探究醫院檔案開發利用的強化措施

高向前

[摘要] 醫院檔案在醫院的管理工作中占據著重要的地位，在醫院的發展過程中是不可或缺的重要一環。過去的醫院檔案的管理和利用已經不能滿足當前醫院的建設與發展，強化利用和開發醫院檔案，采取新技術和新方法，有助于提升檔案服務質量和服務水平，提高檔案管理能力，轉變工作作風方式，為醫院的進一步發展和管理提供保障。

[關鍵詞] 醫院檔案；管理；開發利用；強化措施；信息化

[中圖分類號] R1 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）05（b）-0062-02

Study on the strengthening measures of the Development and Utilization of Hospital Archives

GAO Xiang-qian

Weifang Peoples Hospital， Weifang， Shandong Province， 261041 China

[Abstract] Hospital archives play an important role in the management of hospitals and they are indispensable in the development of hospitals. The management and utilization of hospital archives in the past can no longer meet the needs of current hospital construction and development. Strengthening the utilization and development of hospital archives and adopting new techniques and methods will help improve the quality and level of archives service， improve the ability of archives management， change the working style and provide guarantee for the further development and management of hospitals.

[Key words] Hospital archives； Management； Development and utilization； Strengthening measure； Information

醫院檔案內在的包含里一切形式的涵蓋醫院醫療、科研、日常管理、建設發展及行政工作的歷史記錄，是醫院未來工作規劃、改革措施以及重大決策的重要依據，也是醫院發展的必然要求，其意義不僅在于保存和管理，更重要的是對于醫院檔案的開發和利用，使醫院的檔案服務水平不斷提高，進一步拓展醫院服務功能。對醫院檔案的開發與利用，很多醫院還存在不足，基于其中存在的問題以及改善目前狀況的強化措施，現分析如下。

1 醫院檔案管理及開發利用工作的重要性

醫院檔案管理以及開發利用是醫院工作水平的一個重要標志，醫院工作的正常開展一定程度上依賴于檔案管理工作的有序進行。醫院檔案凝結了醫療工作者及行政管理人員等多方心血，很大程度上反映出醫院以往工作的思路以及模式，是醫院各項工作中十分重要的組成部分。目前醫院檔案的管理工作存在諸多不足，開發利用水平無法滿足醫院建設和發展的需求，這迫切需要進一步針對其中的問題制定精準措施，強化醫院檔案的管理以及開發利用工作，有利于高層次醫院的整體建設，對領導決策，醫院建設以及醫護水平的提升都具有重大意義[1]。

2 醫院檔案管理所存在的不足

2.1 醫院日常工作中忽視檔案管理工作的重要性

對于檔案所起到的重要作用認識不夠，不能投入足夠的財力物力為檔案管理工作服務，片面追求醫療技術和設備的發展以及經濟效益，忽視了檔案管理工作的重大意義，領導無暇顧及檔案科室的建設，不產生直接經濟效益的檔案室被邊緣化已成必然[2]。部分醫院由于缺乏獨立的管理部門，很多時候都是很多科室共同管理的[3]，檔案管理水平滯后，無法滿足下一步的開發與利用。

2.2 檔案管理人員水平參差不齊

目前，許多管理人員的素質水平較差檔案管理質量和水平也會達不到合格的標準[4]。而且很多人員搭配的不合理造成了日常工作的不協調、不同步。專業人員的空缺造成了檔案管理工作水平的低下，無法支撐長久的工作進展。

2.3 檔案管理工作局限

檔案管理僅僅停留在保存和收集層面，且質量較差，僅僅停留于分類有序和保存完整水平，無法充分開發和利用現有檔案，缺乏研究檔案內涵的積極性，使得檔案的真正價值長期被埋沒，不能對醫院的建設發展起到推動的作用，失去了檔案管理的意義所在。

3 醫院檔案開發利用分析

醫院檔案的開發與利用，是要在醫院檔案保存保管的基礎上，深度的挖掘其內在價值，從中提取出重要信息，對醫院檔案進行開發和利用，使其潛在意義轉換為現實意義。為醫院的日常運轉和發展建設服務，為醫院帶來綜合效益。通過對醫院檔案的編研和分析，從行政、管理、醫療、科研等各個角度歸納信息，進一步促進醫院檔案的開發，使各個科室和部門從檔案的開發利用中獲益，形成良性互動，使開發和利用二者相互促進，并且對檔案的管理提出更高的要求，發現更多管理中所存在的問題，彌補其中的缺陷。

4 醫院檔案開發利用的基本途徑

4.1 醫院檔案借閱和研討

設置專門的閱覽室，滿足不同部門和科室人員對于原始信息閱讀學習的需求，并定期組織相關水平較高的專業人員對其中典型檔案進行講解和學習，提升整體工作人員對于檔案開發利用的認識，集思廣益，進一步加深開發利用的深度，拓展開發利用范圍，各個科室之間互相借鑒學習經驗。

4.2 整理并匯編醫院檔案

將分類相同及相關的醫院檔案，匯編成冊，可以為相關人員提供直觀的信息對比，對于同一問題從各個案例中總結異同，從整體上把握問題的各個角度，從深度和廣度上加深認識。并且將水平較高的認識和經驗附載在檔案之后，為其他閱讀者提供思路，豐富檔案的內涵和外延。

4.3 針對部分醫院檔案開展進一步研究工作

對于醫療活動的檔案，組織相關科室，利用匯編的一系列檔案，進行學習，對于存在的問題，提出針對性的意見，組建相關專門的團隊，設計可行的方案，進行實驗室或者臨床研究工作，最大限度地拓展檔案的開發利用工作，使檔案真真正正地促進臨床醫療的水平。針對行政管理工作，對歷史工作檔案進行研討，提出建設性意見，提升管理水平，進一步為科學地規劃醫院的建設提供思路。

5 醫院檔案開發利用存在的不足

5.1 醫院檔案開發利用具有局限性

部分醫院檔案僅僅停留于保存和管理層面，或開發利用不全面，某些醫院滯留于墨守成規的“室內資料室內編”方式[5]，很多檔案的開發聯系不夠，僅停留于相關科室內部，或者院內利用，不能形成多科室協作，共同研討，相關醫院之間的互通交流，相互學習的局面，檔案利用范圍狹小，不能充分發揮其應有價值，沒有為醫院的整體發展貢獻力量。且檔案的收集管理與開發利用在除紙質檔案之外的其他大量視頻、音頻、圖片等多種格式的檔案未能得到重視和開發利用，而這些由各種實物聲像文字所組成的歷史記錄是醫院執行計劃與決策的最主要依據[6]。

5.2 醫院檔案開發利用相關人員工作能力不足

由于缺乏對醫院檔案開發利用的重視，檔案管理部門魚龍混雜，科室團隊責任不明，不能協同工作，部分工作人員未受到專門訓練，對于檔案的開發和利用起不到有力的幫助。培訓學習時間不足，對培訓學習態度不認真，缺乏積極性，工作人員本身就未能認識檔案的重要性，使得檔案的開發和利用工作滯后。工作人員的工作觀念消極，不能主動進行檔案的開發利用。

5.3 醫院檔案利用意識有待提高

檔案的開發人員對于檔案開發工作開展之后，很多成果和經驗，在展開討論和學習后，未被相關學習人員重視，利用意識較差，沒有主動借鑒和學習的積極性，沒有及時消化和吸收，僅僅停留于淺顯學習層面，不能與醫院檔案的開發形成良性互動，使得有價值的成果不能完全發揮其重要作用，對于醫院整體的建設和發展失去了應有價值。

6 醫院檔案開發利用的強化措施

6.1 加強醫院檔案相關科室建設，引入信息化檔案建設機制

為了進一步提高檔案信息的利用開發效率，應強化全院的檔案意識，尤其是醫院的管理層[7]，醫院主管部門應當充分重視檔案相關部門的建設，從醫院可持續發展的高度，將醫院檔案信息化建設工作列入地區醫療衛生事業發展與各級醫院管理的議事日程成立專門的領導機構，明確責任分工指導、監督、培訓各科室各部門積極啟動檔案信息化建設，并不斷向前推進[8]。選拔和招聘具有較高水平的檔案管理人員為基礎，配備相應的專業信息化技術人員，結合醫院各科室相關工作人員建設檔案開發團隊，充分提升檔案開發利用水平。并且在時代不斷進步的當今時代，要實現檔案的信息化管理及開發利用，其必要的基礎就是相關的硬件設備，所以加大資金的投入力度十分關鍵，更要不斷更新硬件設施和資源[9]。還要對現有工作人員定期進行培訓和學習，鼓勵檔案管理人員積極參與，在實踐訓練中增強他們的專業技術能力[10]。使相關工作人員的業務能力得到不斷的提升，與配套設施和團隊相適應。

6.2 與其他醫院建立開發利用團隊長期對話機制

將本院醫院檔案開發利用團隊與其他醫院檔案管理開發團隊進行交流和協作，針對檔案開發利用方面的問題進行探討，交流借鑒開發經驗，使檔案開發程度不斷提高，相互促進檔案開發與利用。

6.3 深化各科室檔案協同作用

聯合院內各個科室人員，將檔案開發從多角度全方位進行，互通有無，將各個不同門類的檔案中值得開發和利用的方面得到充分的認識，互相提出建設性意見，促進共同進步。

6.4 加強檔案開發利用的宣講與學習

對從醫院領導人員到基層工作人員進行宣講，使檔案的開發和利用意識進一步強化，擺脫以往消極懈怠的工作面貌，主動對檔案進行開發和利用，并且使其具有一定的檔案開發成果的學習能力，使得檔案的開發利用落到實處。

綜上所述，檔案的開發利用工作對于醫院整體建設和長久發展具有高度戰略意義，必須得到全院各級人員的高度重視，加強資金投入力度，引進先進的檔案開發利用模式，購置專業的開發利用設備，利用當今先進的信息化技術，強化檔案開發利用意識，讓檔案開發的成果惠及醫院的每一位工作人員，大大提高醫院工作水平，將醫院檔案的開發和利用進一步強化，切實為醫院的工作提供借鑒和依據，為醫院的現代化建設貢獻巨大的力量。

[參考文獻]

[1] 李永勝.淺談醫院綜合檔案開發及利用的思考[J].才智，2016（10）：273.

[2] 楊蓓.基層醫院檔案開發與利用初探[J].辦公室業務，2015（12）：58-59.

[3] 劉莉莉.新醫改下醫院檔案管理的改進方法[J].科技經濟導刊，2016（22）：76-160.

[4] 甄玲.淺析強化醫院檔案管理工作的有效對策[J].中國管理信息化，2017，20（2）：171-172.

[5] 王霞玲.醫院檔案的收集、開發和利用的研究[J].辦公室業務，2015（8）：54.

[6] 梁鈺君.醫院檔案管理工作中存在的問題與對策研究[J].城建檔案，2016（3）：64-65.

[7] 顏銳.醫院檔案利用開發之我見[J].辦公室業務，2017（10）：97.

[8] 張鳳蓮.淺議醫院檔案管理的信息化建設[J].中國當代醫藥，2017，24（6）：139-141.

[9] 肖國梅.醫院檔案管理的信息化[J].醫療設備，2016，29（10）：64.

[10] 李美靜.醫院檔案管理水平提升措施探討[J].辦公室業務，2017（12）：163.

（收稿日期：2018-02-09）