公共衛生監督執法檔案的數字化管理問題探討

張永杰 許長旭 陳超

[摘要] 檔案管理工作是公共衛生監督執法的重要記錄和依據，對公共衛生監督執法工作的開展具有十分重要的參考意義。運用數字化管理手段開展公共衛生監督執法檔案管理，這是新時期公共衛生監督執法工作創新的重要內容，同時也是提高公共衛生監督執法工作質量的重要措施。該文對公共衛生監督執法檔案的數字化管理相關內容進行了分析和探究，以期為新時期的公共衛生監督執法工作開展提供可靠的檔案管理支持。

[關鍵詞] 公共衛生；監督執法；檔案管理；數字化

[中圖分類號] R19 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）09（b）-0154-03

[Abstract] Archives management is an important record and basis for public health supervision and law enforcement. It has important reference significance for the development of public health supervision and law enforcement. The use of digital management tools to carry out public health supervision and law enforcement file management is an important part of the innovation of public health supervision and law enforcement in the new era， and it is also an important measure to improve the quality of public health supervision and law enforcement work. This paper analyzes and explores the digital management related content of public health supervision law enforcement archives， in order to provide reliable file management support for the public health supervision and law enforcement work in the new era.

[Key words] Public health； Supervision and law enforcement； File management； Digital

隨著信息技術的不斷發展，數字化建設已經在各個領域中逐漸滲透和深入，對于公共衛生監督執法工作來說，檔案管理是記錄其工作方式和內容、為公共衛生監督執法工作開展保持和提供珍貴資料參考的重要工作。數字化管理與公共衛生監督執法檔案管理的融合應用能夠有效提高檔案管理的效率，在解決公共衛生監督執法檔案管理問題和促使公共衛生監督執法檔案管理系統化建設方面也能夠發揮重要的作用。

1 開展公共衛生監督執法檔案數字化管理的相關內容概述

公共衛生監督執法檔案數字化管理就是利用信息化技術作為檔案管理的主要技術支撐，以圖像、視頻、文字等多種形式為載體，對公共衛生監督執法過程中的相關資料進行保持、整理、查閱等操作的管理模式。公共衛生監督執法檔案數字化管理貫穿到檔案整理的整個過程中，也就是說在檔案資料收集、整理和保存的各個環節中都會應用到數字化的技術手段。運用數字化管理模式開展公共衛生監督執法檔案整理工作，具有的優勢也是十分突出的，集中表現在以下幾個方面。①數字化管理能夠有效解決公共衛生監督執法檔案管理的空間限制問題。過去以紙質材料為主的檔案管理方式最大的困擾就是需要足夠的存儲空間，而數字化管理模式能夠有效解決這一問題，在節約公共衛生監督執法檔案管理成本方面具有十分突出的優勢。②數字化管理能夠明顯提高公共衛生監督執法檔案管理工作的效率，計算機是公共衛生監督執法檔案數字化管理的重要手段，相比于人力管理方式，計算機的運行速度更快、管理效率更好，同時也有利于公共衛生監督執法檔案管理工作流程的簡化，在一定程度上簡化了檔案管理的流程。另外，數字化管理還豐富了公共衛生監督執法檔案管理的形式，除了紙質版模式下的文字之外，圖像、視頻、音頻等資料也能夠形成檔案內容，從而豐富了公共衛生監督執法檔案管理的內容，真正實現了檔案管理的真實性、客觀性。能夠為公共衛生監督執法實際工作開展提供可靠的資料支持。

2 目前公共衛生監督執法檔案數字化管理的現狀分析

2.1 數字化管理的硬件設施不夠健全

公共衛生監督執法檔案數字化管理工作的開展需要一定的硬件設施作為支持，包括計算機、移動硬盤、光盤等，這些硬件設施需要投入一定的資金進行建設和完善。但是在實際中，缺乏有效的資金支持是數字化管理硬件設施建設過程中面臨的主要問題，同時由于缺乏資金和相關投入，即便是數字化管理系統和數據庫建設起來，在后期的技術升級、軟件維護等方面也缺乏相應的投入，從而限制了公共衛生監督執法檔案數字化管理的發展，公共衛生監督執法檔案數字化管理的優勢不夠突出。

2.2 數字化檔案管理的監督機制不夠健全

缺乏行之有效、落地可行的監督管理機制也是公共衛生監督執法檔案數字化管理面臨的主要問題，這個問題主要表現在兩個方面。①數字化檔案監督管理工作落實不到位。雖然數字化管理模式具有效率高、成本低和效果好的優勢，但是在實際操作過程中，由于數字化手段本身具有的靈活性和豐富性，導致各個部門甚至是各個工作人員使用的方式、采用的標準甚至是管理規定等都是不同的，這既增加了數字化檔案監督管理的難度，也影響了數字化檔案建設的有效性，亟需改進。②公共衛生監督執法檔案數字化監督管理人員的工作積極性有待提升。缺乏對數字化管理的科學認知、職業道德修養不夠以及監督管理意識不強等問題比較突出，這些主觀方面的問題影響了公共衛生監督執法檔案數字化監督管理人員的主動性，從而對公共衛生監督執法檔案數字化監督管理工作產生不良影響。

2.3 公共衛生監督執法檔案數字化管理隊伍建設不夠完善

公共衛生監督執法檔案管理隊伍人員綜合素質不高、數字化管理人才匱乏是當前公共衛生監督執法檔案數字化管理過程中存在的主要問題。老員工的檔案管理經驗豐富，但是缺乏對數字化技術手段的熟練掌握，新員工能夠相對熟練掌握數字化操作管理技術和手段，但是缺乏相應的檔案工作管理能力和經驗，這是目前公共衛生監督執法檔案管理在人員方面亟需解決的一個重要問題。同時，結合新時期經濟社會的發展，對公共衛生監督執法檔案數字化管理人員的職業道德、價值觀念等進行強化和培養也是公共衛生監督執法檔案管理隊伍建設的重要內容。

3 公共衛生監督執法檔案數字化管理優化提升的策略和措施

從公共衛生監督執法檔案數字化管理的內涵和意義出發，結合目前公共衛生監督執法檔案數字化管理存在的問題，建議從以下幾個方面解決問題，提升公共衛生監督執法數字化管理的效果。

3.1 加強公共衛生監督執法檔案管理的設施建設

硬件條件和軟件條件是否完備是公共衛生監督執法檔案數字化管理的重要基礎，加強公共衛生監督執法檔案管理的設施建設是新時期公共衛生監督執法檔案管理數字化管理完善和優化的重要措施之一。首先，要加大相應的資金投入，購進必要的硬件設施，如計算機、移動硬盤、網絡配置等，為數字化工作的穩定開展提供良好的硬件設施環境條件。其次，要做好公共衛生監督執法檔案管理系統的日常維護和軟件升級管理，確保數字化管理手段應用的設施條件達到最優化。

3.2 完善公共衛生監督執法檔案數字化管理機制

針對當前公共衛生監督執法檔案管理監督機制不健全、數字化管理優勢體現不足的問題，建議從以下幾個方面做好公共衛生監督執法檔案數字化管理機制建設工作。①要構建系統的、統一的數字化檔案管理標準。統一的管理標準能夠有效解決各部門檔案管理方式和手段之間存在的差異，比如對存儲文件格式的選擇不同問題，需要統一文本、圖像、視頻等材料形式的格式，按照簡潔有序、統一系統、結構嚴謹的要求開展公共衛生監督執法檔案管理工作。另外，在檔案的歸類方式、存檔方法和查閱管理等方面也要進行統一，為公共衛生監督執法檔案資料的應用提供便利。②要構建完善的、有效的監督管理機制。將公共衛生監督執法檔案數字化管理的效果加入到績效考核當中，激發相關工作人員的工作熱情和積極性，同時制定公共衛生監督執法數字化檔案的定期檢查、監督以及數字化管理軟件的維護和硬件設施的健全工作，提高公共衛生監督執法檔案數字化管理的時效性。

3.3 提高公共衛生監督執法檔案管理的工作水平

檔案管理內容和手段是公共衛生監督執法檔案數字化管理建設和發展的核心，主要內容有以下幾個方面。①在公共衛生監督執法檔案內容的收集方面，一定要做到全面、系統、準確和客觀。根據工作實際，公共衛生監督執法檔案收集的內容主要包括依法行政的相關材料、預防衛生監督的相關材料、年度監督監測的相關材料、行政處罰的相關材料、專題調查的相關材料以及年度工作內容相關材料等，這每一類的材料中又涉及到很多的內容，比如行政處罰材料包括衛生監督執法的記錄、相關的檢查檢驗報告、問題合議流程和記錄、行政處罰的決定書、行政處罰結案單以及相關材料的送達和回執等，在檔案管理實際工作中，這些資料的收集一定要做到全面、系統，這樣才能夠確保公共衛生監督執法檔案數字化管理的有效性。②在公共衛生監督執法檔案數字化管理工作中要注重管理手段創新，從目前來看，實現公共衛生監督執法檔案網絡化管理是創新的主要方向。借助于網絡技術的優勢和特點，能夠增加公共衛生監督執法檔案應用的效率，通過網絡能夠克服地域對數字化檔案查閱的絕先行，通過網絡建立即檔案信息管理、檢索、利用、維護等為一體的數字化管理系統，有利于公共衛生監督執法檔案數字化管理的網絡化和自動化實現，深化公共衛生監督執法檔案數字化管理的意義。

3.4 注重人才的培養和引進

人才是公共衛生監督執法檔案數字化管理的重要人力資源支撐，除了要引進相關的專業技術人才之外，還要加強人員的培訓工作。針對老員工開展相關數字化技術的培訓，針對缺乏經驗的員工開展經驗交流、座談會等培訓，同時注重職業道德、保密規定等思想意識方面的培訓，不斷健全檔案管理人才隊伍建設。

4 結語

公共衛生監督執法檔案數字化管理是當前檔案管理工作發展的主要趨勢，需要做好基礎設施建設，完善管理制度，創新管理方式，優化人員隊伍，從而促進公共衛生監督執法檔案數字化管理的有效發展。

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（收稿日期：2018-06-11）