基于信息化的油氣田檔案管理研究

楊秀華

摘 要：檔案是一個企業的重要資源，加強檔案管理對于企業來說具有非常重要的意義。隨著我國油氣田企業的快速發展，傳統檔案管理方式以及無法滿足檔案工作的發展需求。在新時期，需要重視信息化技術的應用，實施油氣田檔案信息化管理，才能顯著提升油氣田檔案管理效率。本文首先闡述了信息化管理在油氣田檔案管理工作中的作用，并針對油氣田檔案信息管理提出了一些可行性建議。

關鍵詞：油氣田檔案；信息化；檔案管理

在企業管理中，檔案的作用十分重要。在長期的經營過程中，油氣田企業在項目建設、勘探開發、生產經營等方面積累了海量的的檔案資料，這些資料的價值巨大，是油氣田企業的重要組成部分。而隨著信息化技術的飛速發展，油氣田企業的檔案管理也應緊緊跟隨時代潮流，努力提高檔案的信息化管理水平，減少檔案管理工作的流程，提高檔案管理工作效率，從而獲得最大化的經濟效益與社會效益。作為油氣田企業的檔案管理人員，應該積極主動的學習現代信息技術，用好信息技術手段對企業檔案實行科學高效地管理，更好地為企業的生產、經營、管理提供資料服務。

1 信息化管理在油氣田檔案管理工作中的作用

1、提高檢索效率

傳統的油氣田檔案管理工作以人工管理為主，如檔案資料的借閱都需要人工在管理目錄中查詢相關檔案，再去檔案室查找資料，這樣的檔案檢索方式效率低下，費時費力，而且每一份檔案資料同一時間只能一個人借閱，在借閱的過程中還容易發生遺失、損壞等情況，無法有效發揮油氣田檔案資料的使用價值。而基于信息化的油氣田檔案管理模式中包括分類檢索、組合查詢等多種形式的資料查詢方法，借助計算機，人們可以便捷地檢索查詢自己需要借閱的檔案資料。

2、降低管理成本，提高工作效率

以往的油氣田檔案管理工作以來人工操作，不僅工作量大，工作效率低，而且還容易出錯。而通過實行檔案管理信息化，可以對檔案進行實時、自動、在線管理。油氣田企業檔案資料只需錄入一次即可實現重復利用，且能通過網絡實現共享。借助計算機錄入檔案資料后，可以方便地對檔案資料進行編目、打印、匯總等管理工作。基于信息化的檔案管理模式中，檔案管理人員不僅僅是管理保管檔案，還需要對檔案資料進行整理、研究，不斷挖掘檔案資料的價值。

3、為各部門提供高效服務

基于信息化的油氣田檔案管理模式下，需要查閱檔案資料的企業各個部門的員工不需要親自跑到檔案室去查閱，只需借助計算機進入企業內部網絡就可以隨時隨地，便捷地查閱資料，從而提高工作效率。另外，油氣田企業檔案管理信息化還有助于企業市場競爭力的提升。基于信息化的油氣田檔案管理部分不再是單純的檔案保管部分，而是油氣田企業的信息中心。

2 基于信息化的油氣田檔案管理策略

1、提高檔案管理人員的專業素質

實現油氣田檔案信息化管理的首要關鍵在于提高檔案管理人員的專業素質。油氣田企業應充分重視檔案管理的信息化建設，大力引進專業人才和專業技術，加大對檔案管理信息化建設的資金投入，完善檔案管理信息化基礎設施建設，同時，提高企業檔案管理人員的錄用標準。加強對檔案管理人員的崗前培訓，提高人員的專業素質和信息化管理實踐能力。

2、完善標準規范，加強質量控制

油氣田企業檔案管理人員在實際的檔案管理工作中，首先應該按照政府制定的標準規范結合實際工作，不斷完善檔案管理工作的標準，建立更加完備的檔案分類規則、編制規則、規范檔案的信息化管理標準，制定合理的電子檔案管理規定，確保檔案資料檢索的準確率與查全率。其次要重視檔案資料的質量管理，如，電子檔案數據的質量與資料檢索的準確率和查全率有直接關系。因此，檔案管理人員要認真做好檔案的掃描整理，確保掃描錄入的電子檔案中的文字、圖片清晰，目錄完整無誤，建立合理的索引等。這些工作是保障電子檔案數據質量的關鍵環節。此外，油氣田企業應該安排專人負責檔案的信息化采集錄入，將經過嚴格審核與校對的紙質檔案資料通過編目錄入、掃描、編輯、文檔上傳與入庫等環節的處理，實現檔案資料的數字化，信息化管理。

3、加強數據安全管理

首先，應該重視相關信息設備的安全性，確保數據安全。在進行檔案資料信息化管理的過程中，紙質檔案資料經過掃描錄入上傳到數據庫中變成電子檔案，而檔案資料的上傳與使用都需要通過相關的設備在網絡中進行。因此，油氣田企業的檔案管理人員必須重視相關網絡設備的安全性，選用安全、可靠的網絡設備，及時安裝和更新殺毒軟件，合理配置網絡防火墻、采用安全性較強的用戶身份認證等技術，采用雙機熱備份和磁盤冗余策略確保檔案查詢系統正常運行。其次，要注意數據庫的安全性，采用適合檔案電子文件存放規則的數據庫管理系統，制定數據備份計劃并嚴格執行，最大限度地確保數據的安全。最后，合理劃分權限，設置安全級別。檔案管理人員應該結合企業實際情況，將油氣田檔案資料數據庫的用戶分成一般用戶、業務用戶、系統用戶三個等級，一般用戶可以通過企業內部局域網、專用網絡查閱檔案資料；業務用戶可以管理檔案業務，讀寫數據；系統用戶可對檔案資料數據庫進行管理、維護，可以對數據庫中的數據進行增、刪、改以及備份操作，而且可以對數據庫結構、使用權限、數據訪問規則進行管理。

3 結束語

綜上所述，基于信息化的油氣田企業檔案管理對企業自身發展具有重要意義。通過信息化管理，可以提高檔案管理工作的效率，有效發揮油氣田企業檔案的使用價值。因此，我們一定要充分重視檔案的信息化管理，加大檔案信息化管理工作的改革力度，努力提升檔案管理工作的信息化程度，提高油氣田檔案管理效率，從而更好地為油氣田企業服務。

參考文獻

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