檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用

梁天珍

[摘要] 隨著我國醫院醫療事業的發展，醫院檔案管理工作也正面臨著新的挑戰。為促進醫院檔案管理工作的順利開展，檔案管理模式改革也正漸漸應用于醫院檔案管理工作中。該文就檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用進行分析。

[關鍵詞] 模式改革；醫院檔案管理；應用

[中圖分類號] R197 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）09（c）-0077-02

[Abstract] With the development of the medical enterprise in the hospital in China， the hospital file work is also facing the new challenge， in order to promote the successful development of the hospital file management work， the file management model reform is also applying in the hospital file management work.The paper analyzes the application of file management model in the hospital file management.

[Key words] Model reform； Hospital file management； Application

隨著醫院管理與醫療服務現代化水平的提高，醫院檔案室收集的資料日漸豐富，為滿足檔案管理需要，信息化程度持續性提高，拓展醫院檔案管理已經成為一種必要措施。為促進醫院檔案管理工作的順利開展，檔案管理模式改革也正漸漸應用于醫院檔案管理工作中。經濟與科技的共同發展，推動時代進步，該文就檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用進行分析。

1 檔案管理模式改革的概述

為提高檔案管理工作效率，我國檔案事業管理體制共進行多次改革。為滿足醫院發展需要，適應社會與經濟的轉型階段，我國各區域開展各具特色的檔案管理改革試點。檔案管理改革試點的運行，為醫院管理的發展提供了有效的借鑒[1]。分析檔案管理模式改革，其核心內容為整合資源、創新體制、強化服務。所謂整合資源則是將分散保管的專業檔案變為集中保管，以此發揮檔案綜合效能；通過強化檔案行政部門的職權，改變傳統的各自為政方式，徹底實現創新體制；強化服務則是開展檔案利用的一站式服務，以此提高檔案利用率。

2 醫院檔案管理存在的問題

系統分析當前醫院檔案管理現狀，不難發現其中存在的問題。而這些問題的存在，對醫院檔案管理工作的順利展開產生一定影響。

2.1 管理意識薄弱

最近幾年，醫療事業的快速發展，醫療設備的不斷完善，醫院所管理的檔案資料越來越多。但大部分的院領導、工作人員對檔案管理工作缺少應有的重視度，普遍認為醫療服務工作的開展，檔案所起的的作用并不顯著，由此造成檔案管理意識欠缺。同時檔案管理工作人員并沒有認識到醫院檔案所存在的價值，缺少相應的專業知識，法律意識欠缺[2]。觀察醫院檔案管理工作，發現所收集的資料并不是非常齊全，管理水平相對比較低，造成部分重要的檔案被銷毀。而檔案的記錄方式也存在著不科學和不合理的情況，致使檔案壽命大大縮減。實際上，醫院檔案管理意識薄弱，也表明了醫院管理制度不夠健全。

2.2 缺乏健全的管理制度

就檔案管理制度方面，大部分醫院均缺少相對健全的制度，也沒有統一的要求，致使檔案管理始終保持著隨意的狀態。在管理制度嚴重缺乏的情況下，使得醫院檔案管理手段與模式難以跟上時代發展的步調。手工裝訂的檔案資料常出現筆跡不一、字跡潦草、內容不完整等現象。由于醫院并沒有對各類檔案資料進行建檔，降低了檔案管理的水平。

2.3 檔案資料不夠齊全

醫院的檔案資料涉及的科室、部門非常多，而在收集和整理的過程中很容易出現漏洞，由此造成很多的重要資料丟失，阻礙了檔案管理工作的正常展開[3]。大部分醫院就檔案資料，并沒有形成針對性的管理模式，導致實際中出現忘記歸還檔案的現象，使得醫院檔案收集不夠完整，對后期的工作展開產生影響。

2.4 檔案管理工作人員素質偏低

在醫院對檔案管理工作缺乏足夠重視的情況下，也就忽略了對該項工作人才的引進，管理醫院檔案的工作人員普遍是年齡比較大的老年人，而老年人的知識結構相對陳舊，不具備計算機知識，不能操作各類系統。在缺乏復合型檔案管理人才的情況下，降低了檔案管理水平[4]。醫院在大力引進人才的工作中，普遍重視的是臨床工作者，并未將檔案管理人才作為其中的內容。而醫院缺少先進、高素質的管理人才，也就不能滿足醫改的發展需要。

3 檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用策略

經過分析可發現，醫院檔案管理工作存在著較多的問題。而這些問題的存在，在影響檔案管理工作本身的同時，還會對醫院的長足發展構成影響。為提高醫院檔案管理工作效率，可將檔案管理模式改革應用其中。

3.1 形成檔案管理意識

所有工作高效展開，必然來源于行動。檔案管理意識的成立，是醫院檔案管理模式改革的必要因素。協助醫院檔案管理人員樹立檔案管理的意識。從醫院現有發展水平，不斷強化宣傳，將檔案管理的優勢發揮到極致，促使檔案管理各項工作能夠落到實處，并有效提高管理的意識，強化檔案管理資料中信息分類的重要性。醫院科室種類較多，收集的信息資料多，涉及的內容比較廣泛，重復出現的概率相對較高[5]。為避免這種現象的出現，需檔案管理人員分塊處理，分門別類管理差異較大的信息。醫院檔案資料分別來源于各科室收集的信息，準確、完整地收集檔案信息，可確保檔案管理工作的順利展開，并加快檔案管理改革速度。

3.2 健全檔案管理制度

大部分醫院，重視醫療服務業務，對檔案管理工作缺乏應有的認識，致使檔案管理效率降低。因此，醫院領導人員應充分重視檔案管理工作，積極、主動學習先進的管理技術，同時規范管理制度，從根本上提高檔案信息管理質量。可通過培訓的方式強化檔案管理。經過培訓后，就可對管理人員的工作職責進行具體分工，從而能夠保證檔案資料的完整性。還可通過有效的監督管理機制，對檔案的使用情況進行動態化監督，避免檔案資料丟失、遺漏。如在使用中發現檔案資料出現問題，就可詢問具體的科室[6]。還需依據醫院的實際情況，制定符合規范的管理制度，確保檔案管理工作正常展開。

3.3 加強信息化管理

科學技術的快速發展，有效提高了醫院各項工作效能。就醫院檔案管理工作，可將信息技術應用其中，滿足檔案使用需要。①轉變傳統管理理念。目前仍有不少的醫院采用傳統管理理念。隨著信息化程度的加深，信息化管理檔案資料在醫院檔案中的重要性越來越突出[7]。基于此，更新醫院檔案管理理念，檔案管理人員能夠充分認識到檔案資料對醫院發展的重要作用，不斷簡化檔案管理的程序，整合信息化管理，有效減少手工操作，提高信息化管理程度。②完善管理平臺的建設。檔案信息化網絡平臺的建設，可充分整合信息資料，加大投入力度，并配備相應的軟件和硬件，建立健全新的管理平臺，實現檔案資料信息化管理。

3.4 更新檔案管理模式

隨著醫院管理與醫療服務現代化水平的提高，醫院檔案室收集的資料日漸豐富，為滿足檔案管理需要，信息化程度持續性提高，拓展醫院檔案管理已經成為一種必要措施，同時改善管理方法，調整檔案管理模式。如，醫院加強文化建設過程中，可充分利用第一手資料，將完整的資料提供給醫院，以便發揮醫院收集檔案的價值，對醫院可持續性發展提供輔助性作用。當然，全面使用現有的檔案資料，不斷擴大服務范圍，積極參與科研調研，改變管理方式，充分落實各項服務管理，不斷創新，進一步提高檔案的利用率。依據醫院管理現狀，實現檔案管理改革，為各科室提供實際性幫助，全面提高工作效率。

4 結語

作為醫院管理工作重要的內容，檔案管理在其中發揮著極為重要的作用，強化檔案管理，有助于醫院經濟效益的提升，促進醫院更好的服務。

[參考文獻]

[1] 蕭建英.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].企業改革與管理，2016，15（8）：765.

[2] 衛淼.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用研究進展[J].中國衛生產業，2016，13（20）：147-149.

[3] 劉俊潔.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用探討[J].辦公室業務，2016，13（22）：150.

[4] 谷雪媛.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2017，12（11）：86-87.

[5] 劉少德.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用分析[J].辦公室業務，2017，12（6）：154.

[6] 郭曉璇.試析檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2018，14（2）：456.

[7] 黃鴻輝.試論檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].科技創新導報，2017，14（5）：140.

（收稿日期：2018-06-22）