數(shù)字化檔案管理對提升檔案服務(wù)質(zhì)量的分析

楊桂湘

摘 要：在我國經(jīng)濟(jì)水平及科學(xué)技術(shù)得到迅猛發(fā)展的大形勢下，信息與知識已經(jīng)成為社會運(yùn)行與發(fā)展過程中的重要資源，很大程度上對檔案管理工作提出了越來越高的要求。現(xiàn)階段檔案管理工作必須具備更好的信息處理能力及信息儲存能力，從而為社會進(jìn)一步發(fā)展提供良好的檔案管理服務(wù)。本文主要圍繞著數(shù)字化檔案管理的重要性及積極作用、進(jìn)一步提升數(shù)字化檔案管理工作質(zhì)量及水平的有效途徑兩個(gè)主要方面，旨在進(jìn)一步提升檔案管理工作的數(shù)字化水平，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)質(zhì)量的全面提升。

關(guān)鍵詞：檔案服務(wù)質(zhì)量；檔案管理；數(shù)字化；作用；途徑

數(shù)字化檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了我國各領(lǐng)域中的普及與全面應(yīng)用，各行各業(yè)的發(fā)展與數(shù)字化檔案有著極為密切的聯(lián)系，因此，相關(guān)工作人員技術(shù)研發(fā)及數(shù)字化管理水平提升的力度，對現(xiàn)階段數(shù)字化檔案的應(yīng)用起到了一定的幫助作用[1]。因?yàn)閿?shù)字化管理工作的展開具有艱巨性及與規(guī)模的浩大性，因此，檔案管理人員就必須對數(shù)字化管理的意義與重要性給予充分認(rèn)識，解決好檔案管理工作中存在的問題，提出相應(yīng)的解決措施，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)質(zhì)量及效率的提升，為社會進(jìn)一步發(fā)展提供良好的服務(wù)。

一、數(shù)字化管理工作的重要性及積極作用分析

（一）保護(hù)檔案原件

我國經(jīng)濟(jì)水平的提升加上社會各行各業(yè)的迅猛發(fā)展，很大程度上對檔案管理工作的高效率提出了越來越高的要求。加上人類進(jìn)入到信息社會之后數(shù)字化技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也開始趨于數(shù)字化發(fā)展并且得到了迅速的壯大。數(shù)字化檔案信息能夠有效保存與使用數(shù)字化檔案副本，有效避免了因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的頻繁使用而對檔案原件起到了良好的保護(hù)作用[2]。除此之外，隨著時(shí)間的推移紙質(zhì)檔案會因?yàn)榧堎|(zhì)污損及字跡模糊而出現(xiàn)信息無法辨認(rèn)的現(xiàn)象，數(shù)字化檔案就能夠保持檔案信息的完整性。數(shù)字化檔案可以有效應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)對紙質(zhì)圖片檔案信息給予修復(fù)，不會造成因?yàn)榧堎|(zhì)檔案自然老化而出現(xiàn)失真的情況。

（二）節(jié)省存儲空間并減少管理成本投入

紙質(zhì)檔案文件不論是在存儲上還是在管理上都需要足夠大的空間，數(shù)字化存儲技術(shù)的應(yīng)用降低了檔案占有的空間，并且擴(kuò)大了存儲量，數(shù)字化檔案具有較強(qiáng)的通用性與安全性，還能夠防止出現(xiàn)紙質(zhì)檔案在存儲時(shí)出現(xiàn)的損毀等危險(xiǎn)。除此之外，因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理的文件錄入、歸類以及存檔等環(huán)節(jié)都必須手工管理，一方面降低了檔案管理的工作效率，另一方面還增加了管理工作的問題。數(shù)字化檔案管理的深入提高了整個(gè)工作的智能化，工作人員可以通過智能化的信息檢索輕松找到所需要的文件信息資料[3]。因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案在存儲方式及存儲載體上具有極大的局限性，造成了不同地區(qū)的方案信息資料很難實(shí)現(xiàn)共享，而數(shù)字化檔案誕生之后，可以通過互聯(lián)網(wǎng)平臺及信息技術(shù)突破時(shí)間與空間的限制，推動(dòng)檔案信息實(shí)現(xiàn)了異地共享，從而極大的提升了檔案信息的傳播范圍與使用價(jià)值。

二、提升數(shù)字化管理工作質(zhì)量及水平的有效途徑

數(shù)字化檔案管理能夠有效改善與優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的不足與缺陷，但是因?yàn)閿?shù)字化的管理工作展開具有極大的復(fù)雜性與長期性，所以相關(guān)工作人員積極找準(zhǔn)有效的途徑與方法展開檔案管理工作至關(guān)重要。

（一）提升單位內(nèi)部檔案管理意識

因?yàn)殚L期以來檔案管理工作并沒有引起單位內(nèi)部的高度重視，大部分工作人員存在錯(cuò)誤認(rèn)識，認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的對資料信息信息的收集與保存等內(nèi)容，該工作被排除在單位核心工作范圍之外，他們認(rèn)為檔案管理工作并不能為單位創(chuàng)造利益。因此很多檔案管理人員在實(shí)際工作過程中只是做好信息資料的不泄露與不遺漏，對外調(diào)及查詢工作十分敷衍，檔案管理工作實(shí)際上被單位所忽視。數(shù)字化檔案的衍生與廣泛應(yīng)用增強(qiáng)了單位內(nèi)部管理人員的工作意識，要求管理人員應(yīng)當(dāng)對數(shù)字化檔案的具體利用給予充分關(guān)注，單位內(nèi)部必須從投資、工作人員配備、設(shè)備優(yōu)化與改良以及制度貫徹等多個(gè)方面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案工作的進(jìn)一步完善，為檔案管理工作的順利進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[4]。

（二）建立健全數(shù)字化管理制度

單位想要進(jìn)一步提升自身數(shù)字化檔案管理的工作質(zhì)量及效率，就必須積極結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展情況建立健全具有高度科學(xué)合理性的數(shù)字化管理制度。各單位管理部門應(yīng)當(dāng)立足于時(shí)代發(fā)展趨勢并結(jié)合實(shí)際工作實(shí)情，完善與優(yōu)化現(xiàn)存的檔案管理制度，積極構(gòu)建出十分完善而系統(tǒng)性的方案管理制度，并且在制度實(shí)際的運(yùn)用過程中通過不斷的實(shí)踐與考證，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并提出工作中存在的不足與缺陷，并找準(zhǔn)有效措施予以及完善。數(shù)字化管理制度主要包含了數(shù)字化檔案歸檔制度、檔案收集制度以及檔案保管制度，還包括數(shù)字化檔案信息資料保管期限、檔案歸檔范圍等相關(guān)規(guī)定。在管理工作人員的崗位考核內(nèi)容中應(yīng)當(dāng)收納這些規(guī)定與制度，通過這種方式進(jìn)一步提升管理工作人員的工作責(zé)任意識及工作執(zhí)行力度，保證工作人員能夠嚴(yán)格按照相關(guān)流程及規(guī)定展開檔案信息的規(guī)范化管理[5]。數(shù)字化檔案管理在不斷的應(yīng)用及發(fā)展過程中必然朝著互聯(lián)網(wǎng)化、綜合服務(wù)化、信息化以及市場化的模式轉(zhuǎn)移。

（三）應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化平臺

首先，定制圖片、文檔、圖像、聲音等資料的采集準(zhǔn)則，進(jìn)一步規(guī)范文書格式，減少無目的的轉(zhuǎn)換，除此之外還要定制與系統(tǒng)相關(guān)的其他應(yīng)用項(xiàng)目的具體準(zhǔn)則，確保信息傳遞與信息共享過程的順暢性。其次，通過新時(shí)期先進(jìn)信息技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)數(shù)字化平臺的全面構(gòu)建，科學(xué)合理的應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、多媒體技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等信息技術(shù)，人員信息數(shù)據(jù)庫的建立初期，工作人員可以采用分布式的多媒體數(shù)據(jù)庫展開工作，注意文檔儲存模式一定要有一定的復(fù)雜性，預(yù)防在實(shí)際工作過程中出現(xiàn)視頻、圖片等因?yàn)閿?shù)據(jù)容量過大而造成調(diào)用速率低等多種問題，全面實(shí)現(xiàn)管控、更新、調(diào)用以及存放等多種功能。

三、結(jié)語：

綜上所述，數(shù)字化管理是一項(xiàng)具有高度復(fù)雜性的技術(shù)工程，在實(shí)際工作過程中呈現(xiàn)出了極大的困難性，所以現(xiàn)階段與外包服務(wù)商進(jìn)行聯(lián)合，是數(shù)字化檔案的發(fā)展機(jī)遇同時(shí)也是挑戰(zhàn)。文章首先從保護(hù)檔案原件、節(jié)省存儲空間并減少管理成本投入兩個(gè)部分闡述了數(shù)字化管理的重要性及積極作用，之后又詳細(xì)分析了管理工作水平提升的措施，包含了提升單位內(nèi)部檔案管理意識、建立健全數(shù)字化管理制度以及應(yīng)用先進(jìn)信息技術(shù)構(gòu)建數(shù)字化平臺三個(gè)方面。

參考文獻(xiàn)

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