動化系統的出現開啟了無紙辦公的新型辦公模式。通過這種智能化管理系統的推廣運行，避免了許多重復性的勞動工作，提高了文檔的檢索速度，提高了文件檔案資源的共享率，提高了工作效率，對檔案的規范化、標準化管理有很大的促進作用。

（二）文檔一體化發展的創新實踐

辦公中產生的大部分文件、公示、辦公流程、申請等都通過辦公系統傳達到各級存儲終端，不僅提高了辦公時效性，還提高了文檔傳送的準確性和唯一性。目前，我國文檔管理還主要采用紙質與電子形式并存的“雙軌制”及“雙套制”管理方式，進入到了大數據時代，電子文件與紙質文件管理共存的二元格局將趨向紙質文件管理功能的弱化和電子文件管理功能的強化[3]。上海市自貿試驗區率先進行了創新與實踐，電子文件歸檔和電子檔案“單套制”這一創新管理模式全面推廣實施，標志著電子檔案“單套制”開啟檔案管理新時代。

五、總結

辦公室文檔一體化管理是整個檔案數字化進程的一個具體體現，文檔管理與辦公室管理活動息息相關，因此，文件檔案管理的理論也影響著辦公室管理的發展。文檔一體化利用管理系統將文件處理與檔案管理兩者有效結合起來，充分利用文件處理過程中形成的數據信息，避免檔案部門的重復勞動，使文件工作形成一個有序的整體，通過OA系統或OA與檔案系統相結合等不同的方式使文檔一體化管理得以實現。隨著“互聯網+”時代的發展，檔案工作需要通過改變管理模式、管理觀念、管理手段等方法來應對其變化，從而促進檔案事業蓬勃發展[4]。

參考文獻：

[1]于向紅.淺析文檔一體化模式下的電子檔案管理[J].赤子（上中旬），2016（03）：149.

[2]王健.創新與拓展一檔案管理e化之路[J].中國檔案出版社，2004.

[3]楊茜茜.數字時代的文檔一體化管理：理念、手段與目標[J].檔案學通訊，2014（02）：58-62.

[4]吳海燕.“互聯網+”時代高校文檔一體化檔案管理建設[J].蘭臺世界，2017（12）：45-47.

作者簡介：李昕然（1995—），女，漢族，河北張家口人，本科在讀，主要研究方向：檔案管理。