試論行政事業單位如何做好會計檔案工作

張宏蘭

在龐大的檔案家族中，會計檔案具有十分重要的地位。通過會計檔案，可以了解每項經濟業務的來龍去脈，可以檢查一個單位是否遵守財經紀律，有無弄虛作假、違法亂紀等行為。而行政事業單位會計檔案又是會計檔案中一個重要的組成部分，它包含了行政事業單位在財務管理和會計活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告等各種形式的會計資料，是記錄和反映行政事業單位經濟業務的重要史料和證據。但是，目前很多行政事業單位并未對會計檔案引起足夠重視，在日常工作中還存在諸多問題。

首先，行政事業單位由于管理機制和人員編制問題，往往沒有專門的會計檔案管理人員，大部分單位由辦公室人員或者會計代為管理。由于人員兼職過多、職責劃分不明確等原因，造成會計檔案長期無人整理，有的單位將一些不屬于歸檔范圍的原始憑證或文件隨意納入會計憑證的附件，造成會計檔案過重過厚。按《會計檔案整理辦法》規定，會計憑證裝訂成卷，每卷厚度不超過2.5厘米。許多行政事業單位的會計檔案厚度遠遠超過2.5厘米，有的甚至達到5厘米，嚴重影響了會計檔案的查閱和復印工作。在本人隨機調查的10家單位中，檔案整理完全符合要求的僅有一家，合格率為10%，如此低的百分比令人對會計檔案的前景十分擔憂。

其次，受辦公場所限制，行政事業單位的會計檔案往往沒有專業的存儲設備，更沒有專門的存放地點。大部分單位僅用普通的文件柜存放會計檔案，既沒有配備專門的會計檔案柜，也沒有裝入專門的會計檔案盒，更沒有放置專用的防蟲藥品進行保護。有的單位甚至將歷年的會計檔案隨意堆放在灰塵遍地的雜物間中，既沒有專人負責保管，也沒有按照《會計檔案管理辦法》的要求，及時清理造冊銷毀。這種保管狀況不僅對會計檔案的查閱利用造成很大的困難，而且對年度財務報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等等這些重要的會計檔案資料的永久保存也十分不利。

再次，財務軟件是制約會計檔案發展的瓶頸。財務軟件在設計工程中往往重賬務處理，輕會計檔案。據不完全統計，目前行政事業單位使用的會計軟件尚無實用性好、功能強大的檢索工具進行查閱工作，也沒有配套的掃描軟件對重要的原始憑證進行電子存檔。在日常工作中，往往需要以某報銷內容、報銷金額等關鍵詞進行查閱，但是利用目前的會計軟件，幾乎無法進行此類查閱檢索，只能由財務人員根據記憶人工翻閱憑證，而需要查看原始資料時，又必須查找、復印大量會計憑證。這樣不僅極大的浪費了紙張，降低了工作效率，而且增加了會計人員的工作量和工作難度。

做好會計檔案工作是規范行政事業單位的財務行為，加強財務管理和監督，提高資金使用效率的重要條件。因此，做好會計檔案工作勢在必行。本人認為，應當采取以下幾條應對措施解決以上普遍存在的問題。

第一，建立建全會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，是保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱的有力保障。會計年度終了后，會計檔案管理人員應及時對會計資料按照“三統一”的原則，即：分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，進行整理立卷，并按照要求保管存放。會計檔案原則上僅為本單位提供利用不得外借，有特殊需要須經上級主管單位或單位領導、會計主管人員批準。借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，借閱檔案時，不得在案卷中亂畫、標記，拆散原卷冊，更不得涂改抽換、攜帶外出。借閱的會計檔案按期如數收回后，要及時辦理注銷借閱手續。對于保管期滿，符合銷毀要求的的會計檔案，應登記造冊并上報銷毀計劃，經主管領導審核同意后，由檔案機構和會計機構共同派員監銷。銷毀過程中應嚴格履行核對監督程序，避免造成不必要的錯銷、多銷等情況的發生。

第二，加強會計檔案人員的隊伍素質是做好會計工作的基礎條件。為了統一會計檔案管理制度，1998年國家財政部頒發了《會計檔案管理辦法》，2008年國家檔案局也出臺了《會計檔案案卷格式》，這些法律法規對會計檔案卷宗及其相關的項目設置、規格、質量作出了明確要求。但是據筆者調查統計，目前行政事業單位的財務人員對這些規章制度的知曉率不足70%。由此可見，對財務人員以及分管財務的領導進行相關法律法規及會計檔案業務知識、技能的培訓尤為重要。有條件的單位還應當配備專門的會計檔案管理人員，并且配置專門的會計檔案室和專業的檔案保護、消毒設備，從而保證會計檔案的長期可利用性。

第三，完善現行財務軟件的查詢檢索功能，電子檔案存檔、備份功能，或者開發新的與財政支付系統相配套的財務軟件，是做好會計檔案工作的必備條件。同時，對于因升級換版、新購而停止使用的會計核算軟件系統，不應隨意刪除，而應當作為會計檔案的一部分長期保存，這樣在查閱老軟件數據的時候，才不至于發生因為系統不兼容而無法查閱歷年電子數據的現象。另外，每年的會計檔案電子數據還應當定期做好數據備份工作，有條件的單位還要做好異地備份。

綜上所述，各單位都應當高度重視會計檔案工作，確保會計檔案為保護國家財產、監督執行國家財務制度、查處經濟案件提供有力證據，為國家經濟建設發展和單位生存與發展提供準確的數據。endprint