淺談職業學院檔案管理信息化建設

董彬

【摘要】在現代職業院校發展過程中，學校管理工作屬于重點任務，而在各種管理工作中檔案管理屬于重要組成部分，占據十分重要的地位。在職業院校檔案管理工作中，為提升檔案管理水平及質量，應當加強檔案管理信息化建設，提升其信息化水平，促進檔案管理工作更好發展，進而促使職業院校教育能夠得以更好發展。

【關鍵詞】職業院校 檔案管理 信息化建設

【中圖分類號】G270.7 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）11-0035-02

在職業院校各項管理工作中，一直以來檔案管理都是十分重要的組成部分，對職業院校發展及各個方面決策均能夠提供較好支持，因而合理開展檔案管理工作也就十分必要。在現代職業院校檔案管理工作中，檔案管理信息化建設已經成為重要需求，因而積極實現檔案管理信息化建設也就具有重要作用及意義，有利于檔案管理進一步發展，本文就職業學院檔案管理信息化建設進行簡單分析。

1.職業院校檔案管理信息化建設的重要性

在職業院校發展過程中，檔案信息資源具有不可或缺的作用，強化檔案管理的主要目的將可利用相關性信息資源提供給社會公開開放，從而為學校師生及社會各界提供相關檔案資源，使其能夠更好服務于教學教研及行政管理。在職業院校檔案管理工作中，加強檔案管理信息化建設，主要就是為能夠對檔案價值進行充分利用，使相關檔案信息資源能夠實現共享，使檔案信息利用服務水平能夠得以有效提升，從而使檔案社會效益能夠得以充分發揮。另外，在現代社會信息化技術不斷發展的大形勢下，社會上各個方面及領域均受到很大程度沖擊，檔案管理信息化已經成為一種必然發展趨勢，同時在職業院校檔案管理工作中也是必要需求及要求，對更好開展檔案管理工作具有十分重要的作用及意義，進而可為職業院校更好發展提供基礎及保障[1]。

2職業院校檔案管理信息化建設有效途徑

2.1構建檔案管理信息化平臺

在當前職業院校檔案管理工作中，為能夠使檔案管理信息化建設得以較好實現，十分必要的一個方面就是應當積極構建信息化平臺。首先，職業院校應當積極購置相關數據庫服務器、檔案信息管理軟件及檔案信息錄入設備，從而使檔案信息化管理中的硬件基礎得以完善，在這一過程中主要就是應當較好把握數據庫建設。在實際工作中，職業院校可以依據自身發展實際，對數據庫及有關技術加強研發及應用，以便使其得以更好應用。其次，職業院校應當進一步加強網絡建設，特別是對于校園網及檔案數據庫服務之間連接及管理系統加強建設，從而使校園網功能及校園網和數據庫間共享功能能夠得以較好發揮，使檔案信息服務功能能夠得以充分發揮。此外，職業院校應當使傳統檔案管理加快轉變為現代化檔案管理，從而使檔案管理可較好實現網絡化及數字化，使檔案管理規范化水平能夠得以有效提升。

2.2進一步規范檔案信息化管理

在檔案管理方面，為能夠更好實現信息化建設，職業院校還應當制定統一上網目錄標準。由于檔案信息具有形式復雜且內容豐富等特點，在實際管理工作中需保證其管理規范性，構建便捷網絡信息查詢系統。另外，還應當進一步建立并健全檔案管理制度，以保證檔案管理制度及檔案信息化管理實現較好適應，結合學校內實際情況，構建包含計算機管理的相關規范化檔案管理系統。此外，為能夠保證檔案管理規范化，職業院校還應當積極構建信息系統安全管理制度、庫房管理制度及電子文檔管理制度，還有電子文檔查閱審批制度等，尤其對于電子文檔歸檔制度應當進一步完善，并且嚴格執行，從而使檔案管理信息化更好實現。

2.3加強檔案管理人才隊伍建設

在職業院校檔案管理工作中，檔案管理工作人員屬于主要執行者，加強人才隊伍建設對檔案管理信息化建設實現具有重要意義。在檔案管理工作中，職業院校應當在信息化技術方面對相關工作人員加強培訓，使其能夠充分了解并掌握信息化技術，從而在檔案管理中對信息化技術進行更好應用，更好實現檔案信息化管理。另外，應當積極引進信息化專業技術人才，從而使檔案管理隊伍信息化水平增強，以便更好開展檔案信息化管理[1-2]。

3.結語

在當前職業院校檔案管理工作中，檔案管理信息化建設已經成為必要任務及要求，也是檔案管理必然發展趨勢。因此，在實際檔案管理工作中，檔案管理工作人員應當充分認識并重視檔案管理信息化建設必要性及重要性，并且要積極通過有效途徑及措施實現檔案管理信息化建設，強化檔案管理效果。

參考文獻：

[1]寧海琴.數字化建設是高職院校檔案管理的必然趨勢[J]. 現代企業教育，2012，（23）：119.

[2]毛凌.淺談檔案管理的信息化建設路徑[J]. 經營管理者，2017，（29）：297.