淺談企業(yè)應(yīng)收賬款的管理

顧秀敏

【摘要】近年來，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，國內(nèi)經(jīng)濟貿(mào)易往來日益的頻繁，市場競爭日趨激烈，加強應(yīng)收賬款的管理也顯得至關(guān)重要。本文就公司應(yīng)收賬款管理工作中遇到的一些問題及其原因進行了初步的分析，并在此基礎(chǔ)上就如何加強應(yīng)收賬款管理談一下個人的觀點和認(rèn)識，以供參考。

【關(guān)鍵詞】公司 應(yīng)收賬款 管理問題 對策 研究

一、應(yīng)收賬款管理中存在的一些問題

公司內(nèi)部應(yīng)收賬款管理混亂是一個非常嚴(yán)重的問題，由于未建立健全和完善的應(yīng)收賬款管理機制，以致于應(yīng)收賬款管理責(zé)任難以有效的落實到實處。各部門各司其職，尤其是業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門的核算工作時常脫節(jié)。業(yè)務(wù)人員僅注重自己的工作，與顧客簽定合同后就將后期事務(wù)甩手給財務(wù)人員。此外，還存在著業(yè)務(wù)部門、財務(wù)部門崗位職責(zé)劃分不清現(xiàn)象，二者之間缺乏溝通協(xié)作。一旦出現(xiàn)問題，相互推卸責(zé)任等問題。

二、分析原因，找出癥結(jié)

根據(jù)以往的資料，應(yīng)收賬款及已完成業(yè)務(wù)未開發(fā)票的數(shù)據(jù)金額較大。經(jīng)分析，有主觀原因，也有客觀原因：

（一）主觀原因

1.管理方法不當(dāng)。管理人員側(cè)重于業(yè)務(wù)承接，重大項目協(xié)調(diào)銜接等工作。沒有充分時間處理應(yīng)收賬款的問題，主觀上不夠重視。對承辦人的催收工作缺少有效督促，或雖已督促，但收效甚微。對已完成業(yè)務(wù)未及時開發(fā)票的情況缺少掌握。處于順其自然的狀態(tài)。

2.管理措施缺失。催收應(yīng)收賬款沒有落實催收責(zé)任制，沒有落實專人負(fù)責(zé)，缺少有效措施。面對龐大的應(yīng)收賬款金額及未及時開發(fā)票的情況，沒有制訂出相應(yīng)催收措施，甚至不知道有這么多的應(yīng)收款額，使得應(yīng)收賬款及應(yīng)開票項目日積月累，數(shù)額龐大。

3.業(yè)務(wù)登記延后。按目前業(yè)務(wù)承接情況，主要還是以領(lǐng)導(dǎo)層面承接為主。但在項目

實施過程中，委托單位圖方便往往把業(yè)務(wù)交于承辦人員順便帶回，承辦人員把帶回業(yè)務(wù)放在自己部門直接進行操作，業(yè)務(wù)完成后才在系統(tǒng)上進行補登記。

4.收費意識淡薄。根據(jù)實際情況，承辦人員收費意識較薄弱。據(jù)了解，由于工作較忙，缺少管理層督促，一部分員工業(yè)務(wù)完成后忘了開發(fā)票，或開了發(fā)票忘了催收，或已經(jīng)催收，由于對方的拖拉而最終沉淀下來。

（二）客觀原因

1.發(fā)票審批復(fù)雜。對于委托單位而言，首先，市級平臺如市審計局、財政局統(tǒng)一結(jié)賬，資金回籠一般沒問題；有些國有企業(yè)業(yè)務(wù)雜，經(jīng)辦人多，發(fā)票審批環(huán)節(jié)多。發(fā)票送達后到資金回籠，至少得幾個月；街鎮(zhèn)級平臺情況更不規(guī)范：面廣，業(yè)務(wù)雜，經(jīng)辦人多，大部分是村里，應(yīng)收賬款催收難度很大。如一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)尚未完善內(nèi)審機制，無專人管理，經(jīng)辦人分散，全靠承辦人自己關(guān)注并催收。其次，委托方簽發(fā)票流程，從經(jīng)辦人一直到財務(wù)科長，一般需經(jīng)過3-5道或以上簽字審批環(huán)節(jié)。在這段時間內(nèi)，對方經(jīng)辦人經(jīng)常出現(xiàn)發(fā)票不見、合同找不到等狀況，如不及時關(guān)注，應(yīng)收款往往會石沉海底，最終導(dǎo)致壞賬的發(fā)生。

2.業(yè)務(wù)按批收費。如很多審計項目一批五六項，往往出具了三個報告，余下的報告由于建設(shè)單位或施工單位原因而無法出具，有時時間相隔較長，使得已出報告的項目無法開具發(fā)票。

3.業(yè)主資金不足。部分村里沒有資金，因缺少資金而形成應(yīng)收賬款長時間未回籠。

4.同額發(fā)票串賬。多出現(xiàn)在以保底價收費的項目，由于銀行劃款單未注明項目名稱，無法明確是哪個項目，加上類似項目不少，業(yè)務(wù)人員和財務(wù)人員未及時溝通，匹配錯誤，以致形成錯賬。出現(xiàn)了該催收的發(fā)票以為已到賬而未催收，形成應(yīng)收款。

綜上所述，問題癥結(jié)既有客觀因素，又有主觀因素?？陀^因素有時無法避免，但主觀因素應(yīng)該可以通過改進得到緩解。

三、加強應(yīng)收賬款管理的有效策略

（一）升級管理系統(tǒng)，管理成效初顯

為有效解決應(yīng)收賬款的問題，升級現(xiàn)有的管理系統(tǒng)，是解決問題的一個重要措施。同步配套實施的還有《工作信息管理系統(tǒng)》操作規(guī)程。

1.增加實用功能，便于實時監(jiān)控。新管理系統(tǒng)對業(yè)務(wù)完成情況及收費動態(tài)進行了更新，并增加了導(dǎo)出功能。使監(jiān)控人員很方便掌握業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)情況，便于督促承辦人員及業(yè)務(wù)承接人員及時處理，為“理順管理體系”邁出了第一大步。

2.實施操作規(guī)程，明確員工職責(zé)。管理系統(tǒng)僅是一個管理工具，要使其真正發(fā)揮作用，還需要靠人操作。所以在系統(tǒng)升級同時，出臺了《工作信息管理系統(tǒng)》操作規(guī)程。規(guī)程中明確了不同人員的職責(zé)，操作流程，重新理順了不同權(quán)限，明確指定人員對系統(tǒng)進行全面監(jiān)控管理。

3.監(jiān)控流轉(zhuǎn)動向，管理成效初顯。利用管理系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)，通過承辦人員及承接人員的催收工作，應(yīng)收賬款明顯下降，資金回籠速度加快。

（二）實施規(guī)范管理，走向常態(tài)管理

前面所述通過升級管理系統(tǒng)，并出臺配套操作規(guī)程文件，使管理效果初顯。但如要規(guī)范管理，常態(tài)管理，尚需要一系列措施才可能實現(xiàn)，這是接下來需要重點思考的問題，也是努力的方向。

1.改變管理方法，制訂管理措施。首先管理層領(lǐng)導(dǎo)對應(yīng)收賬款應(yīng)該引起高度重視，徹底改變以前的管理模式。其次明確管理層人員的崗位責(zé)任，對應(yīng)收賬款的催收工作落實專職人員監(jiān)管，以業(yè)務(wù)承辦人員為基礎(chǔ)，承接人員協(xié)助并負(fù)責(zé)，管理人員督促并提出問題。此外，由于業(yè)務(wù)渠道較多，是否采取分散負(fù)責(zé)的方法？即按條線劃分不同人員負(fù)責(zé)。例：公司總經(jīng)理對大項目或催收工作有難度的項目重點負(fù)責(zé)，部門經(jīng)理對常規(guī)性項目催收工作負(fù)責(zé)，承辦人仍作為催收工作的基礎(chǔ)人員，形成網(wǎng)絡(luò)，每1個月匯總一次，達到跟蹤管理。

2.規(guī)范業(yè)務(wù)登記，出具動態(tài)月報。業(yè)務(wù)承接后第一道環(huán)節(jié)就是登記工作，登記工作包括業(yè)務(wù)交辦單和系統(tǒng)信息完善兩大方面。業(yè)務(wù)交辦單由專職人員登記，系統(tǒng)信息完善由承辦人完成。管理層可以通過業(yè)務(wù)信息了解業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)情況，通過詳細(xì)信息可以針對不同原因采取不同措施去解決問題。綜合部應(yīng)對登記狀態(tài)進行匯總出具月報，供管理者使用。從業(yè)務(wù)登記動態(tài)月報中可以看出業(yè)務(wù)承接情況、項目分配情況，分析滯留項目原因。

3.根據(jù)應(yīng)收賬款情況，定期書面匯報。承辦人對項目實施進展，發(fā)票情況等自行進行記載，特別是按批次收費，分階段收費的項目?？梢岳霉芾硐到y(tǒng)工具匯總資料，定期向管理層書面匯報，管理人員對此條列入監(jiān)管內(nèi)容之一。對原報表根據(jù)新需要的內(nèi)容進行重新設(shè)計。和業(yè)主單位保持溝通協(xié)調(diào)關(guān)系，經(jīng)常關(guān)注對方動態(tài)，如全過程項目最后一筆往往是審計結(jié)束后付款，更需要特別關(guān)注其審計情況。

4.了解客戶情況，謹(jǐn)慎承接業(yè)務(wù)。公司應(yīng)當(dāng)建立客戶檔案，進行有效的信用評估和跟蹤記錄，業(yè)務(wù)人以及經(jīng)辦業(yè)務(wù)的各級人員都應(yīng)全面了解客戶的資信情況，選擇信用良好的客戶進行交易。對于缺少建設(shè)資金的建設(shè)單位，應(yīng)謹(jǐn)慎對待。

四、結(jié)束語

總而言之，應(yīng)收賬款應(yīng)進行全面的清理，并且延伸到思考公司內(nèi)部管理的完善，以期保持公司品牌形象，更好地應(yīng)對市場競爭，促進公司可持續(xù)性發(fā)展。

參考文獻

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