石油企業檔案管理工作的加強途徑分析

王洪娟

摘 要：文章以石油企業檔案管理工作的加強途徑為目的，首先分析了石油企業檔案管理的重要性；其次分析了石油企業檔案管理中存在的問題；最后總結了加強石油企業檔案管理的有效手段。提高石油企業檔案管理質量，為石油企業發展奠定基礎。

關鍵詞：石油企業；檔案管理；有效途徑

石油企業是我國經濟產業發展中的重要支撐，石油企業的發展，會產生很多資料檔案，資料檔案管理在近些年得到大幅度管理提升，同時石油企業也認識到檔案管理的重要性。為了幫助石油企業更好的發展，針對檔案管理現狀，及時制定科學的檔案管理計劃，不斷完善檔案管理制度。石油檔案管理中，在信息化時代的背景下，積極引進先進的計算機管理技術，并且提高檔案管理人員的專業性，升級檔案管理手段，為石油企業發展創造更堅實的后盾。當然改革創新過程中，一定會遇到一些問題，完善問題的過程，便是石油企業檔案管理進步的過程。

1 石油企業檔案管理的重要性

石油企業發展對我國經濟發展至關重要，石油企業檔案管理對石油企業也具有重要作用，其管理上的主要特征需要從不同角度分析。比如從經濟活動角度分析，檔案管理中的資料包含很多經濟內容，幫助企業仔細分析各項活動要點，并且能夠清楚的掌握企業發展進展以及企業財務收支等。從未來發展角度分析，檔案管理中對企業每個階段的發展都詳細記錄，積累了非常多的發展經驗，這些發展經驗為企業后期進步提供參考建議[1]。檔案管理工作的改革創新，為石油企業發展提供更多有利的資源與數據，為企業制定正確決策提供可靠的依據，為企業安全、循序發展提供有力支撐。

2 石油企業檔案管理問題

2.1 檔案管理意識缺失

石油企業的檔案管理，一定要樹立正確的檔案管理意識，這樣才能順利開展檔案管理工作。但是實際石油企業檔案管理中，這方面問題非常突出，領導人員對檔案管理的重視不夠，不能全面認識到檔案管理對石油企業發展的真正意義。信息化時代的到來，經濟迅速發展，檔案管理的地位也得到提升。

其一，檔案管理工作中，片面的認為只是對歷史發展信息進行收集，將企業的資料整理成檔案形式，檔案管理對企業、對個人都沒有經濟效益，是一項不必要的工作。

其二，檔案管理不清晰，檔案管理上也存在業務分離的狀態。

其三，檔案管理工作開展的必要性企業掌握不到位。對于檔案信息安全認識也存在很多不足。

其四，因為石油企業檔案管理機制并不完善，所以安保意識也不強。檔案管理中對于檔案信息，經常忽視審核[2]。工作人員對安全保管單純的認為是保證檔案不丟失即可，借閱檔案與歸還檔案手續都不夠嚴謹，導致檔案管理中的安全性與保密性都受到威脅。檔案管理一直處于非常被動的狀態，尤其是積極探索方面止步不前，檔案管理創新受到限制。

2.2 檔案管理制度不完善

2.2.1管理制度是管理工作開展的引導與保障，石油企業檔案管理工作之所以進步緩慢，檔案管理制度是其中的主要限制性因素。檔案管理制度缺少標準化與規范化，特別是信息化檔案管理模式的滲透、數字化發展不到位，管理質量一直得不到提升。

2.2.2歷史檔案管理原因的影響，石油企業對于檔案管理的忽視，造成檔案管理基礎薄弱在，檔案管理中檔案號、案卷標題等都不是十分標準，很多內容沒有得到明確的統一，造成檔案管理局面比較混亂，限制檔案管理的發展。

3 強化石油企業檔案管理的有效措施

3.1 提高對檔案管理的重視

檔案管理工作的提高，企業必須提高對其的重視，加大檔案管理創新力度。對于石油企業亦是如此，如果想要提高檔案管理的質量與效率，石油企業需要提高對檔案管理的重視。

首先，領導正確認識檔案管理的價值，對企業的重要性。同時意識到檔案管理的提升，是促進企業發展進步的重要基礎，一定要將檔案管理正式劃入到企業發展管理工作計劃中。對于檔案管理工作需要采取緊抓不放的方式，經常性的補充檔案管理需要的各種資源。

其次，加大檔案管理宣傳，積極組織檔案管理教育活動，將檔案管理工作的重要性傳遞給企業每位員工，為檔案管理創造良好的環境。

最后，積極實施崗位責任制。嚴格企業檔案保管制度，堅決按照檔案管理制度執行檔案管理工作。對于檔案管理的查閱制度進行優化，這些內容都需要提高重視，為檔案管理質量的提高奠定基礎。

3.2 提高檔案管理人員的專業性

加強檔案管理人員專業性與專業素質的提升，是促進檔案管理的重要措施。這方面需要從以下幾個角度分析：

首先是提高檔案工作人員的準入門檻。在招聘檔案工作人員時，一定要提高招聘標準，注重對專業文化與技能方面的考核，并且選擇熱愛檔案工作的人員，為石油企業檔案管理吸收更多的高素質人才，為石油企業檔案高效管理提供人員保障。

其次是加強檔案工作人員專業技能的提高。。注重定期對檔案管理人員進行培訓，及時對檔案管理人員實施再教育。鼓勵石油企業檔案管理人員，及時學習檔案管理相關的政治理論與專業知識，并且提高業務技能。幫助石油企業提高檔案管理工作，并且培養更多復合型人才。信息化時代的背景下，信息更新速度加快，檔案管理人員必須做到與時俱進，通過專業的檔案管理講座以及技能培訓，提高檔案管理人員對全新的檔案管理工作流程點熟悉。

最后，積極實施責任制管理模式。提高檔案人員責任感，增強專業素質。對于檔案管理工作，能夠及時運用新技術，結合新理論完成檔案管理任務。檔案管理人員能夠做到忠于職守，遵守檔案管理紀律，考取相應的崗位資格證書。堅決貫徹落實《中華人民共和國檔案法》的要求，遇到檔案損毀或者丟失等問題，及時匯報。如果出現檔案泄密或者復制等瀆職行為，依法追究當事人與領導人員的行政責任。

組織檔案鑒定小組，對檔案進行科學鑒定。尤其是保管到期的檔案，認真鑒定之后，根據情況提出銷毀意見，必須經過領導批準之后，與相關人員一起對檔案進行銷毀。檔案管理人員還要積極開發檔案信息資源，編制科學的檔案檢索工具，對檔案管理的情況詳細了解，做好檔案收集、記錄、驗收等工作。

3.3 建立完善的檔案管理制度

完善檔案管理制度使檔案工作有章可循。嚴格執行國家和集團公司檔案管理的規章制度和標準規范，制定適合本企業的規章制度。在檔案收集整理方面一定要保證材料收集、歸檔期間的規范與嚴謹，提高檔案管理制度。檔案資料保管中必須根據國家檔案管理標準與規范，使用相應的卷皮、卷盒，并且給其科學排序，便于后期查找。檔案管理的資料庫房，一定要保證堅固，安裝鐵門、鐵窗防盜設施。根據檔案管理中的安全制度為基礎，一定要做好安全防范措施，其中包含防水、防潮、防蟲、防塵、防止太陽直射等。檔案利用方面，必須保證檔案收進、移出過程中，相關資料一定要認真清點，并且嚴格按照交接手續展開。

3.4 實現檔案信息化管理

3.4.1實現檔案管理的計算機全覆蓋

針對石油企業檔案管理，必須為檔案發展提供快、準、全的檔案信息，這方面需要計算機作為尋找資源載體。實現全覆蓋計算機檔案管理系統，計算機輔助立卷，檔案自動標引，實現一體化檔案管理。統一計算機型號與規格，提高現代化信息硬件保障。應用高容量存儲載體，比如光盤存儲系統或者計算機磁盤存儲系統。

3.4.2完善計算機管理機制

明確相關責任，保證網絡數據運行安全。結合《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定完善的信息化建設管理制度。首先健全檔案管理業務流程，將電子檔案工作的步驟詳細化；其次采取必要電子檔案安全措施，保證電子檔案的完整性。規定各項檔案整理與統計標準，實現資源共享。

4 結束語

綜上所述，優化石油企業檔案管理，其一，為石油企業收集更多有利信息，提高檔案管理質量；其二，為石油企業制定發展計劃提供有效依據。

參考文獻

[1]賈慕云.現行企業檔案管理模式下檔案管理成本的探討[J].現代經濟信息，2017（06）：139.

[2]蔡蕾.檔案信息中圖紙收發自動化系統管理技術的研究[J].科技展望，2016，26（16）：229.