大數據背景下人事檔案管理模式探討

曹軍

摘 要：伴隨著大數據時代的到來，各個行業都面臨著巨大的機遇和挑戰，人事檔案管理工作也是如此，本文從大數據背景下人事檔案管理工作特征出發，對當前機關單位人事檔案管理現狀提出幾點建議，以供參考。

關鍵詞：大數據；人事檔案；管理；現狀；措施

1引言

大數據意味著數據的集合，其在數據獲取、存儲、管理以及分析等方面的規模遠遠超出了傳統數據庫軟件工具的范圍。人事檔案的管理工作作為人力資源管理工作的重要一環其重要性日益凸顯，在大數據背景下，檔案管理工作無論是在理念上還是在形式上都發生了深刻的變化，在新形勢下如何應對挑戰抓住機遇成為當前機關單位人事檔案管理工作亟待解決的重要課題。

2大數據背景下人事檔案管理特征

2.1人事檔案管理具有現實性特點

人事檔案涵蓋了大量的人事資料，其中包含職工干部的個人履歷、黨團經歷、年度考核、獎懲經歷等等，能夠為單位崗位選聘以及人才選舉提供詳細的參考資料，因此，對于機關單位來說，全面掌握職工檔案資料具有十分重要的作用，所以說，現實性是人事檔案管理工作的主要特點之一。

2.2人事檔案管理具有真實性特點

人事檔案中的各項資料都是根據干部職工真實狀況進行記錄的，所有信息都需要經過核實并且確保其準確無誤，同時人事檔案也要根據個人經歷而不斷進行內容調整，全面的記錄職工的表現情況，真實的反應出職工各個階段的工作情況與特點，為管理人員制定決策強化統籌管理提供了重要的參考依據。

2.3人事檔案具有動態性的特點

人事檔案的動態性體現在人事檔案需要對檔案內容不斷更新，只有這樣才能保障檔案的真實可靠性。人事檔案管理工作主要是通過文字資料、圖片資料、音頻資料以及以電子資料等形式對職工資料進行妥善保管，再出現新的信息資料時，要定期進行收錄與更新，提升職工記錄工作經歷的準確性。

3當前人事檔案管理工作現狀分析

隨著“互聯網+”理念的不斷普及，許多單位人事檔案管理工作都引進了新的管理形式，然而在大數據的沖擊下，機關單位人事檔案管理工作遠遠沒有實現信息資源真正的價值，在發展中依舊存在著諸多的短板：

檔案管理意識薄弱，部分領導對檔案管理工作不夠了解，對于檔案信息管理平臺的建設缺乏重視，導致人事檔案管理出現資料丟失、遺漏以及存放雜亂無章的現象；另外對于檔案管理工作人員的選擇與管理上缺乏重視，單位檔案管理人員門檻低，專業素質較低，在一定程度上影響了檔案資料的交接，破壞了檔案的完整與安全；

人事檔案內容不夠完整，管理制度制度還沒有進入制度化和規范化，一些檔案內容被隨意修改、涂抹，導致信息不全甚至無效，嚴重影響了人事檔案的使用質量；

人員流動與檔案調動不協調，常常出現人檔分離的情況，為人力資源的開發與管理工作帶來了一定的障礙；

檔案的安全難以得到保障，缺少充足的基礎設施，當前大部分管理人員都是采用傳統的紙質材料進行管理，計算機硬件軟件配置較低，計算機使用過程中常常出現存儲受限、系統崩潰，防火墻等軟件的安全性較弱，易感染病毒，加大了人事檔案信息資料的泄露風險；

（5）檔案管理服務性不強，在新的市場環境下，人事檔案作為強化單位內部控制的重要環節為其他部門的正常運轉提供了重要的信息依據，例如人力資源的人才選拔、單位黨員干部的選拔、調動、離退等問題，只有通過檔案資料的高效管理才能為人民選拔出優秀的干部，真正實現人事檔案管理工作的價值。

4大數據背景下人事檔案管理模式創新

4.1轉變傳統的人事檔案管理理念

大數據時代不僅實現了信息收集與管理手段的轉變，同時也推動了人們管理理念的更新，讓信息作為一種價值資源被人們所重視。機關單位的人事檔案管理同樣需要引進現代化的管理理念，提升對人事檔案管理工作的認識水平，主動配合單位的人事信息管理工作，推動信息化管理體系的建立與落實，從而確保人事檔案信息資源收集與利用的實效性；另外創新人事檔案管理模式需要不斷轉變人事檔案管理手段，重視信息技術的應用，針對保密性檔案資料可以設置檔案管理系統的使用權限強化審核，同時采用雙套備份制度將檔案通過電子和紙質的形式加以鑒定、整理、保存和歸檔、并使兩種版本同屬存儲可利用狀態，從而嚴格控制檔案的拷貝與使用，明確歸檔范圍、做好載體之間的轉換、構建完善的網絡基礎環境、防止資料丟失。另外針對檔案管理中存在的問題，管理人員應當定期進行收集整理與分析，找出最佳解決方案，為網絡檔案信息平臺的長遠發展提供強有力的保障。

4.2制定科學完善的人事檔案管理體系

首先，單位在完善人事檔案管理的過程中要結合實際，實事求是，根據單位的人力資源結構與管理需要制定科學合理的管理制度與管理規范，讓管理人員在實際工作中按照具體標準進行管理，使工作人員做到有法可依有章可循；其次，建立完善的績效考核制度，將大數據資料的收集與管理工作與薪酬績效相掛鉤，有效的監管管理人員的行為，做到賞罰分明，激發工作人員的工作熱情；最后，完善人事檔案的調動、交接程序，在人員出現流動時，做好工作的交接與檔案的回收與保存，避免人事檔案信息的丟失與泄露。

4.3推動信息化人事檔案管理進程

大數據背景下的人事檔案管理工作是在信息技術的支持下完成收集與分析的，因此，檔案管理工作要重視基礎設施的建設，首先建立網絡管理平臺，將檔案信息通過網絡管理平臺儲存進計算機中，利用電子檔案室等渠道提升資料的管理利用效率；其次加大對基礎設施的投入力度，對硬件設備定期進行檢修，保證順暢運行，在軟件的建設上，單位應當選擇合適的軟件，建好防火墻，做好信息加密工作，可以對機密檔案信息建立秘鑰，由管理隊伍掌握秘鑰，在檔案調取上，要對人員的身份進行核實，最大程度的提高信息的安全性與完整性；最后，對于紙質檔案的管理要做好檔案室的防潮工作，由專業管理人員負責整理紙質檔案，調整檔案位置，便于檔案的使用與保存。

4.4加強對人事檔案管理人才的培養

人事檔案管理工作的成功與否很大程度上取決于管理者的綜合素質與專業技能，提升檔案管理人員的綜合素質首先要加強業務培訓與技能培訓，將人工培訓與網絡學習結合起來，通過定期專業學習強化理論知識，提升計算機技術管理檔案的能力，讓其了解具體的工作流程，保障人事檔案管理工作的規范化科學化。其次，要提升管理人員的法律法規與思想政治水平，全面貫徹黨的先進管理理念，落實《檔案法》《保密法》等相關法律法規，確保檔案管理人員的思想先進性。最后，對檔案管理人員實行目標管理，明確分工，責任落實到個人，通過獎懲機制提高工作人員的工作效率與管理水平，努力建設一支高水平，高素質的檔案管理的人才隊伍。

5結語

綜上所述，人事檔案管理工作不僅關系著人才的選拔與考察工作，同時也是外界了解管理人員的一種有效途徑，因此，在大數據背景下加快人事檔案管理模式的創新勢在必行。

參考文獻

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